Gerenciar corretamente o inventário de estoque é essencial para manter o bom funcionamento de um negócio.
Essa prática ajuda a evitar perdas, otimizar compras, organizar o armazenamento e garantir que as vendas estejam alinhadas à realidade dos produtos disponíveis.
Neste artigo, você vai entender o que é um inventário de estoque, para que ele serve, quais os tipos existentes, como fazer e como automatizar esse processo para ganhar mais eficiência no seu negócio.
O que é inventário de estoque?
O inventário de estoque é o registro detalhado e organizado de todos os itens que uma empresa possui armazenados em um determinado momento.
Ele abrange desde produtos prontos para venda até matéria-prima, insumos e, em alguns casos, materiais de escritório.
Esse controle é fundamental para garantir que a empresa saiba exatamente o que tem em estoque, evitando compras desnecessárias ou a falta de produtos.
A prática também contribui para uma gestão de estoque mais eficiente e alinhada às vendas.
Além disso, o inventário pode ser feito de diversas formas, desde planilhas simples até sistemas de gestão integrados que automatizam a contagem e atualização de produtos em tempo real, como na loja online ou no PDV da InfinitePay.
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Para que serve?
O inventário de estoque serve como uma ferramenta estratégica de controle e tomada de decisão.
Ele permite que os empreendedores acompanhem a disponibilidade de produtos, identifiquem falhas no controle de entrada e saída e planejem melhor suas ações de compra, venda e precificação.
Veja os principais objetivos:
- Evitar perdas: produtos esquecidos, danificados ou vencidos geram prejuízo. Um inventário atualizado ajuda a identificar esses itens antes que causem desperdícios.
- Planejar compras com mais precisão: com base nos dados de estoque, é possível evitar excessos e rupturas, comprando apenas o necessário e no momento certo.
- Apoiar a tomada de decisão: saber o que vende mais, o que encalha e como está o giro de estoque ajuda na definição de promoções, mudanças no mix de produtos e reposição de itens.
- Cumprir obrigações fiscais: em muitos casos, o inventário é obrigatório para fins legais e fiscais, como na apuração de impostos ou em auditorias contábeis.
- Melhorar o atendimento ao cliente: com o estoque sob controle, a empresa consegue garantir que os produtos estejam disponíveis quando o cliente precisar, evitando cancelamentos e atrasos.
- Organizar o espaço físico: identificar itens parados ou em excesso permite uma melhor organização do armazém e aproveitamento dos recursos logísticos.
O inventário também traz benefícios indiretos importantes, como maior previsibilidade financeira, controle de sazonalidade e agilidade na produção ou reposição de mercadorias — especialmente útil para negócios com alta rotatividade ou recursos limitados.
Quais são os tipos de inventário de estoque?
Existem diversos tipos de inventário de estoque, cada um adequado a diferentes portes de empresa, volumes de mercadoria e necessidades de controle.
A escolha do tipo ideal depende da frequência de movimentação dos produtos, da complexidade do negócio e da tecnologia disponível.
Conheça os principais:
Inventário periódico
É realizado em intervalos definidos, como mensal, semestral ou anual.
Durante esse processo, as operações podem ser pausadas para permitir a contagem completa dos itens em estoque.
É indicado para negócios menores ou que não utilizam sistemas de controle em tempo real.
Inventário rotativo
A contagem é feita de forma contínua, em ciclos planejados.
O estoque é dividido por categorias ou setores, e cada grupo é verificado em um momento diferente.
Essa abordagem reduz a necessidade de interrupção nas atividades e garante maior frequência de atualização.
Inventário físico
É a contagem manual dos itens armazenados.
Serve para validar dados do sistema e identificar falhas como extravios, perdas ou desvios.
Costuma ser utilizado em auditorias internas ou quando há suspeita de inconsistência nos registros.
Inventário contínuo (ou permanente)
Realizado com o apoio de tecnologia, esse tipo registra automaticamente cada movimentação de entrada e saída, mantendo o estoque sempre atualizado. É ideal para empresas com alta rotatividade ou com grandes volumes de mercadorias, como e-commerces e supermercados.
Inventário fiscal
É exigido por obrigações legais, como apuração de ICMS, IPI e Imposto de Renda.
Sua principal função é assegurar que a empresa esteja em conformidade com o Fisco, evitando multas e facilitando auditorias contábeis.
🤔 Tipos de estoque: conheça os principais e como escolher o ideal para o seu negócio
Inventário anual
É uma contagem abrangente feita ao final de cada ano fiscal, com o objetivo de fechar balanços e alinhar as informações contábeis.
Costuma ser obrigatório para empresas de maior porte, mas também pode ser adotado por pequenos negócios como boa prática de gestão.
Como fazer o inventário de estoque?
A seguir, você confere um passo a passo prático para aplicar no seu negócio:
1. Prepare o ambiente
O primeiro passo é organizar o local onde o inventário será feito.
Limpe o espaço, elimine obstáculos, identifique áreas com maior volume e agrupe produtos semelhantes em categorias.
- Exemplo: se você tem uma loja de roupas, agrupe as peças por tipo (camisetas, calças, vestidos) e depois por tamanho ou cor. Isso facilita a identificação e evita contagens duplicadas ou erradas.
Também é importante retirar do estoque itens obsoletos, vencidos, danificados ou que não serão mais comercializados. Deixá-los no inventário pode gerar dados distorcidos.
2. Classifique e codifique os produtos
Com o espaço organizado, o próximo passo é garantir que os produtos estejam corretamente catalogados.
Isso inclui nome, código, características (como tamanho, cor, lote, validade) e localização.
💡Dica: usar etiquetas com códigos de barras, QR codes ou sistemas de rastreamento facilita tanto a contagem quanto o controle posterior. Mesmo em empresas pequenas, é possível usar etiquetas simples impressas ou apps gratuitos de inventário.
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3. Defina a periodicidade e o tipo de inventário
Escolha qual modelo de inventário é mais adequado ao seu negócio (periódico, rotativo, contínuo, etc.).
Depois, determine com que frequência ele será feito. Isso dependerá do volume de vendas e da complexidade do estoque.
Por exemplo, mercados e farmácias, que trabalham com produtos perecíveis, costumam fazer inventários rotativos semanais ou mensais.
Já uma loja de eletrônicos pode optar por um inventário periódico a cada trimestre.
Definir a periodicidade certa evita discrepâncias e facilita a rastreabilidade caso algum item desapareça ou esteja com a quantidade incorreta.
4. Estabeleça funções e cronograma
O inventário deve ser conduzido por uma equipe capacitada.
Mesmo em empresas pequenas, é importante designar funções específicas: quem vai contar, quem vai registrar e quem será o responsável por revisar os dados.
Organize o processo por etapas:
- Escolha datas com menor movimento (como feriados, finais de semana ou fora do horário comercial).
- Divida o inventário por setores ou categorias.
- Estipule um prazo para cada etapa e evite interrupções durante a contagem.
Essa divisão evita retrabalho e melhora a precisão, especialmente quando há grandes volumes ou produtos de difícil identificação.
5. Escolha as ferramentas de controle
Você pode optar por uma contagem manual usando planilhas de controle de estoque grátis e checklists impressos ou automatizada (com coletores de dados e softwares de gestão de estoque).
💡 Dica: teste os equipamentos com antecedência para evitar falhas durante o processo.
Para empresas que usam um sistema como PDV ou ERP, é importante garantir que ele esteja atualizado e que os colaboradores saibam como operá-lo corretamente.
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6. Execute a contagem
Durante a contagem, siga uma sequência lógica e sistemática. Comece por um lado do estoque e siga por corredores ou prateleiras, evitando pular etapas.
Veja algumas dicas para evitar erros:
- Produtos semelhantes devem ser verificados com mais atenção, pois diferenças sutis podem passar despercebidas (como cor, tamanho, voltagem, etc.).
- Conte sempre em dupla. Um colabora na contagem e o outro no registro. Isso reduz a margem de erro.
- Registre também o estado do item (embalagem danificada, produto aberto, próximo da validade etc.).
Caso haja dúvidas ou divergências, sinalize o produto para uma recontagem posterior.
💭 Como fazer o controle de estoque da minha empresa?
7. Atualize os dados no sistema
Com os dados em mãos, atualize o sistema de controle de estoque e compare as informações reais com as registradas.
Gere relatórios que mostrem:
- Itens com divergência de quantidade
- Produtos que não constavam no sistema
- Mercadorias sem movimentação recente
- Itens com validade próxima ou vencidos
Esse cruzamento é essencial para tomar decisões corretivas, ajustar o sistema e garantir que o estoque reflita a realidade física.
8. Analise os resultados e aplique correções
Feito o inventário, é hora de entender o que os números dizem sobre o seu negócio.
Analise as principais causas de inconsistência: falha de registro? Perda? Roubo? Erro operacional?
Com base nisso:
- Atualize os processos internos de armazenamento e registro.
- Reforce o treinamento da equipe, se necessário.
- Estabeleça indicadores para acompanhar a evolução do controle de estoque ao longo do tempo (como variação de inventário, índice de acuracidade, giro de estoque).
Inventário não deve ser apenas uma obrigação: ele deve alimentar decisões estratégicas.
🤔 5 dicas para o controle de estoque da sua loja virtual
Qual a importância do inventário de estoque?
Quando feito corretamente e com frequência adequada, ele oferece uma série de benefícios que impactam diretamente nos resultados da empresa:
Melhor gestão de estoque
Com o inventário atualizado, o empreendedor sabe exatamente quais produtos estão disponíveis, em quais quantidades e condições.
Isso permite manter o nível ideal de reposição e evita tanto o excesso quanto a falta de mercadorias (rupturas).
Maior rentabilidade
A contagem periódica ajuda a identificar itens que estão parados, vencidos ou avariados, evitando prejuízos.
Além disso, ao descobrir divergências, é possível agir rapidamente para corrigi-las, reduzindo perdas financeiras.
Mais controle e organização
Um estoque bem monitorado é sinônimo de ambiente mais limpo, categorizado e eficiente.
Isso facilita o acesso aos produtos, melhora a produtividade da equipe e reduz erros operacionais — principalmente em empresas com mix amplo de itens.
Aprimoramento do planejamento e da tomada de decisão
Os dados gerados pelo inventário são fundamentais para entender quais produtos têm maior giro, como é o comportamento de venda por sazonalidade, e o que pode ser descontinuado.
Isso embasa decisões estratégicas em vez de achismos.
- Exemplo: um comerciante de roupas pode perceber, pelo inventário, que determinados tamanhos não giram bem — e, com isso, ajustar suas próximas compras para investir apenas no que tem mais saída.
Conformidade fiscal e segurança jurídica
O inventário é exigido por lei em muitos contextos, especialmente em empresas que precisam prestar contas ao Fisco.
Ter esses registros organizados evita autuações, multas e problemas contábeis, além de facilitar auditorias.
Melhor experiência para o cliente
Produtos disponíveis, entregas rápidas e menos cancelamentos.
Com o estoque certo, o cliente final percebe mais agilidade, segurança e confiança no seu processo de compra — o que impacta diretamente na fidelização.
Automatize seu inventário de estoque
Controlar estoque manualmente é viável em negócios muito pequenos ou com poucos produtos.
Mas à medida que sua empresa cresce, contar com automação é essencial para ganhar produtividade, reduzir erros e ter uma visão em tempo real do seu estoque.
A InfinitePay oferece soluções completas e gratuitas para você automatizar o controle de inventário com eficiência e simplicidade:
Com o Magic PDV da InfinitePay, seu estoque é atualizado automaticamente a cada venda realizada, seja na maquininha, loja online ou por meio do InfiniteTap.
Isso significa que você não precisa mais registrar manualmente as saídas de produtos — o PDV da InfinitePay faz tudo por você.
