O que é e como implementar uma régua de cobrança?
Mulher concentrada trabalhando em um laptop, provavelmente gerenciando uma régua de cobrança, em um ambiente iluminado pelo sol, cercada por plantas e móveis de escritório

O que é e como implementar uma régua de cobrança?

Saiba como implementar uma régua de cobrança eficiente e como automatizar suas cobranças de forma gratuita

24/05/2024

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Você sabia que uma régua de cobrança eficiente pode transformar a saúde financeira do seu negócio? Mas como criar uma estratégia que realmente funcione?

Neste artigo, vamos desvendar os principais pontos de uma régua de cobrança bem-sucedida e mostrar passo a passo como a implementar:

  1. O que é uma régua de cobrança.
  2. Como funciona uma régua de cobrança.
  3. Etapas de uma régua de cobrança.
  4. Como estruturar uma régua de cobrança.
  5. Indicadores de desempenho na cobrança.
  6. Automação das cobranças com a InfinitePay.

Você descobrirá como usar uma estratégia que não só reduzirá a inadimplência, mas também fortalecerá o relacionamento com seus clientes.

O que é uma régua de cobrança?

Uma régua de cobrança é uma estratégia sistematizada que define uma série de ações a serem tomadas para cobrar clientes inadimplentes, visando minimizar a inadimplência e manter um fluxo de caixa saudável.

Essas ações podem incluir mensagem de cobrança, notas de pagamento, notificações de atraso, acordos de parcelamento e até ações mais severas, como protestos ou ações judiciais.

O objetivo é garantir que os pagamentos sejam recebidos de maneira eficiente e reduzir a inadimplência.

Como funciona uma régua de cobrança?

Uma régua de cobrança funciona como um roteiro que define as ações a serem tomadas em diferentes etapas do processo de cobrança, desde o envio de lembretes conciliadores até medidas mais rigorosas para recuperar o crédito em caso de inadimplência prolongada.

Veja como funciona as etapas para uma régua de cobrança:

Etapas da régua de cobrança

A régua de cobrança é composta por etapas estratégicas que se baseiam no tempo de atraso do cliente. Cada etapa define um tipo de comunicação e ação específica, visando aumentar as chances de recuperação do valor de forma amigável e eficiente.

1. Pré-cobrança

  • Envio de lembretes: 

Essa etapa visa prevenir a inadimplência através do envio de lembretes amigáveis sobre o vencimento da fatura, geralmente por email.

  • Disponibilização de canais de pagamento: 

Facilitar o acesso do cliente aos canais de pagamento, como links para pagamentos online ou informando os locais físicos de recebimento, é crucial para estimular a quitação da dívida.

2. Cobrança

  • Notificação de atraso: 

Após o vencimento da fatura, o cliente é notificado sobre o débito em atraso, geralmente por email ou WhatsApp, informando o valor da dívida e as opções de pagamento disponíveis.

Leia 4 exemplos de mensagem de cobrança pelo WhatsApp para clientes

  • Contato telefônico: 

Em casos de atraso prolongado, o contato telefônico personalizado se torna importante para negociar prazos de pagamento ou identificar possíveis problemas que impedem a quitação da dívida.

3. Ações de recuperação

  • Cobrança mais firme: 

Para devedores inadimplentes que não respondem às tentativas anteriores, medidas mais firmes como cartas de cobrança, e-mails com tom mais formal e até mesmo a negativação do nome podem ser necessárias.

  • Assessoria jurídica: 

Em casos de inadimplência crônica, a assessoria jurídica pode ser necessária para auxiliar na cobrança e garantir a recuperação do crédito legalmente.

Leia mais: O que é e como fazer uma cobrança?

Como estruturar uma régua de cobrança

Estruturar uma régua de cobrança envolve detalhar cada fase do processo para garantir que todas as ações sejam realizadas de forma eficiente e coordenada.

Abaixo está uma estrutura detalhada seguindo as etapas fornecidas:

Etapas:

1. Pré-cobrança

Envio da fatura: 

  • 5 dias após a emissão da nota fiscal, a fatura pode ser enviada por e-mail e disponibilizada no portal do cliente (caso tenha).

Ideias de informações no envio da fatura:

  • Identificação completa da empresa e do cliente.
  • Descrição detalhada dos produtos ou serviços prestados.
  • Valor total da fatura, com discriminação de impostos e taxas.
  • Data de vencimento clara e em destaque.
  • Informações de contato para dúvidas e pagamentos.

Envio de Lembretes:

1º Lembrete:

  • Prazo: 5 dias antes do vencimento.
  • Canais: SMS.

Conteúdo para o primeiro lembrete

  • Lembrete amigável sobre o vencimento da fatura, com o valor total em destaque.
  • Link para pagamento online.
  • Informações de contato para dúvidas.

2º Lembrete:

  • Prazo: 2 dias antes do vencimento.
  • Canais: Whatsapp.

Conteúdo para o segundo lembrete:

  • Lembrete urgente sobre o vencimento da fatura, informando a data limite.
  • Link para pagamento online.

2. Cobrança

1º Contato:

  • Prazo: 1 dia após o vencimento.
  • Canal: Telefone.

O que falar na primeira tentativa de contato:

  • Saudação cordial e identificação do colaborador.
  • Confirmação do recebimento da fatura.
  • Lembrete gentil sobre o vencimento e o valor da dívida.
  • Oferecer opções de pagamento e esclarecer dúvidas.
  • Registrar o resultado da conversa no histórico do cliente.

2º Contato:

  • Prazo: 3 dias após o vencimento.
  • Canal: E-mail.

O que enviar na segunda tentativa de contato:

  • Lembrete sobre o atraso no pagamento, com o valor total da dívida em destaque.
  • Apresentação das opções de pagamento disponíveis.
  • Enfatizar as vantagens do pagamento em dia (evitar multas e juros).
  • Oferecer ajuda para solucionar eventuais problemas com o pagamento.

3º Contato:

  • Prazo: 7 dias após o vencimento.
  • Canal: Carta impressa ou digital.

O que escrever na terceira tentativa de contato:

  • Notificação formal sobre o atraso no pagamento, com o valor total da dívida e encargos adicionais.
  • Reiterar as opções de pagamento disponíveis.
  • Advertir sobre as consequências da inadimplência (cobrança judicial, negativação do nome, etc.).
  • Informar os canais de contato para regularização da pendência.

3. Ações de recuperação

Negociação de acordo:

  • Prazo: 10 dias após o envio da carta.
  • Canal: Telefone ou e-mail.

Conteúdo:

  • Apresentação da proposta de acordo de pagamento, com parcelamento em prazos flexíveis.
  • Enfatizar os benefícios do acordo (evitar inadimplência, preservar o relacionamento comercial).
  • Discutir as condições do acordo de forma negociável e transparente.
  • Formalizar o acordo por escrito e garantir o cumprimento por ambas as partes.

Cobrança judicial:

  • Prazo: 30 dias após o esgotamento das tentativas anteriores de recuperação.

Procedimento:

  • Contratar um escritório de advocacia especializado em cobrança.
  • Ingressar com ação judicial para cobrança da dívida e seus encargos.
  • Acompanhar o andamento do processo e tomar as medidas cabíveis para garantir a efetivação da cobrança.

Principais indicadores de cobrança para uma gestão financeira eficiente

Para garantir a eficácia do processo de cobrança e manter a saúde financeira da empresa, é essencial monitorar certos indicadores-chave de desempenho (KPIs). Esses indicadores ajudam a avaliar a eficiência das estratégias de cobrança e identificar áreas que necessitam de melhorias. 

A seguir, estão os principais indicadores de cobrança que você deve acompanhar:

1. Índice de inadimplência

Este indicador mede a porcentagem de clientes que não pagam suas faturas no prazo estipulado. É calculado pela fórmula:

Índice de Inadimplência = ( Valor Total de Pagamentos Atrasados ) Valor Total de Vendas × 100

Um índice de inadimplência alto pode indicar problemas na concessão de crédito ou na eficiência do processo de cobrança.

2. Prazo médio de recebimento (PMR)

O PMR indica o tempo médio que a empresa leva para receber os pagamentos após a emissão da fatura. É calculado da seguinte forma:

PMR = ( Valor Total a Receber Vendas a Crédito no Período ) × Número de Dias do Período

Um PMR mais curto é desejável, pois indica que a empresa está recebendo seus pagamentos mais rapidamente.

3. Taxa de recuperação

A taxa de recuperação mede a eficácia das ações de cobrança em recuperar pagamentos atrasados. A fórmula é:

Taxa de Recuperação = ( Valor Recuperado Valor Total de Inadimplências ) × 100

Uma taxa de recuperação alta indica que a empresa está conseguindo reverter uma boa parte dos pagamentos atrasados.

4. Valor total a receber

Este indicador representa o valor total das faturas que ainda não foram pagas pelos clientes. Ele ajuda a empresa a entender o montante de receitas ainda não recebidas e a planejar o fluxo de caixa.

5. Taxa de cobrança bem-sucedida

Este indicador mede a porcentagem de cobranças que resultaram em pagamento no período esperado. É calculado pela fórmula:

Taxa de Cobrança Bem-Sucedida = ( Número de Pagamentos Recebidos Número de Cobranças Realizadas ) × 100

6. Custo de cobrança

Este KPI mede o custo total associado ao processo de cobrança, incluindo despesas com pessoal, sistemas de cobrança, correspondências e telefonemas. É importante monitorar este indicador para garantir que os custos não superem os benefícios das ações de cobrança.

7. Índice de acordos fechados

Mede a quantidade de acordos de renegociação de dívidas fechados com sucesso em relação ao total de propostas enviadas. Uma alta taxa de acordos fechados pode indicar uma boa política de renegociação.

8. Idade média das contas a receber

Este indicador mostra a idade média das faturas em aberto, ajudando a identificar quanto tempo, em média, os clientes estão demorando para pagar suas contas. A fórmula é:

Idade Média das Contas a Receber = ( Total de Contas a Receber Vendas Diárias )

Como automatizar as cobranças gratuitamente? 

A InfinitePay oferece uma solução completa e gratuita para a gestão de cobranças automatizada, proporcionando várias vantagens para empresas de todos os tamanhos:

  • Envio automático de lembretes:

A gestão de cobranças da InfinitePay envia lembretes automáticos de pagamento por e-mail e WhatsApp, garantindo que os clientes sejam notificados sobre suas obrigações financeiras.

  • Painel de controle intuitivo: 

A gestão de cobranças conta com um painel de controle intuitivo que permite acompanhar os pagamentos, visualizar quais estão pendentes e quais foram realizados, além de gerar relatórios detalhados.

  • Redução da Inadimplência:

Com notificações automáticas e integração direta com meios de pagamento como boleto, Pix e cartão de crédito, a gestão de cobranças da InfinitePay ajuda a reduzir a inadimplência, garantindo um fluxo de caixa mais estável para a empresa.

Leia mais: Como um sistema de cobrança pode ajudar no fluxo de caixa?

Com a InfinitePay, você tem o controle necessário para otimizar seu processo de cobrança gratuitamente e garantir a saúde financeira do seu negócio.

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Imagem de uma pessoa segurando um smartphone exibindo a tela de gestão de cobranças com gráficos de faturamento semanal.