Gerenciar um negócio próspero envolve diversos desafios, e um dos mais delicados é lidar com clientes inadimplentes.
As cartas de cobrança ajudam a recuperar valores devidos, mas o tom e o timing importam para preservar o relacionamento com o cliente.
Veja 3 modelos de carta de cobrança e entenda por que usá-las reduz a inadimplência.
Crie abaixo mensagens personalizadas para cobrar seus clientes:
Modelo de carta de cobrança
Preparamos três modelos de carta de cobrança gratuitos e prontos para downloads para te ajudar a recuperar suas pendências sem comprometer o relacionamento com seus clientes.
1. Após o vencimento da fatura
Um lembrete amigável para estimular o pagamento.
“Assunto: Fatura [Número da Fatura] em atraso
Prezado(a) [Nome do Cliente],
Tudo bem?
Estamos entrando em contato para informá-lo(a) que a fatura [Número da Fatura] referente a [Descrição do Serviço/Produto], no valor de R$ [Valor da Fatura], vencida em [Data de Vencimento], ainda está em aberto.
Para sua comodidade, disponibilizamos as seguintes formas de pagamento:
Boleto bancário: [Link para o boleto]
Cartão de crédito: [Link para pagamento online]
Pix: [Chave Pix da empresa]
Para evitar a suspensão de serviços ou outros transtornos, solicitamos que realize o pagamento o mais breve possível.
Em caso de dúvidas ou necessidade de parcelamento, entre em contato conosco através dos seguintes canais:
Telefone: [Número de telefone]
E-mail: [Endereço de e-mail]
Chat online: [Link para o chat online]
Agradecemos a sua compreensão e colaboração.
[Nome da Empresa]”
[Faça o download gratuito aqui]
2. Pagamentos recorrentes atrasados
Uma comunicação clara sobre a situação e as opções de regularização.
“Assunto: Pagamentos Recorrentes Atrasados
Prezado(a) [Nome do Cliente],
Identificamos em nossos registros que até o momento não recebemos o pagamento referente à parcela do produto denominado [Nome do Produto], cujo vencimento estava programado para o dia [Data do Vencimento]. Anexamos um boleto com o valor atualizado para sua referência.
Solicitamos a gentileza de efetuar o pagamento até a nova data de vencimento estipulada.
Para sua comodidade, disponibilizamos as seguintes formas de pagamento:
Boleto bancário: [Link para o boleto]
Cartão de crédito: [Link para pagamento online]
Pix: [Link Pix cobrança]
Para evitar a suspensão de serviços ou outros transtornos, solicitamos que realize o pagamento o mais breve possível.
Em caso de dúvidas ou necessidade de parcelamento, entre em contato conosco através dos seguintes canais:
Telefone: [Número de telefone]
E-mail: [Endereço de e-mail]
Chat online: [Link para o chat online]
Agradecemos a sua compreensão e colaboração.
[Nome da Empresa]”
[Faça o download gratuito aqui]
3. Formalização da cobrança
Uma notificação oficial para casos mais graves, com prazos e medidas cabíveis.
“Assunto: Notificação de Cobrança
Prezado(a) [Nome do Cliente],
Em atenção ao débito em aberto referente a [Descrição do Serviço/Produto], no valor de R$ [Valor da Fatura], vencida em [Data de Vencimento], e considerando a falta de retorno aos nossos contatos anteriores, estamos enviando esta notificação formal de cobrança.
Informamos que a falta de pagamento poderá ocasionar:
Suspensão de serviços;
Cobrança de juros e multa;
Protesto em cartório;
Ação judicial de cobrança.
Para evitar transtornos, solicitamos que realize o pagamento do débito em aberto no prazo de [Número de dias] dias corridos a partir do recebimento desta notificação.
As seguintes formas de pagamento estão disponíveis:
Boleto bancário: [Link para o boleto]
Cartão de crédito: [Link para pagamento online]
Pix: [Link Pix cobrança]
Em caso de dúvidas ou necessidade de parcelamento, entre em contato conosco através dos seguintes canais:
Telefone: [Número de telefone]
E-mail: [Endereço de e-mail]
Chat online: [Link para o chat online]
Ressaltamos que a resolução amigável do débito é nossa prioridade.
Agradecemos a sua compreensão e colaboração.
[Nome da empresa]”
[Faça o download gratuito aqui]
Leia mais:
O que é uma carta de cobrança?
Uma carta de cobrança é um documento formal emitido por uma empresa para notificar um cliente sobre pagamentos pendentes.
Essa correspondência registra valores devidos, datas de vencimento e condições acordadas.
Seu objetivo principal é lembrar o cliente sobre a inadimplência, incentivando o pagamento de forma amigável.
A carta de cobrança busca manter um tom respeitoso, preservando o relacionamento comercial e evitando danos à reputação da empresa.
Ela é uma ferramenta estratégica no ciclo de recuperação de crédito, agindo como um alerta inicial antes de medidas mais rigorosas serem adotadas.
Leia mais:
Importância da carta de cobrança
A carta de cobrança formaliza o aviso de pagamento em atraso. Veja como ela se encaixa no ciclo de gestão de crédito:
Mantém o fluxo de caixa em dia
A carta de cobrança atua como um meio eficaz de notificação, conscientização e estímulo à ação por parte dos clientes inadimplentes.
Ao registrar o débito e abrir espaço para negociação, ela ajuda a recuperar recebíveis em aberto.
Reduz o índice de inadimplência
Uma carta de cobrança ajuda a reduzir a inadimplência ao restabelecer a comunicação entre o credor e o devedor.
Ela atua como um instrumento formal e respeitoso para notificar o cliente sobre a existência de uma dívida pendente e solicitar a regularização da situação financeira.
Preserva o relacionamento com o cliente
Ao adotar um tom profissional e transparente na carta de cobrança, a empresa demonstra ao cliente que compreende a complexidade das situações financeiras e está disposta a resolver o problema de maneira colaborativa.
Essa abordagem contribui para minimizar possíveis atritos e conflitos, mantendo um ambiente propício à resolução amigável da situação.
Leia também:
Quando devo usar a carta de cobrança?
A carta de cobrança deve ser utilizada em situações em que um cliente tenha ultrapassado a data de vencimento de um pagamento.
Ela serve como um meio inicial de comunicação antes de medidas mais rigorosas serem adotadas.
1. Após o vencimento da fatura
Espere alguns dias após a data de vencimento para enviar a primeira carta, demonstrando compreensão e flexibilidade.
Segundo o Serasa, o melhor momento para realizar a cobrança é de 2 a 3 dias após o vencimento.
2. Em caso de pagamentos recorrentes atrasados
Se o cliente atrasa o pagamento de forma frequente, a carta de cobrança serve como um aviso e incentivo à regularização.
3. Para formalizar a cobrança
A carta documenta a dívida e as tentativas de contato, servindo como prova em caso de necessidade de medidas legais.
Qual é o objetivo da carta de cobrança?
O principal objetivo da carta de cobrança é notificar o cliente sobre a inadimplência e incentivar o pagamento.
Ela busca manter a relação comercial de forma respeitosa, evitando danos à reputação da empresa.
Com ela, você pode:
Informar o cliente sobre a dívida: detalhe o valor, data de vencimento e outros detalhes relevantes da fatura em aberto.
Solicitar o pagamento: seja claro e objetivo ao solicitar o pagamento da quantia devida, definindo um prazo razoável para a regularização.
Oferecer opções de pagamento: facilite o processo para o cliente, oferecendo diferentes formas de pagamento, como transferência bancária, boleto ou cartão de crédito.
Manter um tom profissional e cordial: evite linguagem agressiva ou ameaçadora, priorizando um diálogo construtivo e positivo.
Confira elementos essenciais de uma mensagem de cobrança de mensalidade escolar.
Elementos essenciais de uma carta de débito
Seguir boas práticas ao enviar uma carta de cobrança é crucial para o sucesso da recuperação da dívida e para a preservação do relacionamento com o cliente.
Uma abordagem profissional e cordial demonstra seriedade e aumenta a confiança do cliente na empresa, tornando-o mais propenso a realizar o pagamento.
A clareza e a objetividade na comunicação são fundamentais: a carta deve explicitar o motivo da cobrança, o valor da dívida, a data de vencimento e as formas de pagamento disponíveis.
Oferecer opções de pagamento e prazos flexíveis facilita o processo para o cliente e demonstra boa vontade da empresa em encontrar uma solução.
Veja mais pontos essenciais para emitir uma carta de cobrança:
Identificação das partes envolvidas
Inicie a carta identificando tanto o credor quanto o devedor, incluindo nome, endereço e outros dados relevantes.
Detalhes da dívida
Descreva de forma clara e objetiva o valor devido, a data de vencimento original e eventuais encargos ou juros acumulados.
Histórico de pagamentos
Se houver, inclua um resumo dos pagamentos anteriores para demonstrar a evolução da dívida.
Consequências da inadimplência
Informe sobre as possíveis consequências caso o pagamento não seja efetuado, como a inclusão do nome do devedor em órgãos de proteção ao crédito.
Como diminuir a inadimplência usando a gestão de cobrança gratuita?
A gestão eficiente do fluxo de caixa é um pilar fundamental para o sucesso de qualquer negócio, e contar com ferramentas que auxiliem no controle dos recebimentos torna-se crucial.
Nesse contexto, a InfinitePay oferece uma ferramenta de gestão de cobrança automatizada gratuita que proporciona aos empreendedores uma maneira eficaz de monitorar e otimizar os processos de recebimento.
Com ela, você tem controle em tempo real das suas finanças, além de emitir notificação de cobrança simples e automatizada para ajudar o seu negócio a reduzir a inadimplência, e seu cliente escolhe se quer pagar por Pix ou cartão de crédito em até 12x.
Veja como utilizar a gestão de cobrança gratuita da InfinitePay:
1. Escolha para quem deseja enviar a cobrança
No app ou na web, clique em Gestão de cobranças e selecione o cliente.
Se ele não estiver cadastrado, você pode cadastrar na hora
2. Defina o parcelamento e a recorrência
Escolha em até quantas parcelas seu cliente poderá pagar e determine se a cobrança se repetirá.
Também é possível repassar as taxas ao cliente
3. Ative a cobrança automática em segundos
Seu cliente receberá um aviso sobre o pagamento por WhatsApp e por e-mail e poderá pagar por Pix ou cartão de crédito.
Com recursos intuitivos, personalização e segurança, a plataforma proporciona uma abordagem abrangente para o controle de recebimentos, permitindo que os empresários foquem no crescimento de seus negócios com tranquilidade e confiança.
