Elementos essenciais de uma mensagem de cobrança de mensalidade escolar: O que não pode faltar

Manter a organização das finanças é crucial para o bom funcionamento da sua instituição. Entre os desafios, a inadimplência das mensalidades escolares exige atenção e medidas adequadas. A carta de cobrança surge como um instrumento essencial para lidar com essa situação de forma eficaz e empática. Mas, afinal, o que é uma cobrança, e por que é tão importante? Este artigo explora o conceito, a importância, os elementos essenciais, prazos, leis pertinentes, orientações gerais para ações de acompanhamento, e oferece modelos para facilitar este processo.
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O que é uma mensagem de cobrança de mensalidade escolar?

Uma mensagem de cobrança de mensalidade escolar é uma comunicação formal enviada por uma instituição de ensino (seja escola, faculdade, universidade ou qualquer outro tipo de instituição educacional) aos responsáveis financeiros pelos estudantes (pais, tutores ou os próprios estudantes, quando maiores de idade).

Seu objetivo é notificar sobre o atraso no pagamento da mensalidade, informar os valores devidos e as medidas cabíveis caso a pendência não seja regularizada, mantendo uma comunicação clara, respeitosa e profissional.

Motivos para usar uma mensagem de cobrança de mensalidade escolar?

Utilizar a mensagem de cobrança de mensalidade escolar é essencial por várias razões. Primeiramente, formaliza a comunicação de inadimplência, assegurando que o responsável esteja ciente do débito. Além disso, ajuda a manter um tom profissional e respeitoso, preservando a relação entre a instituição e a família. Por fim, documenta as tentativas de cobrança, o que pode ser crucial em casos de disputas ou processos legais. Veja mais motivos:

• Formaliza a cobrança

Cria um registro oficial da comunicação e demonstra a organização da instituição.

• Informa o devedor

Transmite os valores em atraso, prazos e possíveis consequências da inadimplência.

• Estimula a regularização

Incentiva o pagamento da pendência de forma amigável e preventiva.

• Mantém o bom relacionamento

Permite que a situação seja resolvida de forma cordial e transparente.

Elementos essenciais para produzir uma mensagem de cobrança de mensalidade escolar

Uma eficaz carta de cobrança escolar deve conter:

• Identificação da instituição: Nome, logotipo e endereço.
• Dados do aluno: Nome completo, série/turma e número de matrícula.
• Informação da pendência: Valor da mensalidade em atraso, data de vencimento e juros/multas (se houver).
• Prazo para pagamento: Data limite para regularizar a situação.
• Consequências da inadimplência: Suspensão de serviços, negativação de crédito e outras medidas cabíveis.
• Formas de pagamento: Detalhes sobre as opções disponíveis para regularizar a pendência.
• Contato da instituição: Canais de comunicação para dúvidas ou negociação.

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‍Como cobrar mensalidade em atraso

Elementos essenciais de uma mensagem de cobrança de mensalidade escolar

Prazos e detalhes importantes

É crucial enviar a carta de cobrança em um momento oportuno, preferencialmente logo após o vencimento da mensalidade. Estabelecer um prazo claro para o pagamento é essencial, sugerindo, quando possível, a negociação de parcelamento ou outros acordos.

O que diz a lei que protege o aluno inadimplente

A Lei que protege o aluno inadimplente no Brasil é a Lei nº 9.870, de 23 de novembro de 1999. Esta lei estabelece normas gerais sobre mensalidades escolares e inclui disposições específicas para proteger os alunos inadimplentes. De acordo com o Artigo 6º desta lei, é proibido às instituições de ensino:

• Recusar a realização de provas, 
• Reter documentos escolares, 
• Aplicar quaisquer outras penalidades pedagógicas por motivo de inadimplência do aluno.

Isso significa que, mesmo que o aluno esteja com pagamentos em atraso, ele tem o direito de continuar frequentando as aulas, realizar provas e receber seus documentos escolares, como históricos e certificados. No entanto, a lei também estabelece que, após a conclusão do curso, a instituição pode reter o diploma até que o débito seja quitado.

Esta legislação busca equilibrar os direitos dos estudantes à educação, independentemente de suas condições financeiras, com os direitos das instituições de ensino de receber pelos serviços prestados. É uma medida importante para garantir que dificuldades financeiras temporárias não impeçam os alunos de continuar seus estudos.

Além das disposições já mencionadas da Lei nº 9.870, de 23 de novembro de 1999, que protege o aluno inadimplente no Brasil, é fundamental complementar a informação destacando que a cobrança de débitos não pode ser realizada de maneira vexatória ou expor o aluno a situações constrangedoras. 

Essa abordagem está alinhada com o princípio da proteção à dignidade da pessoa humana, um dos fundamentos da República Federativa do Brasil, conforme estabelecido na Constituição Federal. Assim, qualquer procedimento de cobrança que possa ser considerado humilhante, intimidador ou que exponha publicamente a situação de inadimplência do aluno é ilegal e pode ser objeto de ação judicial.

As instituições de ensino, portanto, devem buscar meios legais e éticos para a negociação de dívidas, oferecendo, quando possível, alternativas de parcelamento ou acordos que facilitem a quitação do débito pelo aluno ou sua família, sem prejudicar o seu processo educacional ou violar seus direitos básicos.

Essa proteção adicional visa assegurar um ambiente educacional que promova o respeito mútuo e a inclusão, evitando que alunos em situação de vulnerabilidade financeira sejam desencorajados a prosseguir com seus estudos devido a práticas de cobrança inadequadas. Portanto, é essencial que as instituições de ensino estejam cientes de suas responsabilidades legais e éticas na gestão da inadimplência, garantindo um tratamento justo e humano a todos os estudantes.

Veja Prevenindo cobrança indevida

Orientações para produzir uma mensagem de cobrança de mensalidade escolar

Após o envio da carta, é importante manter um canal de comunicação aberto para negociações. A instituição deve estar preparada para oferecer soluções que facilitem o pagamento, sem prejudicar o vínculo com a família.

1. Comece com uma saudação respeitosa

Enderece o responsável financeiro pelo aluno de maneira formal, utilizando "Prezado(a) [Nome do Responsável]" para transmitir respeito e seriedade desde o início da mensagem.

2. Identifique-se claramente

Certifique-se de incluir o nome da instituição de ensino, seu cargo e, se achar pertinente, o nome do aluno em questão. Isso ajuda a estabelecer a legitimidade da mensagem.

3. Seja claro e objetivo

Descreva de forma clara o motivo da mensagem, especificando que se trata de uma cobrança de mensalidade escolar em atraso. Inclua detalhes como o(s) mês(es) de referência do atraso e o valor pendente, se possível.

4. Mantenha um tom empático e positivo

Reconheça que podem existir razões válidas para o atraso no pagamento e mostre-se disponível para dialogar sobre possíveis soluções. Evite uma linguagem acusatória ou ameaçadora, que pode causar descontentamento ou constrangimento.

5. Ofereça soluções

Informe sobre as opções disponíveis para o pagamento da dívida, incluindo formas de pagamento, possibilidade de negociação de valores ou prazos, e informe sobre os canais de atendimento para que o responsável possa entrar em contato.

6. Informe as consequências de não pagamento

É importante comunicar, de maneira educada, as possíveis consequências do não pagamento da mensalidade, conforme as políticas da instituição. No entanto, isso deve ser feito de maneira que incentive a solução da pendência, sem intimidar.

7. Encerre com um convite ao diálogo

Conclua a mensagem reforçando a disposição para dialogar e encontrar uma solução amigável. Forneça informações de contato claras e acessíveis.

8. Revise antes de enviar

Antes de finalizar a mensagem, revise-a cuidadosamente para corrigir possíveis erros gramaticais ou de digitação. Uma mensagem bem-escrita transmite profissionalismo e seriedade.

9. Exemplo de encerramento

"Estamos à disposição para discutir qualquer questão relacionada a este assunto e encontrar a melhor solução possível. Por favor, não hesite em entrar em contato conosco pelo telefone [inserir telefone] ou pelo e-mail [inserir e-mail]. Agradecemos sua atenção e compreensão."

Adotar essas orientações ao redigir uma mensagem de cobrança pode ajudar a manter uma relação positiva com os responsáveis pelos alunos, mesmo em situações de inadimplência.

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3 Modelos de mensagem de cobrança de mensalidade escolar

Modelo 1: Carta de cobrança escolar (Geral)

[Nome da Instituição de Ensino]

[Endereço completo]

[Telefone]

[E-mail]

[Data]

Assunto: Aviso de pendência financeira

Prezado(a) Senhor(a) [Nome do Responsável],

Gostaríamos de lembrar-lhe que, conforme nossos registros, constatamos a existência de uma pendência financeira referente à(s) mensalidade(s) escolar(es) do(a) aluno(a) [Nome do Aluno], relativa ao(s) mês(es) de [mencionar o(s) mês(es) em atraso].

Entendemos que imprevistos podem ocorrer, mas é importante salientar a importância do pagamento pontual das mensalidades para a manutenção da qualidade educacional oferecida. Pedimos, por gentileza, que regularize a situação até o dia [inserir data de vencimento], a fim de evitar a incidência de multas e juros, além de outras possíveis consequências administrativas.

Para sua comodidade, oferecemos diversas formas de pagamento. Caso haja necessidade de discussão sobre o pagamento ou qualquer dúvida, por favor, não hesite em entrar em contato conosco pelo telefone [inserir telefone] ou e-mail [inserir e-mail].

Agradecemos antecipadamente pela sua compreensão e cooperação, reiterando nosso compromisso com a excelência educacional para o(a) seu(sua) filho(a).

Atenciosamente,

[Assinatura]

[Nome do Responsável pela Instituição]

[Cargo]

[Nome da Instituição de Ensino]

Modelo 2: Carta de cobrança de mensalidade atrasada

Este modelo deve ser direto, ressaltando a importância do pagamento para a continuidade do vínculo educacional, e detalhando o valor devido e as formas de pagamento disponíveis:

[Nome da Instituição de Ensino]

[Endereço completo]

[Telefone]

[E-mail]

[Data]

Assunto: Cobrança de Mensalidade Atrasada

Prezado(a) Senhor(a) [Nome do Responsável],

Esperamos que esteja bem.

Vimos por meio desta comunicar que, segundo nossos registros, a mensalidade escolar referente ao mês de [inserir mês] do(a) aluno(a) [Nome do Aluno] encontra-se em atraso.

A regularização desta pendência é fundamental para a continuidade da prestação dos serviços educacionais com a qualidade que seu(sua) filho(a) merece. Solicitamos a gentileza de efetuar o pagamento até [inserir nova data de vencimento], para evitar a aplicação de multa e juros.

Caso já tenha realizado o pagamento, pedimos desculpas pelo transtorno e solicitamos que desconsidere esta carta. Para quaisquer esclarecimentos ou negociação de pagamento, estamos à disposição através do telefone [inserir telefone] ou pelo e-mail [inserir e-mail].

Contamos com a sua compreensão e pronta regularização desta situação.

Atenciosamente,

[Assinatura]

[Nome do Responsável pela Instituição]

[Cargo]

[Nome da Instituição de Ensino]

Modelo 3: Carta de cobrança escolar para vencimento acima de 60 dias

Para débitos mais antigos, a comunicação pode incluir um apelo à regularização para evitar medidas legais, sempre oferecendo opções de negociação e parcelamento:

[Nome da Instituição de Ensino]

[Endereço completo]

[Telefone]

[E-mail]

[Data]

Assunto: Urgente: Regularização de Mensalidade em Atraso Superior a 30 Dias

Prezado(a) Senhor(a) [Nome do Responsável],

Com todo respeito, dirigimo-nos à você para tratar de um assunto de extrema importância. Após a revisão de nossos registros financeiros, identificamos que a mensalidade escolar do(a) aluno(a) [Nome do Aluno], referente ao mês de [inserir mês], está pendente há mais de 60 dias.

Conscientes das possíveis dificuldades financeiras que podem ocorrer, estamos inteiramente disponíveis para encontrar uma solução viável para ambas as partes. É crucial que estejamos em contato para discutir possíveis acordos de pagamento que possam ser estabelecidos, evitando assim medidas administrativas mais severas.

Pedimos que, por favor, entre em contato conosco nos próximos [inserir número de dias] dias para regularizar esta pendência ou discutir um plano de pagamento. Estamos comprometidos em ajudar de todas as formas possíveis para facilitar este processo.

Agradecemos a sua atenção para esta questão e esperamos resolver esta pendência da forma mais amigável e eficaz possível.

Atenciosamente,

[Assinatura]

[Nome do Responsável pela Instituição]

[Cargo]

[Nome da Instituição de Ensino]

A mensagem de cobrança de mensalidade escolar é uma ferramenta vital na gestão financeira das instituições de ensino, permitindo a comunicação efetiva e respeitosa com as famílias. Ao seguir as diretrizes e modelos sugeridos, as escolas podem melhorar a eficácia de suas cobranças, mantendo a integridade das relações e a sustentabilidade financeira.

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