Aprenda sobre gerenciamento de faturamento. Descubra estratégias para otimizar o fluxo de caixa e a saúde financeira de sua empresa.
Gerenciar corretamente o inventário de estoque é essencial para manter o bom funcionamento de um negócio.
Essa prática ajuda a evitar perdas, otimizar compras, organizar o armazenamento e garantir que as vendas estejam alinhadas à realidade dos produtos disponíveis.
Neste artigo, você vai entender o que é um inventário de estoque, para que ele serve, quais os tipos existentes, como fazer e como automatizar esse processo para ganhar mais eficiência no seu negócio.
O inventário de estoque é o registro detalhado e organizado de todos os itens que uma empresa possui armazenados em um determinado momento.
Ele abrange desde produtos prontos para venda até matéria-prima, insumos e, em alguns casos, materiais de escritório.
Esse controle é fundamental para garantir que a empresa saiba exatamente o que tem em estoque, evitando compras desnecessárias ou a falta de produtos.
A prática também contribui para uma gestão de estoque mais eficiente e alinhada às vendas.
Além disso, o inventário pode ser feito de diversas formas, desde planilhas simples até sistemas de gestão integrados que automatizam a contagem e atualização de produtos em tempo real, como na loja online ou no PDV da InfinitePay.
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O inventário de estoque serve como uma ferramenta estratégica de controle e tomada de decisão.
Ele permite que os empreendedores acompanhem a disponibilidade de produtos, identifiquem falhas no controle de entrada e saída e planejem melhor suas ações de compra, venda e precificação.
Veja os principais objetivos:
O inventário também traz benefícios indiretos importantes, como maior previsibilidade financeira, controle de sazonalidade e agilidade na produção ou reposição de mercadorias — especialmente útil para negócios com alta rotatividade ou recursos limitados.
Existem diversos tipos de inventário de estoque, cada um adequado a diferentes portes de empresa, volumes de mercadoria e necessidades de controle.
A escolha do tipo ideal depende da frequência de movimentação dos produtos, da complexidade do negócio e da tecnologia disponível.
Conheça os principais:
É realizado em intervalos definidos, como mensal, semestral ou anual.
Durante esse processo, as operações podem ser pausadas para permitir a contagem completa dos itens em estoque.
É indicado para negócios menores ou que não utilizam sistemas de controle em tempo real.
A contagem é feita de forma contínua, em ciclos planejados.
O estoque é dividido por categorias ou setores, e cada grupo é verificado em um momento diferente.
Essa abordagem reduz a necessidade de interrupção nas atividades e garante maior frequência de atualização.
É a contagem manual dos itens armazenados.
Serve para validar dados do sistema e identificar falhas como extravios, perdas ou desvios.
Costuma ser utilizado em auditorias internas ou quando há suspeita de inconsistência nos registros.
Realizado com o apoio de tecnologia, esse tipo registra automaticamente cada movimentação de entrada e saída, mantendo o estoque sempre atualizado. É ideal para empresas com alta rotatividade ou com grandes volumes de mercadorias, como e-commerces e supermercados.
É exigido por obrigações legais, como apuração de ICMS, IPI e Imposto de Renda.
Sua principal função é assegurar que a empresa esteja em conformidade com o Fisco, evitando multas e facilitando auditorias contábeis.
🤔 Tipos de estoque: conheça os principais e como escolher o ideal para o seu negócio
É uma contagem abrangente feita ao final de cada ano fiscal, com o objetivo de fechar balanços e alinhar as informações contábeis.
Costuma ser obrigatório para empresas de maior porte, mas também pode ser adotado por pequenos negócios como boa prática de gestão.
A seguir, você confere um passo a passo prático para aplicar no seu negócio:
O primeiro passo é organizar o local onde o inventário será feito.
Limpe o espaço, elimine obstáculos, identifique áreas com maior volume e agrupe produtos semelhantes em categorias.
Também é importante retirar do estoque itens obsoletos, vencidos, danificados ou que não serão mais comercializados. Deixá-los no inventário pode gerar dados distorcidos.
Com o espaço organizado, o próximo passo é garantir que os produtos estejam corretamente catalogados.
Isso inclui nome, código, características (como tamanho, cor, lote, validade) e localização.
💡Dica: usar etiquetas com códigos de barras, QR codes ou sistemas de rastreamento facilita tanto a contagem quanto o controle posterior. Mesmo em empresas pequenas, é possível usar etiquetas simples impressas ou apps gratuitos de inventário.
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Escolha qual modelo de inventário é mais adequado ao seu negócio (periódico, rotativo, contínuo, etc.).
Depois, determine com que frequência ele será feito. Isso dependerá do volume de vendas e da complexidade do estoque.
Por exemplo, mercados e farmácias, que trabalham com produtos perecíveis, costumam fazer inventários rotativos semanais ou mensais.
Já uma loja de eletrônicos pode optar por um inventário periódico a cada trimestre.
Definir a periodicidade certa evita discrepâncias e facilita a rastreabilidade caso algum item desapareça ou esteja com a quantidade incorreta.
O inventário deve ser conduzido por uma equipe capacitada.
Mesmo em empresas pequenas, é importante designar funções específicas: quem vai contar, quem vai registrar e quem será o responsável por revisar os dados.
Organize o processo por etapas:
Essa divisão evita retrabalho e melhora a precisão, especialmente quando há grandes volumes ou produtos de difícil identificação.
Você pode optar por uma contagem manual usando planilhas de controle de estoque grátis e checklists impressos ou automatizada (com coletores de dados e softwares de gestão de estoque).
💡 Dica: teste os equipamentos com antecedência para evitar falhas durante o processo.
Para empresas que usam um sistema como PDV ou ERP, é importante garantir que ele esteja atualizado e que os colaboradores saibam como operá-lo corretamente.
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Durante a contagem, siga uma sequência lógica e sistemática. Comece por um lado do estoque e siga por corredores ou prateleiras, evitando pular etapas.
Veja algumas dicas para evitar erros:
Caso haja dúvidas ou divergências, sinalize o produto para uma recontagem posterior.
💭 Como fazer o controle de estoque da minha empresa?
Com os dados em mãos, atualize o sistema de controle de estoque e compare as informações reais com as registradas.
Gere relatórios que mostrem:
Esse cruzamento é essencial para tomar decisões corretivas, ajustar o sistema e garantir que o estoque reflita a realidade física.
Feito o inventário, é hora de entender o que os números dizem sobre o seu negócio.
Analise as principais causas de inconsistência: falha de registro? Perda? Roubo? Erro operacional?
Com base nisso:
Inventário não deve ser apenas uma obrigação: ele deve alimentar decisões estratégicas.
🤔 5 dicas para o controle de estoque da sua loja virtual
Quando feito corretamente e com frequência adequada, ele oferece uma série de benefícios que impactam diretamente nos resultados da empresa:
Com o inventário atualizado, o empreendedor sabe exatamente quais produtos estão disponíveis, em quais quantidades e condições.
Isso permite manter o nível ideal de reposição e evita tanto o excesso quanto a falta de mercadorias (rupturas).
A contagem periódica ajuda a identificar itens que estão parados, vencidos ou avariados, evitando prejuízos.
Além disso, ao descobrir divergências, é possível agir rapidamente para corrigi-las, reduzindo perdas financeiras.
Um estoque bem monitorado é sinônimo de ambiente mais limpo, categorizado e eficiente.
Isso facilita o acesso aos produtos, melhora a produtividade da equipe e reduz erros operacionais — principalmente em empresas com mix amplo de itens.
Os dados gerados pelo inventário são fundamentais para entender quais produtos têm maior giro, como é o comportamento de venda por sazonalidade, e o que pode ser descontinuado.
Isso embasa decisões estratégicas em vez de achismos.
O inventário é exigido por lei em muitos contextos, especialmente em empresas que precisam prestar contas ao Fisco.
Ter esses registros organizados evita autuações, multas e problemas contábeis, além de facilitar auditorias.
Produtos disponíveis, entregas rápidas e menos cancelamentos.
Com o estoque certo, o cliente final percebe mais agilidade, segurança e confiança no seu processo de compra — o que impacta diretamente na fidelização.
Controlar estoque manualmente é viável em negócios muito pequenos ou com poucos produtos.
Mas à medida que sua empresa cresce, contar com automação é essencial para ganhar produtividade, reduzir erros e ter uma visão em tempo real do seu estoque.
A InfinitePay oferece soluções completas e gratuitas para você automatizar o controle de inventário com eficiência e simplicidade:
Com o Magic PDV da InfinitePay, seu estoque é atualizado automaticamente a cada venda realizada, seja na maquininha, loja online ou por meio do InfiniteTap.
Isso significa que você não precisa mais registrar manualmente as saídas de produtos — o PDV da InfinitePay faz tudo por você.
O faturamento é um dos principais indicadores financeiros de uma empresa. Ele representa o valor total das vendas de produtos ou serviços realizados em um determinado período, sem considerar os custos.
Em outras palavras, o faturamento é o dinheiro que entra no caixa da empresa a partir de sua atividade principal. Ele é calculado multiplicando-se a quantidade de produtos ou serviços vendidos pelo preço unitário.
Por exemplo, se uma empresa vende 100 unidades de um produto a R$10,00 cada, o seu faturamento será de R$1.000,00.
Em termos simples, o faturamento é a soma total de todas as receitas obtidas por uma empresa em um determinado período de tempo. Essas receitas são geradas a partir da venda de produtos ou serviços, e o faturamento representa o montante bruto que a empresa recebe antes de deduzir os custos e despesas operacionais.
É importante distinguir entre faturamento e lucro, já que esses dois conceitos estão relacionados, mas são diferentes. Enquanto o faturamento representa o total das receitas, o lucro é o valor que resta após subtrair todos os custos e despesas, incluindo impostos, salários e outros gastos operacionais. Em resumo, o faturamento é a entrada de dinheiro, enquanto o lucro é o que sobra depois de pagar todas as contas.
Outro ponto importante a ser esclarecido é a diferença entre renda e faturamento. Renda refere-se ao dinheiro que uma pessoa física ganha, como salário, aluguel, dividendos de investimentos, entre outros. Faturamento, por outro lado, é uma métrica utilizada no contexto empresarial para calcular a receita total de uma empresa.
O faturamento é importante para a empresa porque:
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3 dicas essenciais para aumentar o faturamento da sua Oficina Mecânica
Fazer o faturamento de uma empresa envolve registrar todas as vendas ou receitas geradas e manter um controle detalhado de todas as transações financeiras. Isso pode ser feito manualmente ou com o auxílio de softwares de gestão financeira, dependendo do porte e das necessidades da empresa.
O faturamento é calculado multiplicando-se a quantidade de produtos ou serviços vendidos pelo preço unitário.
A fórmula é a seguinte:
Faturamento = Quantidade de produtos ou serviços vendidos * Preço unitário
Por exemplo, se uma empresa vende 100 unidades de um produto a R$10,00 cada, o seu faturamento será de R$1.000,00.
Faturamento = 100 * 10
Faturamento = 1.000
O faturista desempenha um papel importante na empresa, sendo responsável por emitir faturas, boletos e notas fiscais, garantindo que todas as transações sejam registradas adequadamente. Eles também podem lidar com o processo de cobrança e auxiliar na gestão financeira.
Para os microempreendedores individuais (MEIs), o faturamento é um conceito crucial. De acordo com as regras do MEI, existe um limite anual de faturamento para se qualificar como MEI. Caso o faturamento anual exceda esse limite, o empresário pode perder os benefícios do MEI e precisará se enquadrar em um regime tributário diferente.
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Em resumo, o faturamento é o montante total de receitas geradas por uma empresa em um determinado período. É uma métrica fundamental para avaliar o desempenho financeiro de um negócio, mas não deve ser confundido com lucro. É importante compreender os princípios do faturamento para tomar decisões financeiras sólidas e garantir o sucesso da empresa.
Um dos principais desafios para manter um fluxo de caixa saudável é a inadimplência. Quando os clientes não pagam suas contas em dia, a empresa pode ter dificuldades para honrar seus compromissos financeiros.
Gerir um negócio exige atenção em diversas frentes, e uma das mais críticas é a gestão de recebimentos. É aqui que entra o sistema de cobrança, uma ferramenta que vai além do simples envio de boletos, transformando o modo como as empresas administram suas finanças.
Segundo o estudo realizado pelo Serasa sobre Mapa da Inadimplência e Negociação de Dívidas no Brasil, em agosto de 2023 o número de pessoas inadimplentes chegou a 71,74 milhões, um aumento de 320 mil em relação ao mês anterior. Esse cenário é preocupante para os empreendedores, pois pode afetar o consumo e, consequentemente, as vendas.
Um sistema de cobrança pode ajudar a reduzir a inadimplência e melhorar o fluxo de caixa. Isso porque ele permite que as empresas automatizem o processo de cobrança, desde o envio de faturas até o contato com clientes inadimplentes.
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Um sistema de cobrança é uma plataforma que automatiza os processos de cobrança de um negócio. Ele permite que os negócios enviem faturas, lembretes de pagamento, cobranças e até mesmo realizem ações de recuperação de crédito.
Os sistemas de cobrança podem ser usados por negócios de todos os tamanhos e segmentos. Eles são especialmente úteis para empresas que precisam gerenciar um grande número de cobranças ou que precisam automatizar processos manuais.
Um sistema de cobrança gerencia o processo de cobrança de valores devidos por clientes ou parceiros comerciais. Ele desempenha um papel crucial na otimização do fluxo de caixa e na redução da inadimplência. Abaixo, explicamos como geralmente funciona um sistema de cobrança:
Primeiro, as informações dos clientes são inseridas no sistema, juntamente com os detalhes dos contratos ou serviços prestados que estabelecem os valores e prazos de pagamento.
O processo inicia com a emissão de faturas automáticas com base em transações comerciais ou serviços prestados. As faturas contêm detalhes como data de vencimento, itens ou serviços prestados, e valores a serem pagos.
O sistema monitora o status de pagamento das faturas, identificando contas em dia e aquelas em atraso. Pode enviar lembretes automáticos para clientes antes e após a data de vencimento, incentivando o pagamento pontual.
O sistema permite a personalização de estratégias com base nas características específicas dos clientes. Isso inclui a definição de políticas de crédito, a oferta de descontos por pagamentos antecipados e a criação de planos de pagamento personalizados.
Recursos analíticos são utilizados para avaliar padrões de pagamento, comportamento financeiro dos clientes e identificação de riscos. Isso ajuda na tomada de decisões informadas sobre políticas de crédito e abordagens de cobrança.
Um sistema de cobrança identifica sinais de inadimplência por meio do monitoramento constante. Isso permite ação proativa para evitar que contas em atraso se tornem problemas críticos.
Oferecer mais meios de pagamento é a melhor estratégia para aumentar as chances de receber seus clientes em dia.
Os meios de pagamento mais utilizados pelos consumidores são boleto à vista e parcelado, Pix Cobrança, link de pagamento, cartão de crédito de todas as bandeiras e cartão de débito. Em alguns casos, vale-refeição e vale-alimentação também podem ser oferecidos.
Além de diversificar as opções de pagamento, é importante oferecer flexibilidade ao cliente, como a possibilidade de trocar o meio de pagamento no meio das parcelas ou durante a assinatura de um serviço com cobrança recorrente.
Geração de relatórios detalhados sobre o desempenho financeiro, incluindo análise de contas a receber, histórico de pagamentos e previsões de fluxo de caixa.
Em casos de inadimplência, o sistema facilita a implementação de estratégias de recuperação de dívidas, automatizando processos de negociação e gestão de acordos de pagamento.
A régua de cobrança é um roteiro que define quando e como enviar mensagens aos clientes para lembrá-los de pagar suas contas.
Uma régua de cobrança é um conjunto de procedimentos e ações estruturadas, criadas para gerenciar o processo de cobrança de clientes inadimplentes de maneira eficiente e automatizada. Essa régua é composta por várias etapas que vão desde o primeiro contato com o cliente até ações mais severas, como a negativação do nome ou ação judicial, caso a dívida não seja quitada. O objetivo da régua de cobrança é recuperar o crédito da forma mais amigável possível, reduzir o índice de inadimplência e manter uma boa relação com o cliente.
A régua de cobrança pode variar de acordo com a política de cada empresa, o tipo de produto ou serviço oferecido e o perfil do cliente. No entanto, ela geralmente inclui comunicações via e-mail, SMS, ligações telefônicas e, em alguns casos, correspondências físicas.
Abaixo, segue um exemplo de tabela que descreve uma régua de cobrança típica, considerando D+ (dias após o vencimento da dívida):
É importante ressaltar que a régua de cobrança deve sempre respeitar as normas do Código de Defesa do Consumidor e as boas práticas de mercado, procurando manter um relacionamento saudável e respeitoso com o cliente.
Automatizar a régua de cobrança com um sistema de cobrança gratuito traz diversos benefícios tanto para as empresas quanto para os clientes, tornando o processo de cobrança mais eficiente, eficaz e menos suscetível a erros humanos. Aqui estão alguns dos principais motivos pelos quais as empresas optam pela automatização desse processo:
A automatização permite que a empresa execute uma grande quantidade de ações de cobrança em um curto espaço de tempo, reduzindo o trabalho manual necessário e permitindo que a equipe se concentre em tarefas mais estratégicas.
Garante que todas as ações de cobrança sejam realizadas de forma padronizada, seguindo as políticas da empresa, o que ajuda a manter a qualidade e a uniformidade do processo de cobrança.
A tecnologia permite segmentar e personalizar as ações de cobrança de acordo com o perfil do cliente, histórico de pagamento, valor da dívida, entre outros critérios, aumentando as chances de sucesso na recuperação do crédito.
A automatização diminui a necessidade de intervenção humana, o que pode reduzir significativamente os custos operacionais associados ao processo de cobrança.
A comunicação automatizada pode ser menos invasiva e mais amigável, oferecendo opções de negociação e pagamento de forma clara e acessível, o que contribui para a manutenção de uma boa relação com o cliente, mesmo em situações de inadimplência.
A agilidade e a precisão na execução das etapas da régua de cobrança aumentam as chances de recuperação de créditos, impactando positivamente o fluxo de caixa e a saúde financeira da empresa.
A automatização facilita o monitoramento em tempo real do processo de cobrança, permitindo ajustes rápidos na estratégia conforme necessário, além de fornecer dados valiosos para análises futuras.
Veja Prevenindo cobrança indevida
A automatização ajuda a garantir que todas as ações de cobrança estejam em conformidade com as leis e regulamentações aplicáveis, minimizando riscos legais para a empresa.
Portanto, a automatização da régua de cobrança é uma estratégia importante para otimizar o processo de recuperação de dívidas, reduzindo custos operacionais, melhorando a relação com os clientes e aumentando a eficácia na recuperação de créditos.
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Para alcançar eficiência e atender de forma ideal às suas necessidades, é fundamental levar em consideração diversos aspectos ao automatizar os processos de cobrança. O ideal é considerar diversos fatores, como o tamanho da sua empresa, o volume de transações, a complexidade das operações financeiras, e, claro, o custo-benefício. Avaliar as funcionalidades oferecidas, a segurança, a flexibilidade e a facilidade de uso também são aspectos importantes na escolha do sistema de cobrança mais adequado para atender às demandas específicas de uma empresa.
Por isso é indispensável contar com uma empresa reconhecida pela qualidade e segurança, que disponibiliza uma plataforma de gestão de cobranças eficiente. Dessa forma, é possível assegurar a ausência de problemas no processo de automatização, otimizando assim as atividades relacionadas.
Nenhum negócio sobrevive ao competitivo mercado empresarial brasileiro por muito tempo sem uma boa gestão. Fazer a conciliação bancária e ter todos os números da sua empresa na ponta do lápis é essencial para sobreviver no Brasil.
Segundo especialistas, inclusive, a falta de gestão profissional é uma das principais ameaças para as PMEs.
Dentre os principais pontos a serem considerados no gerenciamento de uma companhia, é preciso levar em conta todas as questões financeiras e de controle interno que permitem a uma organização atingir o tão desejado equilíbrio orçamentário.
Agora, visando oferecer outro conteúdo relevante para você e seu negócio, lhe forneceremos um passo a passo sobre como fazer conciliações bancárias. Vamos lá?
Antes de começarmos, é importante definir do que se trata a conciliação bancária. Ela é uma ferramenta de extrema importância para a gestão financeira de uma empresa, independentemente de seu tamanho.
Em linhas gerais, a conciliação bancária nada mais é do que a relação entre os controles financeiros internos de um negócio e as movimentações da conta ou das contas de uma empresa. Na prática, nada mais é do que você comparar o seu sistema de gestão, a sua planilha ou o seu caderno com o extrato do seu banco em um determinado período!
Ou seja, é neste momento que o empreendedor compara, de lado a lado, todas as despesas, recebimentos e o saldo disponível da empresa. Assim, é possível conferir se as movimentações realizadas foram de fato efetivadas, e se existem divergências nos resultados apresentados.
Suponha, por exemplo, que você deseja avaliar se as entradas e saídas do negócio estão de acordo com o saldo de seu banco. É através do processo de conciliação bancária que você consegue traçar comparativos entre esses dados e mensurar se está tudo dentro dos conformes na gestão financeira da empresa.
Dessa forma, você garante que o controle da sua empresa está correto e não cai na armadilha de achar que tem uma quantia de dinheiro disponível e quando vai ver no banco... Cadê?
Diversos empreendedores dependem dessa tarefa para evitarem prejuízo, principalmente se recebem por cartões de crédito ou débito e boletos. Nestes casos, os valores arrecadados das vendas ou das prestações de serviço caem na conta bancária da pessoa jurídica. Através da conciliação é possível, então, conferir se o crédito esperado de fato caiu em sua conta, e entender seu capital de giro.
Levando este benefício em consideração, já fica mais do que clara a importância de realizar conciliação bancária dentro de qualquer empresa. Afinal, ter conhecimento do que de fato entrou em sua conta bancária e se você realmente recebeu por suas vendas, é essencial para o desenvolvimento de qualquer empreendimento.
Leia mais: O que é capital de giro
A conciliação bancária é uma ação crucial e corriqueira dentro do dia a dia de qualquer departamento financeiro. Como dissemos, seu principal intuito é o de analisar se há inconsistências ou se todos os dados do controle interno (entradas e saídas de capital) estão batendo.
Especialmente quando tratamos de estabelecimentos que lidam com muitas vendas diárias provenientes de diferentes fontes (cartões de crédito, débito, pagamento a vista, boleto bancário), a conciliação bancária é uma ferramenta indispensável e capaz de prover cenários financeiros diários, semanais, mensais, anuais ou mesmo de um período específico, e que ajuda a validar seu fluxo de caixa.
Dessa forma, você garante que sempre terá capital disponível para realizar as suas operações cotidianas, ou para o cumprimento de obrigações, como faturas de fornecedores, empréstimos, financiamentos bancários etc.
Pensando no curto prazo, a conciliação bancária pode parecer um esforço extra que, para quem não tem tanto tempo disponível, pode ser irrelevante. Porém, realizando este controle durante longos períodos (meses, anos) vai ficar perceptível a quantidade de perdas que podem ser evitadas com esta prática.
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É importante salientar, também, que se o acompanhamento das entradas e saídas possuem valores errados, consequentemente o gestor financeiro vai basear-se em cálculos errados, resultando em estratégias que podem gerar prejuízos futuros para a empresa.
Valores que não condizem com a realidade resultam em falhas no acompanhamento do fluxo de caixa da empresa, e isto pode se tornar um problema grave a médio ou longo prazo, colocando em risco o futuro do empreendimento. Já pensou se chega no dia de um pagamento e não tem dinheiro no banco?
Outra questão a ser pontuada são os prejuízos recorrentes que podem acontecer quando não se acompanha o extrato bancário com frequência. Isso costuma acontecer quando existem taxas cobradas em cima de serviços prestados por bancos e operadoras.
Por exemplo, quando se contrata o serviço de uma adquirente (aquela que provê a maquininha, que possibilita, para o varejista, aceitar cartão em seu estabelecimento), taxas diversas são cobradas para diferentes tipos de transação. Muitas empresas altera essas taxas sem aviso prévio, resultando em um gasto extra para o empreendedor, que muitas vezes não tem conhecimento da cobrança indevida. A conciliação bancária permite um acompanhamento mais efetivo em relação a estes valores que, muitas vezes, são cobrados sem que o empreendedor perceba.
Na InfinitePay, que oferece meios de pagamento para o empreendedor, as taxas são transparentes e sem pegadinhas, justamente para facilitar a vida dos empreendedores. Oferecemos uma calculadora de taxas para nossos clientes saberem quanto vão receber em cada venda.
A conciliação bancária pode ser uma ferramenta atrelada diretamente ao planejamento estratégico da empresa, permitindo uma visão mais detalhada de todas as despesas e lucros do estabelecimento.
O resultado? Uma ferramenta indispensável de controle, capaz de te guiar para planejar e construir o seu negócio de acordo com os objetivos traçados para ele!
Agora que já entendemos a importância e a definição de conciliação bancária, vamos verificar como fazer a conciliação bancária e de que modo ela deve ser implementada na cultura de uma empresa.
Confira o passo a passo:
O primeiro passo para uma conciliação bancária completa e eficaz consiste em registrar, todos os dias, quais foram as movimentações de entrada e saída de suas contas. Neste processo, leve em conta tudo: desde pequenas taxas cobradas pelos bancos, até a entrada de volumes mais substanciais, como aquelas vindas de maquininhas, vendas por celular, Pix, link de pagamento ou boleto. Exemplos de saídas: pagamentos de fornecedores, contas fixas, recebimentos de clientes, pagamentos de salários, impostos, tarifas bancárias etc.
Você deve guardar notas fiscais, recibos, extratos, comprovantes de depósitos, pagamentos e transferências bancárias. Isso servirá como prova para os casos de identificação de valores que não caíram em sua conta. Dessa forma, você estará fazendo o controle interno do caixa da sua empresa, registrando diariamente as entradas e saídas de dinheiro, além do seu saldo bancário.
Uma dica: É muito importante que você registre os lançamentos de acordo com a data de movimentação de caixa deles. Por exemplo:
Esse controle garante que você respeite os prazos de pagamento e evite pagar multas por atraso. Além disso, o acompanhamento detalhado de todas as movimentações de entrada e saída junto ao seu extrato bancário vai permitir que você identifique dados divergentes, na hora da conferência entre os números e as datas.
Em seguida, é preciso validar se os saldos do controle interno (tanto o inicial, quanto o final) conferem com as informações do extrato bancário.A forma mais comum é através da comparação do arquivo do banco, geralmente no formato OFX ou PDF, com o seu sistema interno.
Extrato na mão, controle interno na outra... Ao que devemos ficar atentos para fazer uma boa conciliação bancária?
Com esse checklist você conseguirá fazer uma conciliação bancária eficiente!
Bônus: Se você conseguir agrupar os lançamentos por categorias, você terá uma visão ainda melhor sobre sua empresa.
Dessa forma você conseguirá saber por exemplo, onde está o seu maior custo (É no custo das mercadorias? Nas despesas fixas? Nas despesas com funcionários? Impostos?)
Finalmente, caso tenha sido localizada alguma inconsistência na etapa anterior, é hora de aplicar a devida correção nos dados de modo que todos os lançamentos do controle interno reflitam a realidade das finanças do negócio.
Lembrando que notas fiscais, boletos, extratos e comprovantes devem ser guardados para futuro lançamento contábil.
Caso tenha alguma divergência entre os registros do seu controle interno e banco, procure olhar os documentos originais de cada lançamento. Erros comuns que podem acontecer são erros de digitação na hora da inclusão do dado, duplicidade de venda, multa/desconto por atraso não previsto, entre outros.
Caso você faça vendas por cartão, atente-se ao fato de que podem haver transações que não foram processadas totalmente (mesmo com o comprovante sendo impresso na máquina). Para isso, é importante que você faça a conciliação entre o seu sistema de vendas e o extrato das operadoras.
Além disso, pode haver também atraso no pagamento das suas vendas por parte das operadoras de cartão de crédito. Verifique se isso acontece e entre em contato com a sua operadora para corrigir as pendências.
Caso você faça vendas por cartão, também é necessário realizar o controle das taxas cobradas pelas operadoras. Todas as taxas foram cobradas corretamente Além disso, confira se todas as tarifas bancárias (como TED ou DOC) estão previstas no seu controle interno.
Alguns impostos sob operações, como IOF (Caso você tenha feito alguma operação internacional ou alguma aplicação financeira) também pode gerar diferenças na hora de conferência do saldo.
Leia mais: IOF: O que é e como funciona
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Manter as contas a pagar devidamente registradas é fundamental para a saúde financeira do seu negócio. Quanto mais controle você tiver sobre os números da sua empresa, melhor conseguirá gerenciá-la.
O empresário que não recolhe e analisa estes dados, não tem consciência da real situação da empresa. E sem dúvidas, é um erro se basear somente no fluxo de clientes e no número de vendas sem dar atenção aos gastos.
Por isso, uma boa gestão deve ter controle das contas a pagar e contas a receber, bem como uma visão ampla do setor financeiro, pois são fundamentais para analisar o crescimento do negócio e definir as estratégias que a empresa deve seguir.
Ter um controle sobre estas operações, por meio do fluxo de caixa, te ajuda a antecipar e estimar as obrigações durante determinado período. Além de evitar juros decorrentes de vencimentos, prever a margem de lucratividade e avaliar o saldo real em caixa.
Neste artigo, te mostraremos como organizar as contas a pagar da sua empresa, focando na eficiência e no sucesso do seu negócio.
Confira aqui nossa planilha de fluxo de caixa para baixar
As contas a pagar são as obrigações financeiras da sua empresa. É tudo aquilo o que for necessário para o seu empreendimento se manter em funcionamento.
Por exemplo:
As contas a pagar também incluem impostos e obrigações fiscais. Elas representam tudo o que a empresa gasta em relação à manutenção, materiais e outros gastos, recorrentes ou não.
O controle de contas a pagar permite que o gestor identifique as obrigações a pagar, evitar multas e juros, tornar prioridade alguns pagamentos (em casos de dificuldades financeiras), conciliar os saldos contábeis e verificar as obrigações contratadas e ainda não foram pagas.
Manter esses compromissos em dia exige muita organização, uma vez que o volume de gastos pode ser alto, dependendo do setor da empresa. Os esquecimentos e a desorganização podem acarretar juros abusivos em alguns casos.
Os benefícios de realizar um controle apropriado de contas a pagar são muitos, principalmente se você pensar que isso reflete diretamente no controle financeiro da sua empresa.
Alguns pontos a serem considerados como a recompensa pela atenção dada a esse controle são:
A partir desses pontos, fica claro que o controle de contas a pagar é essencial para a manutenção ideal da saúde financeira da empresa.
O conceito de contas a receber trata de todo o dinheiro que entra na empresa – normalmente relacionado às vendas, restituições, estornos, retorno sobre investimentos, etc.
É importante que a quantia referente às contas a receber seja sempre maior do que as contas a pagar – assim, a empresa não fica no vermelho e consegue arcar com as suas obrigações financeiras. É a partir deste controle que você tem conhecimento de pontos como:
Manter o controle das contas a pagar é garantir que você está pagando suas dívidas em dia. Além disso, você evitará gastos desnecessários com multas e juros decorrentes do atraso do pagamento. O processo organizado de contas a pagar ainda garante que todas elas sejam rastreadas. Assim, você não arrisca perder os prazos e prejudicar seu caixa.
A primeira coisa para ter um bom controle é fazer um levantamento de todas as obrigações financeiras, listando todas as contas, mesmo que os valores sejam irrisórios. Isso é o básico para não se perder em meio a tantas informações e possibilita a visualização dos pagamentos que precisam ser realizados.
Com a lista em mãos, é preciso anotar os principais detalhes de cada conta, como: data de vencimento, valor a ser pago, forma de pagamento, número da parcela e o que mais achar necessário. Para as contas de valores fixos é fácil, para as variáveis, estipule um valor médio com base nas últimas contas e faça o registro.
Esse planejamento deve ser realizado por um determinado período, normalmente mês a mês. O ideal é que ele seja uma das etapas do seu fluxo de caixa, afinal, você tem contas a pagar, mas também tem receita.
Para que esse processo seja eficiente, registre todas as contas e separe as de pessoa física e de pessoa jurídica, assim é mais fácil ter o controle sobre os pagamentos, não perder os prazos e dar prioridade às contas mais urgentes.
O bom controle das contas a pagar começa com o planejamento dos processos, como já mencionamos. Dessa forma, você previne erros, como pagamento duplicado, falta de pagamento e, até mesmo, o pagamento de mercadorias não recebidas ou compras não realizadas. Crie um processo organizado para a gestão das contas a pagar, o qual pode seguir o seguinte procedimento:
Para não perder nenhum prazo de pagamento e arriscar pagar multas e juros, além de perder credibilidade com o fornecedor, agende-os. Isso pode ser feito no próprio sistema do banco. Mas o ideal é que você também anote em sua agenda pessoal online.
Assim, você será notificado e poderá conferir no mesmo dia se o pagamento foi realizado ou não. Nossa dica é automatizar lembretes para ser notificado dias antes do vencimento de uma conta. Dessa forma, se você tiver dinheiro em caixa para pagar essa conta antecipadamente, então pode negociar um desconto.
Para garantir que você tenha saldo suficiente para honrar com as suas obrigações financeiras, negocie estrategicamente os prazos de pagamento. Isso significa que você deve negociar as datas de pagamento conforme as entradas de receitas, ou seja, as contas a receber. Para isso, analise constantemente seu fluxo de caixa, descubra em quais datas há uma boa entrada de dinheiro e mantenha um controle contínuo.
Com uma planilha de Contas a pagar, você discriminará os pagamentos com vencimento no dia, pagamentos a vencer e vencidos.
Também poderá preencher os dados de fornecedor, descrição de item, valor da parcela a ser paga no mês atual.
Veja o que mais há na planilha:
Para empreendedores que utilizam meios de pagamento para receberem de seus clientes, seja por maquininhas ou tap (quando o celular vira maquininha), seja por link de pagamento, boleto ou Pix, a InfinitePay consegue oferecer todos eles e ainda uma conta digital totalmente grátis para você fazer a gestão de suas vendas. Confira aqui as soluções InfinitePay.
Você sabe a diferença entre fatura e nota fiscal? Essa é uma dúvida comum, e muitos empreendedores até podem achar se tratar de um mesmo documento com funções semelhantes. No entanto, elas têm diferenças importantes que é bem interessante saber.
Em resumo, podemos dizer que a nota fiscal está relacionada ao recolhimento de impostos, enquanto a fatura não tem esse tipo de validade tributária e está mais relacionada à cobrança de um produto vendido ou serviço prestado. O ponto em comum, é que a nota fiscal e a fatura são documentos relativos a uma transação comercial entre empresas (B2B), ou entre empresa e pessoa física (B2C).
Os dois documentos possuem diferentes objetivos, mas ao mesmo tempo são complementares. Por isso, é preciso entender suas particularidades, questões jurídicas e administrativas, e claro, entender como emitir cada um deles.
Neste artigo, explanamos a diferença entre nota fiscal e fatura, as questões legais relativas a esses documentos e como fazer uma boa gestão financeira.
A fatura é um documento que detalha uma transação comercial, tanto de venda de produtos quanto de prestação de serviços, mas que não está vinculada ao recolhimento de impostos. O principal objetivo de uma fatura é relacionar todas as informações que deram origem a um compromisso comercial.
A fatura é um pagamento que ainda será efetivado. Por exemplo, todos os meses recebemos nossas contas de luz, telefone, internet, entre outras, para efetuar o pagamento, certo? Esses são alguns exemplos de fatura. Considerando que a fatura descreve todos os detalhes da transação, muitas empresas utilizam esse documento como auxiliar no seu processo de gestão financeira.
Quando um negócio realiza a emissão da fatura, é preciso gerar também uma nota fiscal para cada um desses documentos. Afinal, conforme dito anteriormente, a fatura não tem relação com questões tributárias. No entanto, não é raro encontrar empresas que não fazem a emissão de faturas e utilizam a própria nota fiscal para cumprir o papel desse documento. Nesse caso, costuma-se enviar uma forma de pagamento (por exemplo, boleto ou link de pagamento) com a NF-e.
As faturas mais usadas pelas empresas são:
Diferente da fatura, a nota fiscal é um documento que tem como objetivo registrar uma transação comercial, seja ela de venda de produtos, seja de prestação de serviços, entre empresas ou entre empresa e pessoa física. O documento também é a responsável por garantir o recolhimento correto dos impostos. Por conta disso, não emitir nota fiscal é crime, enquadrado como sonegação fiscal e passível de multa e até pena de detenção.
Tempos atrás, a nota fiscal era preenchida no papel pela parte vendedora e entregue à parte compradora do negócio. Porém, a partir de 2008, começou o processo de implementação da versão eletrônica no Brasil. Assim, surgiu a nota fiscal eletrônica (NF-e), versão digital deste documento fiscal que pode ser emitida, enviada ao cliente e armazenada em ambiente virtual.
A fatura tem grande importância na gestão financeira de uma empresa, ajudando a organizar os processos, inclusive o fluxo de caixa. Porém, ela não é um documento legalmente obrigatório, ao contrário da nota fiscal. Em outras palavras, a fatura pode ser substituída pela nota fiscal, porém, o contrário não pode acontecer.
A nota fiscal é um documento obrigatório para todas as empresas que realizam vendas ou prestam serviços. Até o momento, só estão isentos dessa obrigatoriedade os Microempreendedores Individuais (MEIs), que realizam transações comerciais com pessoas físicas. Todos os negócios que comercializam produtos e/ou serviços são obrigados a emitir nota fiscal.
Os quatro principais tipos de nota fiscal eletrônica que podem ser emitidas atualmente são:
Veja também: Como fazer uma nota fiscal?
A NF-e, Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias, é utilizada exclusivamente para registro de uma transação comercial de produtos físicos. Esse tipo de nota fiscal tem relação direta sobre a cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), e a sua emissão é feita junto às Secretarias Estaduais de Fazenda.
Por também estar relacionada à circulação de mercadorias, é preciso que com a NF-e também seja emitido o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), documento que deve estar junto ao produto durante o seu trânsito.
Com função semelhante à da NF-e, ou seja, registrar uma transação comercial, a NFC-e, Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, é uma alternativa eletrônica aos cupons fiscais. Utilizada em transações no varejo e no comércio, a NFC-e é o modelo entregue quando realizamos uma compra no supermercado, farmácia, restaurantes e demais estabelecimentos comerciais.
Como o próprio nome sugere, a NFS-e, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, deve ser emitida sempre que há uma prestação de serviço, seja entre empresas, seja entre empresa e pessoa física.
A NFS-e está vinculada à prefeitura onde o CNPJ da empresa prestadora está registrado. No que diz respeito aos impostos, esse tipo de nota fiscal visa o recolhimento do ISS, Imposto sobre Serviços Prestados, de competência municipal.
O CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), é um documento fiscal relacionado à prestação de serviço de transporte de cargas (transportadoras). Ele substitui eletronicamente seis modelos de documentos que antes eram emitidos em papel, entre eles, Nota Fiscal de Serviço de Transporte modelo sete, Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas modelo oito, entre outros.
Esse tipo de nota fiscal eletrônica deve ser emitido para todos os modais de transporte, ou seja, rodoviário, ferroviário, aquaviário, aeroviário, dutoviário e multimodal.
Quando o assunto é nota fiscal eletrônica, alguns empreendedores têm muitas dúvidas e não sabem por onde começar. Este é um cenário muito comum, tendo em vista que existem inúmeras particularidades e regulamentações, e você pode se confundir facilmente.
Entretanto, é necessário ter atenção. Isso não pode ser desculpa para não emitir nota fiscal, não pagar impostos em dia ou não manter o negócio legalizado, já que você pode ser fiscalizado e sofrer sérias consequências, como o pagamento de multas.
Antes de tomar qualquer atitude em seu empreendimento, você precisa entender quais são as suas obrigações fiscais. Todos os empreendedores devem emitir notas fiscais de suas vendas, entretanto, existe apenas uma exceção.
Quem opta por ser Microempreendedor Individual (MEI), que é um tipo de regime tributário, não precisa gerar o documento quando vende para pessoa física. Contudo, caso o consumidor exija, você será obrigado a emitir.
Para a grande maioria das empresas, a emissão da nota fiscal é um passo obrigatório para a realização das vendas de produtos e serviços.
Entretanto, no caso das lojas virtuais que estão iniciando suas jornadas no e-commerce e tem como público-alvo o mercado B2C (ou seja, pessoas físicas), uma ótima opção é buscar o regime tributário do MEI.
Além de ser um regime muito mais simplificado, o MEI oferece excelentes benefícios, como:
Lei mais: Passo a passo de como abrir um MEI sem dúvidas
O mais indicado para a sua empresa é fazer a emissão das notas fiscais automaticamente, para diminuir a demanda de mão de obra e mitigar possíveis erros manuais. Dessa forma, você tem a certeza que nenhuma deixará de ser gerada, garantindo que o seu negócio fique em dia com o Fisco.
Ainda que a NF-e seja emitida digitalmente, ou seja, por meio de um software, muitos empreendedores ainda geram nota por nota. Além de trabalhoso e demorado, as chances de gerar alguma NF-e errada aumenta bastante.
Já quando se emite esse documento de forma automática, essas e outras questões relacionadas à falha e esquecimento são minimizadas, quando não totalmente eliminadas. Isso acontece porque é possível vincular o seu sistema de emissão de NF-e ao de pagamentos da sua empresa. Assim, sempre que um recebimento é confirmado, o processo de emissão da nota se inicia automaticamente.
Além de facilitar a sua rotina e aumentar a produtividade, realizar essa tarefa desse modo permite o envio desse documento fiscal de maneira mais rápida ao cliente, bem como a entrega do produto ou serviço.
Pensando na realidade de um empreendimento que precisa emitir uma nota fiscal para a venda de um produto ou serviço, há algumas etapas importantes que devem ser seguidas.
Antes de tudo, é importante que você saiba qual nota fiscal precisará emitir em seu negócio. No caso da venda de produto físico, em caso de obrigatoriedade, sua loja precisará emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Já se você oferece serviços em seu negócio, a nota que deverá ser emitida é a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e).
Como também foi possível observar, as notas fiscais contam com uma série de questões burocráticas que precisam ser avaliadas. As Notas Fiscais de Serviço, por exemplo, são administradas municipalmente. Já as Notas Fiscais de Produto Eletrônicas são responsabilidade das Secretarias da Fazenda Estadual (SEFAZ).
É fundamental verificar esses pontos com o contador, pois toda a questão dos cadastros tributários precisa ser efetivada para que você possa emitir uma nota fiscal, evitando maiores transtornos com a Receita Federal.
O Certificado Digital é um documento de identificação eletrônica com um sistema de criptografia que garante a legitimidade e autenticidade de todos os tipos de arquivos. Existem alguns modelos de certificados. Os mais utilizados são o Certificado Digital e-CPF, voltado para pessoa física, e o Certificado Digital e-CNPJ, utilizado por empresas.
Note que, para toda empresa que precisa emitir obrigatoriamente uma nota fiscal, é necessário obter o certificado digital, segundo a SEFAZ. É importante salientar que a emissão de um Certificado Digital deve ser realizada por uma Autoridade Certificadora (AC), habilitada pela Receita Federal, como:
Para obter um Certificado Digital, por sua vez, o e-commerce precisará informar, dentre outros documentos:
Você também precisará definir qual software de emissão irá utilizar para gerar suas notas. Há diversas opções no mercado que atendem diferentes necessidades de negócio. Algumas prefeituras oferecem sistemas gratuitos de emissão de nota fiscal.
Por fim, após concluir todas as etapas (fiscais e técnicas), basta emitir a Nota Fiscal, seguindo as orientações do software escolhido.
Para vender bastante, você precisa oferecer alguns meios pagamento aos seus cliente, e a InfinitePay tem todas! Se você tem loja física, uma maquininha de cartão ou o InfiniteTap, que transforma o celular em maquininha sem nenhum custo. Se você vende online, consegue gerar links de pagamento e boletos sem nenhum custo.
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