faturamento

Aprenda sobre gerenciamento de faturamento. Descubra estratégias para otimizar o fluxo de caixa e a saúde financeira de sua empresa.

Finanças

O faturamento é um dos principais indicadores financeiros de uma empresa. Ele representa o valor total das vendas de produtos ou serviços realizados em um determinado período, sem considerar os custos.

Em outras palavras, o faturamento é o dinheiro que entra no caixa da empresa a partir de sua atividade principal. Ele é calculado multiplicando-se a quantidade de produtos ou serviços vendidos pelo preço unitário.

Por exemplo, se uma empresa vende 100 unidades de um produto a R$10,00 cada, o seu faturamento será de R$1.000,00.

O que é faturamento?

Em termos simples, o faturamento é a soma total de todas as receitas obtidas por uma empresa em um determinado período de tempo. Essas receitas são geradas a partir da venda de produtos ou serviços, e o faturamento representa o montante bruto que a empresa recebe antes de deduzir os custos e despesas operacionais.

Faturamento vs. Lucro

É importante distinguir entre faturamento e lucro, já que esses dois conceitos estão relacionados, mas são diferentes. Enquanto o faturamento representa o total das receitas, o lucro é o valor que resta após subtrair todos os custos e despesas, incluindo impostos, salários e outros gastos operacionais. Em resumo, o faturamento é a entrada de dinheiro, enquanto o lucro é o que sobra depois de pagar todas as contas.

Diferença entre renda e faturamento

Outro ponto importante a ser esclarecido é a diferença entre renda e faturamento. Renda refere-se ao dinheiro que uma pessoa física ganha, como salário, aluguel, dividendos de investimentos, entre outros. Faturamento, por outro lado, é uma métrica utilizada no contexto empresarial para calcular a receita total de uma empresa.

Importância do faturamento

O faturamento é importante para a empresa porque:

  • É um indicador da saúde financeira do negócio. Quanto maior o faturamento, maiores são as chances de a empresa ter lucro.
  • Serve para definir o porte da empresa. No Brasil, o faturamento é um dos critérios utilizados para enquadrar as empresas nos regimes tributários Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real.
  • É usado para calcular indicadores financeiros como o retorno sobre o investimento (ROI) e o ponto de equilíbrio.

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3 dicas essenciais para aumentar o faturamento da sua Oficina Mecânica

Como fazer o faturamento?

Fazer o faturamento de uma empresa envolve registrar todas as vendas ou receitas geradas e manter um controle detalhado de todas as transações financeiras. Isso pode ser feito manualmente ou com o auxílio de softwares de gestão financeira, dependendo do porte e das necessidades da empresa.

O faturamento é calculado multiplicando-se a quantidade de produtos ou serviços vendidos pelo preço unitário.

A fórmula é a seguinte:

Faturamento = Quantidade de produtos ou serviços vendidos * Preço unitário

Por exemplo, se uma empresa vende 100 unidades de um produto a R$10,00 cada, o seu faturamento será de R$1.000,00.

Faturamento = 100 * 10

Faturamento = 1.000

Qual é a função de um faturista?

O faturista desempenha um papel importante na empresa, sendo responsável por emitir faturas, boletos e notas fiscais, garantindo que todas as transações sejam registradas adequadamente. Eles também podem lidar com o processo de cobrança e auxiliar na gestão financeira.

Faturamento do MEI (Microempreendedor Individual)

Para os microempreendedores individuais (MEIs), o faturamento é um conceito crucial. De acordo com as regras do MEI, existe um limite anual de faturamento para se qualificar como MEI. Caso o faturamento anual exceda esse limite, o empresário pode perder os benefícios do MEI e precisará se enquadrar em um regime tributário diferente.

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Capital social MEI: o que é, para que serve e como definir

Melhor maquininha de cartão para MEI

Em resumo, o faturamento é o montante total de receitas geradas por uma empresa em um determinado período. É uma métrica fundamental para avaliar o desempenho financeiro de um negócio, mas não deve ser confundido com lucro. É importante compreender os princípios do faturamento para tomar decisões financeiras sólidas e garantir o sucesso da empresa.

Seu negócio

Um sistema de cobrança otimiza seu fluxo de caixa ao automatizar o recebimento de pagamentos e reduzir a inadimplência, um controle crucial diante do recorde de 8,1 milhões de empresas negativadas em agosto de 2025. Essa ferramenta organiza todo o processo, desde o envio de faturas e lembretes automáticos até a disponibilização de múltiplos meios de pagamento, garantindo mais eficiência para manter as finanças saudáveis.

Um sistema de cobrança pode ajudar a reduzir a inadimplência e melhorar o fluxo de caixa. Isso porque ele permite que as empresas automatizem o processo de cobrança, desde o envio de faturas até o contato com clientes inadimplentes.

Leia mais: 

O que é um sistema de cobrança?

Um sistema de cobrança é uma plataforma que automatiza os processos de cobrança de um negócio. Ele permite que os negócios enviem faturas, lembretes de pagamento, cobranças e até mesmo realizem ações de recuperação de crédito.

Os sistemas de cobrança podem ser usados por negócios de todos os tamanhos e segmentos. Eles são especialmente úteis para empresas que precisam gerenciar um grande número de cobranças ou que precisam automatizar processos manuais.

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Como funciona um sistema de cobrança?

Um sistema de cobrança gerencia o processo de cobrança de valores devidos por clientes ou parceiros comerciais. Ele desempenha um papel crucial na otimização do fluxo de caixa e na redução da inadimplência. Abaixo, explicamos como geralmente funciona um sistema de cobrança:

Cadastro de clientes e contratos

Primeiro, as informações dos clientes são inseridas no sistema, juntamente com os detalhes dos contratos ou serviços prestados que estabelecem os valores e prazos de pagamento.

Emissão de faturas, boletos ou links de pagamento

O processo inicia com a emissão de faturas automáticas com base em transações comerciais ou serviços prestados. As faturas contêm detalhes como data de vencimento, itens ou serviços prestados, e valores a serem pagos.

Acompanhamento de pagamentos

O sistema monitora o status de pagamento das faturas, identificando contas em dia e aquelas em atraso. Pode enviar lembretes automáticos para clientes antes e após a data de vencimento, incentivando o pagamento pontual.

Conciliação bancária automática

Com a baixa automática, o sistema identifica o pagamento do cliente e atualiza o status da cobrança sem que você precise fazer nada. Isso elimina a necessidade de conferir extratos e atualizar planilhas manualmente, reduzindo erros e economizando tempo.

Personalização de estratégias

O sistema permite a personalização de estratégias com base nas características específicas dos clientes. Isso inclui a definição de políticas de crédito, a oferta de descontos por pagamentos antecipados e a criação de planos de pagamento personalizados.

Análise de dados

Recursos analíticos são utilizados para avaliar padrões de pagamento, comportamento financeiro dos clientes e identificação de riscos. Isso ajuda na tomada de decisões informadas sobre políticas de crédito e abordagens de cobrança.

Identificação de inadimplência

Um sistema de cobrança identifica sinais de inadimplência por meio do monitoramento constante. Isso permite ação proativa para evitar que contas em atraso se tornem problemas críticos.

Opções de pagamento flexíveis

Oferecer mais meios de pagamento é a melhor estratégia para aumentar as chances de receber seus clientes em dia. As opções incluem boleto à vista e parcelado, Pix Cobrança, link de pagamento e cartões de todas as bandeiras. Vales, como refeição e alimentação, também podem ser oferecidos.

Além de diversificar as opções, é importante dar flexibilidade ao cliente, como permitir a troca do meio de pagamento durante as parcelas ou em uma assinatura de serviço com cobrança recorrente.

Cobrança via WhatsApp

Sistemas modernos integram o envio de cobranças diretamente pelo WhatsApp. Em vez de depender apenas de e-mail e SMS, você envia boletos e links de pagamento no app de mensagens mais usado do Brasil, o que aumenta a visibilidade e a taxa de conversão.

Relatórios financeiros

Geração de relatórios detalhados sobre o desempenho financeiro, incluindo análise de contas a receber, histórico de pagamentos e previsões de fluxo de caixa.

Gestão de recuperação de dívidas

Em casos de inadimplência, o sistema facilita a implementação de estratégias de recuperação de dívidas, automatizando processos de negociação e gestão de acordos de pagamento.

Lembretes de pagamento (régua de cobrança)

A régua de cobrança é um roteiro que define quando e como enviar mensagens aos clientes para lembrá-los de pagar suas contas.

Principais tipos de cobrança: recorrente, avulsa e parcelada

Cobrança recorrente

A cobrança recorrente é ideal para modelos de negócio baseados em assinaturas, planos ou mensalidades. O valor é debitado automaticamente do cliente a cada período, e o principal diferencial é que não compromete o limite total do cartão de crédito, apenas o valor da parcela mensal.

Cobrança avulsa

Já a cobrança avulsa é utilizada para vendas únicas ou serviços pontuais, sem programação de pagamentos futuros. É a forma mais comum de cobrança para produtos ou serviços vendidos de forma esporádica, onde você emite uma fatura, boleto ou link de pagamento para uma única transação.

Carnês digitais

O carnê digital é a versão moderna do tradicional carnê de loja, perfeito para vendas parceladas. Com ele, você gera uma sequência de cobranças com vencimentos programados, seja via boleto ou Pix, facilitando o pagamento em prestações fixas e o controle para o cliente.

O que é uma régua de cobrança?

Uma régua de cobrança é um conjunto de procedimentos e ações estruturadas, criadas para gerenciar o processo de cobrança de clientes inadimplentes de maneira eficiente e automatizada. Essa régua é composta por várias etapas que vão desde o primeiro contato com o cliente até ações mais severas, como a negativação do nome ou ação judicial, caso a dívida não seja quitada. O objetivo da régua de cobrança é recuperar o crédito da forma mais amigável possível, reduzir o índice de inadimplência e manter uma boa relação com o cliente.

A régua de cobrança pode variar de acordo com a política de cada empresa, o tipo de produto ou serviço oferecido e o perfil do cliente. No entanto, ela geralmente inclui comunicações via e-mail, SMS, ligações telefônicas e, em alguns casos, correspondências físicas.

Abaixo, segue um exemplo de tabela que descreve uma régua de cobrança típica, considerando D+ (dias após o vencimento da dívida):

Régua de cobrança

                                                                                                                                                                                                                                                                   
Ação        Comunicação
Antes do vencimentoEnviar notificaçãoEnvio de Email lembrando a data de vencimento
Dia do vencimentoEnviar notificação-
D+3 (Três dias após o vencimento)Verificar pagamentoEnvio de WhatsApp lembrando o cliente sobre a fatura vencida e oferecendo opções de pagamento
D+7 (Sete dias após o vencimento)Entrar em contato para pagamentoContato telefônico para entender os motivos do atraso e negociar formas de pagamento
D+15 (Quinze dias após o vencimento)Entrar em contato para pagamentoNova tentativa de contato telefônico para acordo. Informar sobre a possibilidade de negativação do nome
D+30 (Trinta dias após o vencimento)Entrar em contato para renegociaçãoEnvio de notificação final via Email, alertando sobre as consequências legais do não pagamento, incluindo ação judicial

É importante ressaltar que a régua de cobrança deve sempre respeitar as normas do Código de Defesa do Consumidor e as boas práticas de mercado, procurando manter um relacionamento saudável e respeitoso com o cliente.

Por que automatizar a régua de cobrança pode ajudar o seu negócio?

Automatizar a régua de cobrança com um sistema de cobrança gratuito traz diversos benefícios tanto para as empresas quanto para os clientes, tornando o processo de cobrança mais eficiente, eficaz e menos suscetível a erros humanos. Aqui estão alguns dos principais motivos pelos quais as empresas optam pela automatização desse processo:

  • Eficiência operacional:

A automatização permite que a empresa execute uma grande quantidade de ações de cobrança em um curto espaço de tempo, reduzindo o trabalho manual necessário e permitindo que a equipe se concentre em tarefas mais estratégicas.

  • Consistência nas ações: 

Garante que todas as ações de cobrança sejam realizadas de forma padronizada, seguindo as políticas da empresa, o que ajuda a manter a qualidade e a uniformidade do processo de cobrança.

  • Personalização e segmentação: 

A tecnologia permite segmentar e personalizar as ações de cobrança de acordo com o perfil do cliente, histórico de pagamento, valor da dívida, entre outros critérios, aumentando as chances de sucesso na recuperação do crédito.

  • Redução de custos: 

A automatização diminui a necessidade de intervenção humana, o que pode reduzir significativamente os custos operacionais associados ao processo de cobrança.

  • Melhoria na experiência do cliente: 

A comunicação automatizada pode ser menos invasiva e mais amigável, oferecendo opções de negociação e pagamento de forma clara e acessível, o que contribui para a manutenção de uma boa relação com o cliente, mesmo em situações de inadimplência.

  • Aumento da recuperação de créditos: 

A agilidade e a precisão na execução das etapas da régua de cobrança aumentam as chances de recuperação de créditos, impactando positivamente o fluxo de caixa e a saúde financeira da empresa.

  • Monitoramento e controle:

A automatização facilita o monitoramento em tempo real do processo de cobrança, permitindo ajustes rápidos na estratégia conforme necessário, além de fornecer dados valiosos para análises futuras.

Veja Prevenindo cobrança indevida

  • Cumprimento legal: 

A automatização ajuda a garantir que todas as ações de cobrança estejam em conformidade com as leis e regulamentações aplicáveis, minimizando riscos legais para a empresa.

Portanto, a automatização da régua de cobrança é uma estratégia importante para otimizar o processo de recuperação de dívidas, reduzindo custos operacionais, melhorando a relação com os clientes e aumentando a eficácia na recuperação de créditos.

Você também pode se interessar: Elementos essenciais de uma mensagem de cobrança de mensalidade escolar

Qual o melhor sistema de cobrança? 

Quando o assunto é gestão de cobranças, o ideal é contar com um sistema que vá além do simples envio de boletos. A InfinitePay oferece uma plataforma completa que automatiza processos, centraliza informações e garante mais controle sobre as finanças do seu negócio.

Para alcançar eficiência e atender às necessidades específicas da sua empresa, é essencial considerar fatores como o volume de transações, a complexidade das operações financeiras e o custo-benefício. A solução da InfinitePay foi desenvolvida para se adaptar a diferentes perfis de negócio, oferecendo praticidade e segurança em cada etapa da cobrança.

Por isso é indispensável contar com uma empresa reconhecida pela qualidade e segurança, que disponibiliza uma plataforma de gestão de cobranças eficiente. Dessa forma, é possível assegurar a ausência de problemas no processo de automatização, otimizando assim as atividades relacionadas.

Leia mais: Vantagens de uma cobrança efetiva de clientes

Finanças

Nenhum negócio sobrevive ao competitivo mercado empresarial brasileiro por muito tempo sem uma boa gestão. Fazer a conciliação bancária e ter todos os números da sua empresa na ponta do lápis é essencial para sobreviver no Brasil.

Segundo especialistas, inclusive, a falta de gestão profissional é uma das principais ameaças para as PMEs.

Dentre os principais pontos a serem considerados no gerenciamento de uma companhia, é preciso levar em conta todas as questões financeiras e de controle interno que permitem a uma organização atingir o tão desejado equilíbrio orçamentário.

Agora, visando oferecer outro conteúdo relevante para você e seu negócio, lhe forneceremos um passo a passo sobre como fazer conciliações bancárias. Vamos lá?

O que é conciliação bancária

Antes de começarmos, é importante definir do que se trata a conciliação bancária. Ela é uma ferramenta de extrema importância para a gestão financeira de uma empresa, independentemente de seu tamanho.

Em linhas gerais, a conciliação bancária nada mais é do que a relação entre os controles financeiros internos de um negócio e as movimentações da conta ou das contas de uma empresa. Na prática, nada mais é do que você comparar o seu sistema de gestão, a sua planilha ou o seu caderno com o extrato do seu banco em um determinado período!

Ou seja, é neste momento que o empreendedor compara, de lado a lado, todas as despesas, recebimentos e o saldo disponível da empresa. Assim, é possível conferir se as movimentações realizadas foram de fato efetivadas, e se existem divergências nos resultados apresentados.

Entradas e saídas <> extrato bancário

Suponha, por exemplo, que você deseja avaliar se as entradas e saídas do negócio estão de acordo com o saldo de seu banco. É através do processo de conciliação bancária que você consegue traçar comparativos entre esses dados e mensurar se está tudo dentro dos conformes na gestão financeira da empresa.

Dessa forma, você garante que o controle da sua empresa está correto e não cai na armadilha de achar que tem uma quantia de dinheiro disponível e quando vai ver no banco... Cadê?

Diversos empreendedores dependem dessa tarefa para evitarem prejuízo, principalmente se recebem por cartões de crédito ou débito e boletos. Nestes casos, os valores arrecadados das vendas ou das prestações de serviço caem na conta bancária da pessoa jurídica. Através da conciliação é possível, então, conferir se o crédito esperado de fato caiu em sua conta, e entender seu capital de giro.

Levando este benefício em consideração, já fica mais do que clara a importância de realizar conciliação bancária dentro de qualquer empresa. Afinal, ter conhecimento do que de fato entrou em sua conta bancária e se você realmente recebeu por suas vendas, é essencial para o desenvolvimento de qualquer empreendimento.

Leia mais: O que é capital de giro

A importância do processo de conciliação bancária

A conciliação bancária é uma ação crucial e corriqueira dentro do dia a dia de qualquer departamento financeiro. Como dissemos, seu principal intuito é o de analisar se há inconsistências ou se todos os dados do controle interno (entradas e saídas de capital) estão batendo.

Especialmente quando tratamos de estabelecimentos que lidam com muitas vendas diárias provenientes de diferentes fontes (cartões de crédito, débito, pagamento a vista, boleto bancário), a conciliação bancária é uma ferramenta indispensável e capaz de prover cenários financeiros diários, semanais, mensais, anuais ou mesmo de um período específico, e que ajuda a validar seu fluxo de caixa.

Dessa forma, você garante que sempre terá capital disponível para realizar as suas operações cotidianas, ou para o cumprimento de obrigações, como faturas de fornecedores, empréstimos, financiamentos bancários etc.

Pensando no curto prazo, a conciliação bancária pode parecer um esforço extra que, para quem não tem tanto tempo disponível, pode ser irrelevante. Porém, realizando este controle durante longos períodos (meses, anos) vai ficar perceptível a quantidade de perdas que podem ser evitadas com esta prática.

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A conciliação bancária evita prejuízos

É importante salientar, também, que se o acompanhamento das entradas e saídas possuem valores errados, consequentemente o gestor financeiro vai basear-se em cálculos errados, resultando em estratégias que podem gerar prejuízos futuros para a empresa.

Valores que não condizem com a realidade resultam em falhas no acompanhamento do fluxo de caixa da empresa, e isto pode se tornar um problema grave a médio ou longo prazo, colocando em risco o futuro do empreendimento. Já pensou se chega no dia de um pagamento e não tem dinheiro no banco?

Outra questão a ser pontuada são os prejuízos recorrentes que podem acontecer quando não se acompanha o extrato bancário com frequência. Isso costuma acontecer quando existem taxas cobradas em cima de serviços prestados por bancos e operadoras.

Taxas de maquininhas

Por exemplo, quando se contrata o serviço de uma adquirente (aquela que provê a maquininha, que possibilita, para o varejista, aceitar cartão em seu estabelecimento), taxas diversas são cobradas para diferentes tipos de transação. Muitas empresas altera essas taxas sem aviso prévio, resultando em um gasto extra para o empreendedor, que muitas vezes não tem conhecimento da cobrança indevida. A conciliação bancária permite um acompanhamento mais efetivo em relação a estes valores que, muitas vezes, são cobrados sem que o empreendedor perceba.

Na InfinitePay, que oferece meios de pagamento para o empreendedor, as taxas são transparentes e sem pegadinhas, justamente para facilitar a vida dos empreendedores. Oferecemos uma calculadora de taxas para nossos clientes saberem quanto vão receber em cada venda.

A conciliação bancária pode ser uma ferramenta atrelada diretamente ao planejamento estratégico da empresa, permitindo uma visão mais detalhada de todas as despesas e lucros do estabelecimento.

O resultado? Uma ferramenta indispensável de controle, capaz de te guiar para planejar e construir o seu negócio de acordo com os objetivos traçados para ele!

Como fazer a conciliação bancária

Agora que já entendemos a importância e a definição de conciliação bancária, vamos verificar como fazer a conciliação bancária e de que modo ela deve ser implementada na cultura de uma empresa.

Confira o passo a passo:

Registro diário das movimentações

O primeiro passo para uma conciliação bancária completa e eficaz consiste em registrar, todos os dias, quais foram as movimentações de entrada e saída de suas contas. Neste processo, leve em conta tudo: desde pequenas taxas cobradas pelos bancos, até a entrada de volumes mais substanciais, como aquelas vindas de maquininhas, vendas por celular, Pix, link de pagamento. Exemplos de saídas: pagamentos de fornecedores, contas fixas, recebimentos de clientes, pagamentos de salários, impostos, tarifas bancárias etc.

Você deve guardar notas fiscais, recibos, extratos, comprovantes de depósitos, pagamentos e transferências bancárias. Isso servirá como prova para os casos de identificação de valores que não caíram em sua conta. Dessa forma, você estará fazendo o controle interno do caixa da sua empresa, registrando diariamente as entradas e saídas de dinheiro, além do seu saldo bancário.

Uma dica: É muito importante que você registre os lançamentos de acordo com a data de movimentação de caixa deles. Por exemplo:

  • Se você fez uma venda hoje no crédito, você registrará a entrada desse capital no dia que cair na sua conta. Se você for cliente da InfinitePay, pode escolher cair na hora ou em 1 dia útil.
  • Se você assinou um plano de Internet para a sua empresa, você já deve fazer a previsão desse débito todo dia 10.

Esse controle garante que você respeite os prazos de pagamento e evite pagar multas por atraso. Além disso, o acompanhamento detalhado de todas as movimentações de entrada e saída junto ao seu extrato bancário vai permitir que você identifique dados divergentes, na hora da conferência entre os números e as datas.

Conferência de saldos

Em seguida, é preciso validar se os saldos do controle interno (tanto o inicial, quanto o final) conferem com as informações do extrato bancário.A forma mais comum é através da comparação do arquivo do banco, geralmente no formato OFX ou PDF, com o seu sistema interno.  

Verificação de Detalhes

Extrato na mão, controle interno na outra... Ao que devemos ficar atentos para fazer uma boa conciliação bancária?

  • Qual é o saldo inicial e saldo final previsto? Bate com o realizado?
  • As datas estão conferindo? Tudo o que estava previsto para entrar e para sair na conta, efetivamente entrou?
  • Os valores foram todos lançados de modo correto no controle financeiro da empresa?
  • Existe algum lançamento que não estava identificado, seja do seu controle interno ou do extrato bancário?

Com esse checklist você conseguirá fazer uma conciliação bancária eficiente!

Bônus: Se você conseguir agrupar os lançamentos por categorias, você terá uma visão ainda melhor sobre sua empresa.

Dessa forma você conseguirá saber por exemplo, onde está o seu maior custo (É no custo das mercadorias? Nas despesas fixas? Nas despesas com funcionários? Impostos?)

Realizando eventuais correções

Finalmente, caso tenha sido localizada alguma inconsistência na etapa anterior, é hora de aplicar a devida correção nos dados de modo que todos os lançamentos do controle interno reflitam a realidade das finanças do negócio.

Lembrando que notas fiscais, boletos, extratos e comprovantes devem ser guardados para futuro lançamento contábil.

  • DIFERENÇAS ENTRE BANCO X CONTROLE INTERNO

Caso tenha alguma divergência entre os registros do seu controle interno e banco, procure olhar os documentos originais de cada lançamento. Erros comuns que podem acontecer são erros de digitação na hora da inclusão do dado, duplicidade de venda, multa/desconto por atraso não previsto, entre outros.

  • TRANSAÇÕES NÃO PROCESSADAS OU NÃO COMPENSADAS

Caso você faça vendas por cartão, atente-se ao fato de que podem haver transações que não foram processadas totalmente (mesmo com o comprovante sendo impresso na máquina). Para isso, é importante que você faça a conciliação entre o seu sistema de vendas e o extrato das operadoras.

Além disso, pode haver também atraso no pagamento das suas vendas por parte das operadoras de cartão de crédito. Verifique se isso acontece e entre em contato com a sua operadora para corrigir as pendências.

  • TAXAS E DÉBITOS IMPREVISTOS

Caso você faça vendas por cartão, também é necessário realizar o controle das taxas cobradas pelas operadoras. Todas as taxas foram cobradas corretamente Além disso, confira se todas as tarifas bancárias (como TED ou DOC) estão previstas no seu controle interno.

Alguns impostos sob operações, como IOF (Caso você tenha feito alguma operação internacional ou alguma aplicação financeira) também pode gerar diferenças na hora de conferência do saldo.

Leia mais: IOF: O que é e como funciona

Se você precisa de dinheiro rápido e com taxas transparentes, conheça a maquininha de cartão da InfinitePay. Taxas sem surpresas, a partir de 1,38% no débito. E você ainda escolhe se quer receber na hora ou em 1 dia útil.

Finanças

Manter as contas a pagar devidamente registradas é fundamental para a saúde financeira do seu negócio. Quanto mais controle você tiver sobre os números da sua empresa, melhor conseguirá gerenciá-la. 

O empresário que não recolhe e analisa estes dados, não tem consciência da real situação da empresa. E sem dúvidas, é um erro se basear somente no fluxo de clientes e no número de vendas sem dar atenção aos gastos.

Por isso, uma boa gestão deve ter controle das contas a pagar e contas a receber, bem como uma visão ampla do setor financeiro, pois são fundamentais para analisar o crescimento do negócio e definir as estratégias que a empresa deve seguir.

Ter um controle sobre estas operações, por meio do fluxo de caixa, te ajuda a antecipar e estimar as obrigações durante determinado período. Além de evitar juros decorrentes de vencimentos, prever a margem de lucratividade e avaliar o saldo real em caixa.

Neste artigo, te mostraremos como organizar as contas a pagar da sua empresa, focando na eficiência e no sucesso do seu negócio.

Confira aqui nossa planilha de fluxo de caixa para baixar

O que são contas a pagar?

As contas a pagar são as obrigações financeiras da sua empresa. É tudo aquilo o que for necessário para o seu empreendimento se manter em funcionamento. 

Por exemplo: 

  • Salário de funcionários;
  • Compras realizadas com fornecedores;
  • Contas de água e de luz;
  • Empréstimos;
  • Serviços contratados;
  • Contribuições.

As contas a pagar também incluem impostos e obrigações fiscais. Elas representam tudo o que a empresa gasta em relação à manutenção, materiais e outros gastos, recorrentes ou não.

O controle de contas a pagar permite que o gestor identifique as obrigações a pagar, evitar multas e juros, tornar prioridade alguns pagamentos (em casos de dificuldades financeiras), conciliar os saldos contábeis e verificar as obrigações contratadas e ainda não foram pagas.

Manter esses compromissos em dia exige muita organização, uma vez que o volume de gastos pode ser alto, dependendo do setor da empresa. Os esquecimentos e a desorganização podem acarretar juros abusivos em alguns casos. 

Benefícios do controle das contas a pagar

Os benefícios de realizar um controle apropriado de contas a pagar são muitos, principalmente se você pensar que isso reflete diretamente no controle financeiro da sua empresa.

Alguns pontos a serem considerados como a recompensa pela atenção dada a esse controle são: 

  • Economia clara nos gastos da empresa – você não vai gastar mais do que ganha;
  • Identificar pagamentos que, com antecipação, oferecem descontos;
  • Ter consciência das obrigações financeiras da empresa (entradas e saídas) em um determinado período;
  • Honrar com suas obrigações financeiras e pagar contas em dia, evitando multas e juros;
  • Levantamento de saldo da empresa;
  • Possibilidade de negociar dívidas;
  • Manter um bom relacionamento com colaboradores, fornecedores, stakeholders e com o FISCO;
  • Acompanhamento das contas que não foram recebidas ou pagas;
  • Garantir um bom fluxo de caixa e capital de giro;

A partir desses pontos, fica claro que o controle de contas a pagar é essencial para a manutenção ideal da saúde financeira da empresa.

Diferença entre contas a pagar e contas a receber

O conceito de contas a receber trata de todo o dinheiro que entra na empresa – normalmente relacionado às vendas, restituições, estornos, retorno sobre investimentos, etc.

É importante que a quantia referente às contas a receber seja sempre maior do que as contas a pagar – assim, a empresa não fica no vermelho e consegue arcar com as suas obrigações financeiras. É a partir deste controle que você tem conhecimento de pontos como: 

  • Datas e valores a pagar; 
  • Descontos concedidos; 
  • Créditos vencidos e períodos de atraso; 
  • Juros recebidos; 
  • Nível de concentração das vendas, 
  • Saldo contábil; 
  • Regularidade de pagamento dos clientes e inadimplência.

Manter o controle das contas a pagar é garantir que você está pagando suas dívidas em dia. Além disso, você evitará gastos desnecessários com multas e juros decorrentes do atraso do pagamento. O processo organizado de contas a pagar ainda garante que todas elas sejam rastreadas. Assim, você não arrisca perder os prazos e prejudicar seu caixa.

Como organizar e controlar as contas a pagar?

A primeira coisa para ter um bom controle é fazer um levantamento de todas as obrigações financeiras, listando todas as contas, mesmo que os valores sejam irrisórios. Isso é o básico para não se perder em meio a tantas informações e possibilita a visualização dos pagamentos que precisam ser realizados.

Com a lista em mãos, é preciso anotar os principais detalhes de cada conta, como: data de vencimento, valor a ser pago, forma de pagamento, número da parcela e o que mais achar necessário. Para as contas de valores fixos é fácil, para as variáveis, estipule um valor médio com base nas últimas contas e faça o registro.

Esse planejamento deve ser realizado por um determinado período, normalmente mês a mês. O ideal é que ele seja uma das etapas do seu fluxo de caixa, afinal, você tem contas a pagar, mas também tem receita.

Para que esse processo seja eficiente, registre todas as contas e separe as de pessoa física e de pessoa jurídica, assim é mais fácil ter o controle sobre os pagamentos, não perder os prazos e dar prioridade às contas mais urgentes.

Crie processos claros para a gestão das contas a pagar

O bom controle das contas a pagar começa com o planejamento dos processos, como já mencionamos. Dessa forma, você previne erros, como pagamento duplicado, falta de pagamento e, até mesmo, o pagamento de mercadorias não recebidas ou compras não realizadas. Crie um processo organizado para a gestão das contas a pagar, o qual pode seguir o seguinte procedimento:

  1. Receber faturas do fornecedor/prestador de serviço e compará-la com o pedido realizado e a mercadoria entregue/serviço prestado;
  2. Enviar a fatura de pagamento para o setor financeiro para verificar se há erros e agendar o pagamento;
  3. Assim que o pagamento é realizado, marcar a conta como paga no sistema financeiro da empresa;
  4. Fazer a conciliação bancária para confrontar as informações com os registros de pagamento e recebimento.

Agende os prazos de pagamento

Para não perder nenhum prazo de pagamento e arriscar pagar multas e juros, além de perder credibilidade com o fornecedor, agende-os. Isso pode ser feito no próprio sistema do banco. Mas o ideal é que você também anote em sua agenda pessoal online.

Assim, você será notificado e poderá conferir no mesmo dia se o pagamento foi realizado ou não. Nossa dica é automatizar lembretes para ser notificado dias antes do vencimento de uma conta. Dessa forma, se você tiver dinheiro em caixa para pagar essa conta antecipadamente, então pode negociar um desconto.

Negocie as datas de pagamento

Para garantir que você tenha saldo suficiente para honrar com as suas obrigações financeiras, negocie estrategicamente os prazos de pagamento. Isso significa que você deve negociar as datas de pagamento conforme as entradas de receitas, ou seja, as contas a receber. Para isso, analise constantemente seu fluxo de caixa, descubra em quais datas há uma boa entrada de dinheiro e mantenha um controle contínuo.

Planilha de contas a pagar

Com uma planilha de Contas a pagar, você discriminará os pagamentos com vencimento no dia, pagamentos a vencer e vencidos. 

Também poderá preencher os dados de fornecedor, descrição de item, valor da parcela a ser paga no mês atual.

Veja o que mais há na planilha:

  • Impressão: tabela para ser impressa com controle de contas a pagar do mês vigente;
  • Instruções: aba com todas as instruções de uso da sua planilha de contas a pagar;
  • Tabela por mês: a mesma tabela distribuída por todos os meses do ano;
  • Dados dos pagamentos: espaço para inserir dados de fornecedor, descrição de item, valor da parcela a ser paga no mês atual, data do vencimento da parcela do mês atual, data efetiva de pagamento da parcela em questão.

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Seu negócio

Você sabe a diferença entre fatura e nota fiscal? Essa é uma dúvida comum, e muitos empreendedores até podem achar se tratar de um mesmo documento com funções semelhantes. No entanto, elas têm diferenças importantes que é bem interessante saber.

Em resumo, podemos dizer que a nota fiscal está relacionada ao recolhimento de impostos, enquanto a fatura não tem esse tipo de validade tributária e está mais relacionada à cobrança de um produto vendido ou serviço prestado. O ponto em comum, é que a nota fiscal e a fatura são documentos relativos a uma transação comercial entre empresas (B2B), ou entre empresa e pessoa física (B2C).

Os dois documentos possuem diferentes objetivos, mas ao mesmo tempo são complementares. Por isso, é preciso entender suas particularidades, questões jurídicas e administrativas, e claro, entender como emitir cada um deles.

Neste artigo, explanamos a diferença entre nota fiscal e fatura, as questões legais relativas a esses documentos e como fazer uma boa gestão financeira.

O que é fatura?

A fatura é um documento que detalha uma transação comercial, tanto de venda de produtos quanto de prestação de serviços, mas que não está vinculada ao recolhimento de impostos. O principal objetivo de uma fatura é relacionar todas as informações que deram origem a um compromisso comercial.

A fatura é um pagamento que ainda será efetivado. Por exemplo, todos os meses recebemos nossas contas de luz, telefone, internet, entre outras, para efetuar o pagamento, certo? Esses são alguns exemplos de fatura. Considerando que a fatura descreve todos os detalhes da transação, muitas empresas utilizam esse documento como auxiliar no seu processo de gestão financeira.

Quando um negócio realiza a emissão da fatura, é preciso gerar também uma nota fiscal para cada um desses documentos. Afinal, conforme dito anteriormente, a fatura não tem relação com questões tributárias. No entanto, não é raro encontrar empresas que não fazem a emissão de faturas e utilizam a própria nota fiscal para cumprir o papel desse documento. Nesse caso, costuma-se enviar uma forma de pagamento (por exemplo, Pix ou link de pagamento) com a NF-e.

Tipos de fatura

As faturas mais usadas pelas empresas são:

  • Fatura recibo: ocorre quando a data da emissão e do pagamento coincidem;
  • Fatura proforma: emitida na cotação e transação internacional de produtos;
  • Fatura manual: documento impresso em papel timbrado autorizado pela Autoridade Tributária e Aduaneira;
  • Fatura eletrônica: emissão feita por aplicativos e sites certificados.

O que é nota fiscal?

Diferente da fatura, a nota fiscal é um documento que tem como objetivo registrar uma transação comercial, seja ela de venda de produtos, seja de prestação de serviços, entre empresas ou entre empresa e pessoa física. O documento também é a responsável por garantir o recolhimento correto dos impostos. Por conta disso, não emitir nota fiscal é crime, enquadrado como sonegação fiscal e passível de multa e até pena de detenção.

Tempos atrás, a nota fiscal era preenchida no papel pela parte vendedora e entregue à parte compradora do negócio. Porém, a partir de 2008, começou o processo de implementação da versão eletrônica no Brasil. Assim, surgiu a nota fiscal eletrônica (NF-e), versão digital deste documento fiscal que pode ser emitida, enviada ao cliente e armazenada em ambiente virtual.

Qual a importância da nota fiscal?

A fatura tem grande importância na gestão financeira de uma empresa, ajudando a organizar os processos, inclusive o fluxo de caixa. Porém, ela não é um documento legalmente obrigatório, ao contrário da nota fiscal. Em outras palavras, a fatura pode ser substituída pela nota fiscal, porém, o contrário não pode acontecer.

A nota fiscal é um documento obrigatório para todas as empresas que realizam vendas ou prestam serviços. Até o momento, só estão isentos dessa obrigatoriedade os Microempreendedores Individuais (MEIs), que realizam transações comerciais com pessoas físicas. Todos os negócios que comercializam produtos e/ou serviços são obrigados a emitir nota fiscal.

Os quatro principais tipos de nota fiscal eletrônica que podem ser emitidas atualmente são:

  • NF-e: Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias
  • NFC-e: Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica
  • NFS-e: Nota Fiscal de Serviços Eletrônica
  • CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico

Veja também: Como fazer uma nota fiscal?

NF-e : Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias

A NF-e, Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias, é utilizada exclusivamente para registro de uma transação comercial de produtos físicos. Esse tipo de nota fiscal tem relação direta sobre a cobrança do  Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do  Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), e a sua emissão é feita junto às Secretarias Estaduais de Fazenda.

Por também estar relacionada à circulação de mercadorias, é preciso que com a NF-e também seja emitido o  Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), documento que deve estar junto ao produto durante o seu trânsito.

NFC-e : Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica

Com função semelhante à da NF-e, ou seja, registrar uma transação comercial, a NFC-e, Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, é uma alternativa eletrônica aos cupons fiscais. Utilizada em transações no varejo e no comércio, a NFC-e é o modelo entregue quando realizamos uma compra no supermercado, farmácia, restaurantes e demais estabelecimentos comerciais.

NFS-e : Nota Fiscal de Serviços Eletrônica

Como o próprio nome sugere, a NFS-e, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, deve ser emitida sempre que há uma prestação de serviço, seja entre empresas, seja entre empresa e pessoa física.

A NFS-e está vinculada à prefeitura onde o CNPJ da empresa prestadora está registrado. No que diz respeito aos impostos, esse tipo de nota fiscal visa o recolhimento do ISS, Imposto sobre Serviços Prestados, de competência municipal.

CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico

O CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), é um documento fiscal relacionado à prestação de serviço de transporte de cargas (transportadoras). Ele substitui eletronicamente seis modelos de documentos que antes eram emitidos em papel, entre eles, Nota Fiscal de Serviço de Transporte modelo sete, Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas modelo oito, entre outros.

Esse tipo de nota fiscal eletrônica deve ser emitido para todos os modais de transporte, ou seja, rodoviário, ferroviário, aquaviário, aeroviário, dutoviário e multimodal.

Maiores dúvidas sobre nota fiscal para quem está começando um negócio

Quando o assunto é nota fiscal eletrônica, alguns empreendedores têm muitas dúvidas e não sabem por onde começar. Este é um cenário muito comum, tendo em vista que existem inúmeras particularidades e regulamentações, e você pode se confundir facilmente.

Entretanto, é necessário ter atenção. Isso não pode ser desculpa para não emitir nota fiscal, não pagar impostos em dia ou não manter o negócio legalizado, já que você pode ser fiscalizado e sofrer sérias consequências, como o pagamento de multas.

Quem precisa emitir nota fiscal?

Antes de tomar qualquer atitude em seu empreendimento, você precisa entender quais são as suas obrigações fiscais. Todos os empreendedores devem emitir notas fiscais de suas vendas, entretanto, existe apenas uma exceção.

Quem opta por ser Microempreendedor Individual (MEI), que é um tipo de regime tributário, não precisa gerar o documento quando vende para pessoa física. Contudo, caso o consumidor exija, você será obrigado a emitir.

É obrigatório emitir uma nota fiscal para o meu e-commerce? 

Para a grande maioria das empresas, a emissão da nota fiscal é um passo obrigatório para a realização das vendas de produtos e serviços.

Entretanto, no caso das lojas virtuais que estão iniciando suas jornadas no e-commerce e tem como público-alvo o mercado B2C (ou seja, pessoas físicas), uma ótima opção é buscar o regime tributário do MEI.

Além de ser um regime muito mais simplificado, o MEI oferece excelentes benefícios, como:

  • Baixo custo de impostos;
  • Organização dos custos em uma única guia de pagamento;
  • Não há obrigatoriedade de emissão de Notas Fiscais em vendas para pessoas físicas. 

Lei mais: Passo a passo de como abrir um MEI sem dúvidas

Como facilitar o processo de emissão de nota fiscal?

O mais indicado para a sua empresa é fazer a emissão das notas fiscais automaticamente, para diminuir a demanda de mão de obra e mitigar possíveis erros manuais. Dessa forma, você tem a certeza que nenhuma deixará de ser gerada, garantindo que o seu negócio fique em dia com o Fisco.

Ainda que a NF-e seja emitida digitalmente, ou seja, por meio de um software, muitos empreendedores ainda geram nota por nota. Além de trabalhoso e demorado, as chances de gerar alguma NF-e errada aumenta bastante.

Já quando se emite esse documento de forma automática, essas e outras questões relacionadas à falha e esquecimento são minimizadas, quando não totalmente eliminadas. Isso acontece porque é possível vincular o seu sistema de emissão de NF-e ao de pagamentos da sua empresa. Assim, sempre que um recebimento é confirmado, o processo de emissão da nota se inicia automaticamente. 

Além de facilitar a sua rotina e aumentar a produtividade, realizar essa tarefa desse modo permite o envio desse documento fiscal de maneira mais rápida ao cliente, bem como a entrega do produto ou serviço.

Quais os passos para a emissão de uma Nota Fiscal?

Pensando na realidade de um empreendimento que precisa emitir uma nota fiscal para a venda de um produto ou serviço, há algumas etapas importantes que devem ser seguidas.

Passo 1: Avalie o tipo de NF que precisará ser emitida

Antes de tudo, é importante que você saiba qual nota fiscal precisará emitir em seu negócio. No caso da venda de produto físico, em caso de obrigatoriedade, sua loja precisará emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Já se você oferece serviços em seu negócio, a nota que deverá ser emitida é a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e). 

Passo 2: Faça o cadastro no FISCO de sua região

Como também foi possível observar, as notas fiscais contam com uma série de questões burocráticas que precisam ser avaliadas. As Notas Fiscais de Serviço, por exemplo, são administradas municipalmente.  Já as Notas Fiscais de Produto Eletrônicas são responsabilidade das Secretarias da Fazenda Estadual (SEFAZ).

É fundamental verificar esses pontos com o contador, pois toda a questão dos cadastros tributários precisa ser efetivada para que você possa emitir uma nota fiscal, evitando maiores transtornos com a Receita Federal. 

Passo 3: Verifique a necessidade do Certificado Digital

O Certificado Digital é um documento de identificação eletrônica com um sistema de criptografia que garante a legitimidade e autenticidade de todos os tipos de arquivos. Existem alguns modelos de certificados. Os mais utilizados são o Certificado Digital e-CPF, voltado para pessoa física, e o Certificado Digital e-CNPJ, utilizado por empresas.

Note que, para toda empresa que precisa emitir obrigatoriamente uma nota fiscal, é necessário obter o certificado digital, segundo a SEFAZ. É importante salientar que a emissão de um Certificado Digital deve ser realizada por uma Autoridade Certificadora (AC), habilitada pela Receita Federal, como:

  • Autoridade Certificadora Brasileira de Registros;
  • Serasa;
  • Fenacon;
  • Certisign;
  • Imprensa Oficial do Estado de São Paulo.

Para obter um Certificado Digital, por sua vez, o e-commerce precisará informar, dentre outros documentos:

  • Contrato Social;
  • Cartão CNPJ;
  • Documento de identificação do responsável pela empresa.

Passo 4: Defina o software de emissão da Nota Fiscal

Você também precisará definir qual software de emissão irá utilizar para gerar suas notas. Há diversas opções no mercado que atendem diferentes necessidades de negócio. Algumas prefeituras oferecem sistemas gratuitos de emissão de nota fiscal.

Passo 5: Emita as notas para concluir a venda do produto ou serviço

Por fim, após concluir todas as etapas (fiscais e técnicas), basta emitir a Nota Fiscal, seguindo as orientações do software escolhido.

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Finanças

A demonstração financeira chamada DRE (demonstração do resultado do exercício) é um resumo de dados que possibilita que os empreendedores apresentem os resultados financeiros mensais ou anuais a seus investidores, bancos e até mesmo para o governo. 

Para saber se estão lucrando ou tendo prejuízos com as ações adotadas, as empresas precisam registrar e apresentar o resultado de suas operações financeiras. 

Para isso, plataformas digitais, ou até mesmo planilhas criadas no Excel são de grande ajuda para compor declarações como a DRE.

Neste artigo, explicaremos em detalhes o que é, como criar um modelo do zero, métodos de análise e qual a importância para o seu negócio. 

O que é DRE?

A DRE, ou Demonstração do Resultado do Exercício, é uma ferramenta contábil que resume os resultados financeiros de uma empresa em um período determinado, abrangendo tanto as operações principais quanto as atividades não operacionais. 

Esse relatório é essencial para entender o desempenho financeiro do negócio, oferecendo uma visão clara de seus ganhos e despesas.

Diferentemente do balanço patrimonial, que apresenta os saldos das contas de bens, direitos e obrigações da empresa, ela detalha os gastos e ganhos ocorridos durante o exercício, que geralmente corresponde ao ciclo anual (janeiro a dezembro). 

No entanto, a elaboração de DREs mensais ou trimestrais também é comum, seja para monitorar o desempenho fiscal ou auxiliar na gestão administrativa.

Por meio dessa declaração, são confrontados indicadores como receitas, custos, despesas, investimentos e provisões, resultando na apuração do lucro ou prejuízo líquido da empresa.

Esse documento é obrigatório para fins legais em periodicidade anual, mas também pode ser adaptado para diferentes necessidades de análise e planejamento.

Qual a diferença entre DRE Gerencial e DRE Contábil?

Embora utilizem os mesmos dados de base, essas versões atendem a objetivos distintos.

A DRE Gerencial é projetada para a análise interna e estratégica da empresa. 

Flexível em sua estrutura, ela permite adaptações conforme as necessidades do negócio, como a inclusão de projeções de custos futuros, metas de expansão e análises específicas de desempenho.

Seu objetivo principal é auxiliar gestores na tomada de decisões estratégicas, oferecendo insights sobre a rentabilidade e eficiência operacional. 

Por ser voltada para o uso interno, ela não segue necessariamente os padrões contábeis formais, mas é uma ferramenta indispensável para otimizar a gestão e planejamento do negócio.

A DRE Contábil, por outro lado, é um relatório oficial obrigatório para atender às exigências fiscais.

Sua elaboração segue normas legais específicas, sendo realizada por profissionais habilitados, como contadores registrados no Conselho Regional de Contabilidade (CRC).

Esse tipo de declaração é utilizado para apuração de tributos, registro de resultados e prestação de contas, sendo estruturado de maneira padronizada para cumprir as obrigações legais da empresa. 

Vale dizer que apenas o MEI está isento da necessidade de apresentar esse documento.

Infográfico com as diferenças entre DRE Gerencial, na esquerda, e DRE Contábil, na direita

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Qual a importância de usar a DRE?

Por meio da DRE é possível analisar se administração da empresa está controlando efetivamente os gastos de forma eficiente, e se o lucro gerado é compatível com o capital investido no empreendimento. 

Ou seja, a demonstração do resultado do exercício é responsável por mostrar a saúde financeira do negócio.

Por mais que a função da DRE pareça clara, muitos desconhecem sua real empregabilidade, estruturação e benefício. 

Separamos os principais benefícios que a Demonstração de Resultados do Exercício oferece para os negócios:

  1. Orienta na tomada de decisão com base no cenário financeiro atual da empresa
  2. Possibilita a correção de falhas administrativas e financeiras para alcançar os melhores resultados
  3. Possibilita o acesso a todos os detalhes sobre a situação financeira do negócio no período, facilitando o trabalho de investidores, bancos e governo;
  4. Possibilita a captação e conquista de investidores potenciais, por meio da apresentação dos resultados obtidos
  5. Ajuda a avaliar a eficácia da gestão, além de lucros e prejuízos.

Qual a estrutura de uma DRE?

A estrutura da Demonstração do Resultado do Exercício, conforme o artigo 187 da Lei nº 6.404/1976, deverá conter obrigatoriamente:

  1. Receita Bruta
  2. (-) Deduções e abatimentos
  3. (=) Receita Líquida
  4. (-) CPV (Custo de produtos vendidos) ou CMV (Custos de mercadorias vendidas)
  5. (=) Lucro Bruto
  6. (-) Despesas com Vendas
  7. (-) Despesas Administrativas
  8. (-) Despesas Financeiras
  9. (=) Resultado Antes IRPJ CSLL
  10. (-) Provisões IRPJ E CSLL
  11. (=) Resultado Líquido

Vale dizer que, desde 2007, demonstração de resultado (DRE) é uma tarefa obrigatória para a maioria das empresas, pois ela também é um demonstrativo contábil de apresentação de impostos e taxas, evitando sonegação.

A estrutura acima é uma versão simplificada de uma DRE e isso significa que você não precisa se limitar a ele, já que existem modelos mais detalhados e complexos.

Independentemente do método escolhido para o preenchimento, a sua DRE precisa ser o mais detalhada possível.

Para pequenas empresas, ou empreendedores com pouca maturidade, seguir um modelo para elaborar um documento de DRE é uma estratégia inteligente. 

No tópico a seguir, você confere um passo a passo para fazer a sua planilha de DRE.

Como montar um DRE do zero?

Além de saber como preencher corretamente os passos principais de uma DRE, você precisa estruturar o seu documento.

Por isso, antes de detalharmos cada uma das partes obrigatórias, vamos dar algumas dicas para você estruturar a sua no Excel ou no Planilhas Google:

Dica 1: Crie um cabeçalho

É aqui que precisamos adicionar os títulos em cada coluna. A partir dele que serão definidas as informações a serem inseridas são:

  • Data: na DRE é possível realizar o acompanhamento mensal
  • Receita bruta: venda de produtos, venda de mercadoria e prestação de serviços
  • Deduções da receita bruta: devoluções de venda, abatimentos, impostos e contribuições incidentes sobre venda
  • Receita líquida: Custos das vendas: custo dos produtos vendidos, custo das mercadorias, custo dos serviços prestados
  • Resultado bruto
  • Despesas com vendas, administrativas e financeiras
  • Outras receitas e despesas: custo de venda de bens e direitos do ativo não circulante
  • Resultado operacional antes do IR e CSLL
  • Provisão para a IR e CSLL
  • Lucro líquido antes das participações
  • PRO LABORE
  • Resultado líquido

Além dessas informações, é possível acrescentar as contas conforme as movimentações financeiras do seu negócio. 

Confira como ficaria:

Dica 2: Formatar as colunas e adicionar cores

Esse parte é bastante rápida e simples!

Para não precisar repetir esse passo toda vez que você precisar inserir os dados na DRE, sugerimos formatar cada uma das linhas e colunas corretamente.

Basta editar a formatação da seguinte forma: linhas e colunas de “Valor” como “Moeda”; coluna “A” como “Geral”; linha “Data” como “Data Abreviada”.

Depois, de formatadas, indicamos que você utilize cores entre as linhas para facilitar a identificação das informações. 

Ambas as plataformas oferecem uma variedade de cores, você pode escolher as que achar melhor.

No nosso exemplo utilizamos a cor verde para os meses e cinza nas informações principais, como no exemplo abaixo: 

Agora que você já montou a base da sua DRE, vamos entender melhor cada uma das partes principais e, também, como criar e inserir suas respectivas fórmulas.

1. Receita bruta

A receita bruta representa o total acumulado das vendas realizadas pela empresa em um determinado período, sem levar em conta os descontos, devoluções ou impostos aplicados às operações. 

Esse é o ponto de partida para entender o desempenho financeiro do negócio antes de qualquer dedução.

Para encontrar o total de “Receita Operacional Bruta”: 

  • Escolha a função SOMA e selecione todas as linhas referentes a receita (vendas de produtos, vendas de mercadorias e prestação de serviços).

2. Deduções da receita bruta

Refere-se aos valores que são subtraídos da receita bruta, incluindo devoluções de produtos, descontos comerciais concedidos aos clientes e impostos incidentes diretamente sobre as vendas, como ICMS e ISS. 

Essas deduções ajustam a receita para refletir os valores efetivamente recebidos.

Para encontrar o total de “Deduções da Receita Bruta”: 

  • Escolha a função SOMA e selecione todas as linhas referentes a receita (devoluções de vendas, abatimentos e impostos e contribuições incidentes sobre venda).

3. Receita líquida

A receita líquida é obtida após a aplicação das deduções sobre a receita bruta. 

Ela reflete o montante real que a empresa tem disponível, eliminando efeitos de devoluções, descontos e impostos diretos, sendo essencial para análises financeiras.

Para encontrar o total de “Receita Operacional Líquida”: 

  • Escolha a função SOMA e selecione o total de “Receita operacional bruta” somando ao total de “Deduções da receita bruta”

4. Custos das Vendas

Os custos das vendas abrangem todas as despesas extras relacionadas diretamente à produção de bens ou à prestação de serviços vendidos. 

Isso inclui custos de matéria-prima, logística, e quaisquer gastos associados à entrega ou fabricação de produtos e serviços.

Para encontrar o total de “Custo das Vendas”: 

  • Escolha a função SOMA e selecione todas as linhas referentes ao custo (custo dos produtos vendidos, custo das mercadorias e custo dos serviços prestados)

5. Resultado ou lucro bruto

O lucro bruto é calculado subtraindo os custos das vendas da receita líquida. 

Esse indicador revela a margem de ganho inicial que a empresa obtém com suas operações principais, antes de considerar despesas administrativas, financeiras e tributárias.

Para encontrar o total de “Resultado Operacional Bruto”: 

  • Escolha a função SOMA e selecione o total de “Receita operacional líquida” somando ao total de “Custos das vendas”

6. Despesas administrativas

As despesas administrativas ou “operacionais” incluem todos os custos fixos associados à manutenção e operação do negócio. 

Isso inclui salários de funcionários administrativos, aluguel de escritórios, contas de energia e outros gastos que não dependem diretamente do volume de vendas.

Para encontrar o total de “Despesas Operacionais”: 

  • Escolha a função SOMA e selecione todas as linhas referentes às despesas (despesas com vendas e despesas administrativas)

7. Despesas financeiras líquidas

São os custos associados à obtenção de crédito ou à administração de dívidas, como juros sobre empréstimos, taxas bancárias e multas financeiras. 

Quando aplicável, pode incluir variações cambiais em operações internacionais.

Para encontrar o total de “Despesas Financeiras Líquidas”: 

  • Escolha a função SOMA e selecione todas as linhas referentes às despesas (receita financeira e variações monetárias e cambiais ativas)

8. Despesas com vendas

Essas despesas englobam os gastos diretamente relacionados à promoção e concretização de vendas, como comissões de vendedores, investimentos em publicidade, ações de marketing e suporte pós-venda.

Para encontrar o total de “Outras Despesas e Receitas”: 

  • Insira o sinal de igual ( = ) e selecione selecionar a célula referente a “custo de venda de bens e direitos do ativo não circulante”

9. Resultados antes do IRPJ e CSLL

É o montante obtido após a dedução de todas as despesas operacionais e financeiras, mas antes de considerar a incidência do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). 

Esse resultado reflete o desempenho operacional bruto da empresa.

Para encontrar o total de “Resultado Operacional do IR e CSLL”:

  • Escolha a função SOMA e selecione o total de “Resultado operacional bruto” somado ao total de “Despesas Operacionais”, “Despesas Financeiras Líquidas” e “Outras Receitas e Despesas”.

10. Provisão IRPJ e CSLL

Corresponde à reserva financeira necessária para o pagamento do IRPJ e da CSLL. 

Esses tributos são calculados com base no lucro obtido pela empresa, sendo fundamentais para o planejamento fiscal.

Para encontrar o total de “Provisão para IR e CSLL”:

  • Selecione a célula “Receita Operacional Bruta” e multiplique pelo IR, somando a célula “Receita Operacional Bruta” e multiplicando pelo CSLL”

Para isso, é necessário inserir uma aba na planilha de DRE com a taxa referente aos impostos:

11. Lucro líquido antes das participações

Esse indicador considera o lucro após dedução de todas as despesas, inclusive tributos, mas antes da distribuição de participações aos sócios, acionistas ou funcionários. 

É usado para medir a rentabilidade operacional final antes das alocações.

Para encontrar o total do “Lucro Líquido antes das Participações”:

  • Escolha a função SOMA e selecione o total de “Resultado Operacional Antes do IR e CSLL” somando ao total de “Provisão para IR e CSLL”

12. Resultado líquido

O resultado líquido, também conhecido como lucro líquido final, é o valor que sobra para a empresa após todas as deduções, incluindo despesas, tributos e participações. 

Esse é o montante disponível para reinvestimentos, distribuição de dividendos ou reserva financeira.

Para encontrar o total do “Resultado líquido do exercício”:

  • Escolha a função SOMA e selecione o total de “Lucro líquido Antes das Participações” somando ao total de “PRO LABORE”:

Se você seguiu todos os passos corretamente, a sua planilha de DRE está pronta! Agora, você só precisa fazer os lançamentos. 

Confira como fica preenchido no modelo final:

Leia mais:

Como analisar a DRE?

Existem dois principais métodos, a vertical e a horizontal, que basicamente funcionam como uma orientação de leitura e interpretação da planilha.

Ao aplicar esses dois métodos de análise, gestores têm uma visão completa do desempenho financeiro, podendo tomar decisões embasadas e proativas para impulsionar os resultados.

A seguir, explicamos cada uma delas em detalhes.

Análise vertical

A Análise Vertical examina a relação proporcional entre os elementos da DRE e um total de referência, que geralmente é a receita líquida. 

Essa abordagem ajuda a entender como cada componente, como custos, despesas e impostos, contribui para o resultado final.

Por exemplo, ao observar a porcentagem das despesas operacionais em relação à receita líquida, é possível identificar áreas onde os gastos estão acima do esperado. 

Com essas informações, os gestores podem ajustar a estrutura de custos, melhorando a eficiência e otimizando a lucratividade.

Além disso, a análise vertical é útil para monitorar mudanças no peso relativo das despesas ao longo do tempo, permitindo ajustes contínuos na estratégia financeira.

Análise horizontal

Enquanto a análise vertical foca na relação interna entre elementos de um mesmo período, a Análise Horizontal examina a evolução dos itens da DRE ao longo de diferentes períodos. 

Isso inclui a comparação de receitas, custos e despesas de um mês, trimestre ou ano em relação a outro.

Esse método é essencial para identificar tendências de crescimento ou declínio, ajudando a projetar cenários futuros e ajustar o planejamento estratégico. 

Por exemplo, se as receitas de vendas aumentam enquanto os custos permanecem estáveis, isso pode indicar maior eficiência operacional.

Com a análise horizontal, a empresa pode monitorar sua evolução ao longo do tempo, assegurando que as decisões tomadas reflitam o crescimento sustentável e a rentabilidade desejada.

Qual a diferença entre DRE e Balanço Patrimonial?

A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) e o Balanço Patrimonial são dois relatórios contábeis, mas com propósitos distintos, que juntos oferecem uma visão ampla e complementar sobre a saúde financeira de uma empresa. 

Entender a diferença entre eles é fundamental para uma gestão financeira eficiente.

A DRE reflete o desempenho financeiro da empresa em um período maior, detalhando as receitas, custos, despesas e o resultado obtido, seja lucro ou prejuízo. 

Ela está mais conectada ao dia a dia da operação, permitindo acompanhar a rentabilidade e a eficiência operacional ao longo do tempo.

Por ser dinâmica, a DRE é uma ferramenta que ajuda a entender como as atividades geradoras de receita e os custos associados impactam a lucratividade. 

Além disso, permite planejar ajustes para melhorar o desempenho financeiro com base em dados reais.

O Balanço Patrimonial, por outro lado, apresenta a situação financeira da empresa em um momento específico, funcionando como um "raio-X" das finanças. 

Ele lista os ativos (bens e direitos), os passivos (obrigações) e o patrimônio líquido, demonstrando a capacidade da empresa de honrar seus compromissos financeiros.

Essa visão estática é serve para avaliar a liquidez, solvência e estabilidade da organização, ajudando a identificar sua capacidade de investimento ou a necessidade de ajustes financeiros.

Juntas, elas permitem:

  • Entender como as receitas e despesas impactam o patrimônio líquido.
  • Comparar o que foi realizado (DRE) com o que está previsto ou registrado como obrigação (Balanço Patrimonial).
  • Avaliar a saúde financeira geral e planejar ações com base em dados concretos.

Ao utilizar ambas as ferramentas de maneira integrada, gestores conseguem tomar decisões mais fundamentadas, garantindo um equilíbrio saudável entre a operação diária e a sustentabilidade financeira no longo prazo.

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