O que é controle de estoque e como fazer corretamente?

Fazer o controle de estoque corretamente é um diferencial competitivo – afinal, ele permite uma gestão mais inteligente dos recursos, evita desperdícios, melhora o fluxo de caixa e otimiza o processo de reposição de mercadorias. 

Neste artigo, você vai entender o que é controle de estoque, como aplicá-lo de forma eficiente, quais são os tipos mais utilizados e os benefícios de manter esse processo sob controle. 

O que é controle de estoque e qual a sua função?

O controle de estoque é o conjunto de práticas e sistemas utilizados para acompanhar a entrada, saída e a quantidade disponível de produtos em um negócio – isso inclui não apenas os itens acabados prontos para venda, mas também matérias-primas, insumos e mercadorias em processo de produção, dependendo do tipo de empresa.

Sua principal função é manter o equilíbrio entre oferta e demanda, evitando tanto o acúmulo quanto a escassez de mercadorias. 

Quando bem executado, o controle de estoque oferece dados confiáveis que orientam decisões estratégicas como:

• O melhor momento para fazer novos pedidos ao fornecedor;
• Quais produtos têm maior ou menor giro;
• A quantidade ideal de cada item para manter em estoque;
• Quais itens podem ser descontinuados por baixa demanda.

Além disso, o controle de estoque auxilia na prevenção de perdas, furtos e vencimentos, contribuindo para a saúde financeira da empresa e a satisfação do cliente. 

Com um estoque bem gerenciado, é possível manter um bom nível de atendimento, reduzir custos operacionais e aumentar a margem de lucro do negócio.

Leia mais:

• O que é inventário de estoque e como fazer?
• Quais são os 12 principais tipos de estoque?

Como fazer controle de estoque?

Fazer o controle de estoque corretamente envolve planejamento, organização e o uso de ferramentas que permitam registrar com precisão todas as movimentações dos produtos. 

E não importa se o estoque é pequeno ou grande: seguir um processo estruturado é o que garante eficiência. 

Veja abaixo um passo a passo para implementar um bom controle de estoque:

1. Organize o espaço físico

Antes de qualquer coisa, é fundamental que o ambiente onde o estoque está armazenado seja bem organizado – isso inclui separar os produtos por categorias, manter as prateleiras etiquetadas e garantir fácil acesso aos itens mais vendidos. 

Uma boa organização reduz erros na contagem e facilita a conferência.

2. Cadastre todos os produtos

Tenha um sistema de cadastro completo com as principais informações de cada item: nome, código, categoria, unidade de medida, preço de compra, preço de venda, fornecedor, data de entrada e validade (se aplicável) – isso é essencial para o controle e rastreamento.

3. Registre entradas e saídas

Toda movimentação deve ser registrada, seja uma nova compra, uma devolução ou uma venda. 

Esse controle evita divergências entre o estoque físico e o sistema, e ajuda a identificar perdas ou furtos.

4. Realize inventários periódicos

Mesmo com um sistema automatizado, é importante fazer conferências físicas periódicas (inventários) para verificar se o que está no sistema bate com a realidade, ajudando a identificar falhas e corrigir inconsistências.

5. Estabeleça níveis mínimos e máximos

Defina um limite mínimo de cada produto em estoque para acionar a reposição e um limite máximo para evitar excesso. 

Essa prática otimiza o capital de giro e evita o acúmulo de mercadorias paradas.

6. Analise relatórios e indicadores

Acompanhe o giro de estoque, produtos mais vendidos, itens com pouca saída, sazonalidades e tendências de compra. 

Com esses dados, você pode tomar decisões mais estratégicas, como promoções ou mudança de fornecedores.

7. Utilize ferramentas de controle

Planilhas são úteis no início, mas com o crescimento da operação é recomendado adotar sistemas de gestão (ERPs) que automatizam e integram o controle de estoque com vendas, compras e financeiro.

Leia também:

• Como fazer queima de estoque?
• Como calcular estoque de segurança?

Tipos de controle de estoque

Existem diferentes métodos de controle de estoque, e a escolha do mais adequado depende do tipo e do porte da empresa, bem como do volume e da variedade de produtos. 

A seguir, listamos os principais tipos de controle de estoque utilizados pelas empresas:

1. Controle de estoque manual

Feito por meio de planilhas ou anotações em papel, é mais comum em pequenos negócios com volume reduzido de mercadorias. 

2. Controle de estoque automatizado

Feito com o uso de softwares e sistemas de gestão, permite maior precisão, integração com outros setores (como vendas e compras), emissão de relatórios automáticos e redução de falhas. 

É ideal para empresas em crescimento ou com operações mais complexas.

3. Estoque mínimo

Consiste em manter em estoque apenas a quantidade mínima necessária para não interromper as vendas ou a produção – e quando esse limite é atingido, um novo pedido é feito ao fornecedor. 

É uma estratégia que evita excesso de capital parado, mas exige um bom relacionamento com os fornecedores e prazos de entrega curtos.

4. Estoque máximo

É o oposto do estoque mínimo: o gestor define uma quantidade máxima para cada produto, com o objetivo de aproveitar melhores preços de compra ou se preparar para demandas sazonais – no entanto, exige mais espaço físico e maior investimento em armazenagem.

5. Estoque de segurança

Serve como uma “reserva estratégica” para imprevistos, como aumento inesperado da demanda ou atrasos no fornecimento. 

É muito utilizado em setores com alta volatilidade de consumo.

6. Just in Time

Esse modelo busca eliminar o estoque: a empresa compra ou produz somente quando há demanda confirmada. 

Muito comum na indústria, esse método exige um controle rigoroso de prazos e processos, além de um fluxo de produção bem ajustado.

7. Curva ABC

Também chamada de análise de Pareto, classifica os produtos em três categorias: A (itens de maior valor ou giro), B (valor médio) e C (menor valor). 

Essa análise permite focar os esforços de controle nos itens mais relevantes para o negócio.

Exemplos de controle de estoque

Para entender melhor como aplicar o controle de estoque na prática, veja abaixo alguns exemplos que ilustram diferentes contextos e necessidades de empresas de variados portes e segmentos:

1. Loja de roupas com controle por grade

Uma loja de moda feminina, por exemplo, precisa controlar suas peças por tamanho (P, M, G, GG) e cor – nesse caso, o controle por grade é essencial. 

Cada entrada de mercadoria deve ser registrada de forma detalhada, como “Vestido Floral – Tamanho M – Cor Azul – 10 unidades”. 

A atualização do estoque ocorre a cada venda, evitando a comercialização de produtos esgotados.

Veja 10 dicas de como vender mais em loja de roupa.

2. Restaurante com controle por insumo

Um restaurante precisa controlar o uso de ingredientes, como arroz, carnes, temperos e bebidas – cada prato vendido consome uma quantidade específica de insumos. 

Para evitar desperdícios e garantir a reposição no tempo certo, o estabelecimento utiliza uma ficha técnica que relaciona os ingredientes de cada receita ao controle de estoque, permitindo prever quando cada item deve ser comprado novamente.

3. E-commerce com controle automatizado

Um e-commerce com grande variedade de produtos utiliza um sistema de gestão que integra estoque, vendas e logística – quando uma compra é finalizada, o sistema atualiza automaticamente o estoque e emite um alerta caso algum item esteja próximo do estoque mínimo. 

Além disso, o sistema pode emitir relatórios diários com o giro de cada produto e a previsão de reposição com base em vendas passadas.

4. Farmácia com controle por validade

Em uma farmácia, além da quantidade em estoque, é fundamental controlar a data de validade dos medicamentos.

O sistema de estoque precisa registrar a data de vencimento de cada lote e gerar alertas para que produtos próximos da validade sejam priorizados na venda ou retirados do estoque, evitando perdas e prejuízos legais.

5. Loja de materiais de construção com controle por peso ou volume

Produtos como cimento, areia, pedra e tintas são controlados por unidade de medida específica (quilos, litros, metros cúbicos): o controle deve considerar não apenas a quantidade, mas o peso total armazenado e vendido. 

Um bom controle evita problemas logísticos e garante que não falte material em obras em andamento.

Benefícios do controle de estoque eficiente

Manter um controle de estoque eficiente traz diversas vantagens competitivas para o negócio, independentemente do setor ou porte da empresa. 

Veja a seguir os principais benefícios:

1. Redução de perdas e desperdícios

Um bom controle ajuda a identificar produtos com baixa rotatividade, itens próximos da validade ou mercadorias com risco de deterioração. 

Com isso, é possível tomar decisões antecipadas para evitar perdas, como promoções ou redistribuição entre unidades.

2. Melhoria no fluxo de caixa

Ao evitar estoques excessivos, a empresa libera capital que pode ser investido em outras áreas estratégicas – além disso, o controle ajuda a comprar apenas o necessário, de forma planejada, negociando melhores condições com fornecedores.

3. Aumento da satisfação do cliente

Com um estoque bem gerenciado, a empresa evita rupturas (falta de produtos) e garante uma experiência de compra mais positiva. 

O cliente encontra o que precisa e recebe no prazo, fortalecendo a confiança na marca.

4. Tomada de decisão mais estratégica

Com dados atualizados e precisos sobre o desempenho dos produtos, o gestor pode planejar campanhas promocionais, ajustar preços, prever demandas sazonais e até decidir sobre a descontinuação de itens que não performam bem.

5. Otimização da logística

Estoque organizado significa mais agilidade na separação, embalagem e envio dos pedidos, especialmente em negócios que operam online. 

Isso impacta diretamente na produtividade da equipe e na velocidade de atendimento.

6. Conformidade com normas e legislações

Alguns setores, como o farmacêutico e o alimentício, exigem controle rigoroso de validade e rastreabilidade de lotes. 

Um sistema eficiente ajuda a manter a empresa em conformidade com exigências sanitárias e fiscais.

7. Prevenção contra fraudes e extravios

O controle rigoroso das entradas e saídas de produtos dificulta desvios e perdas não justificadas, além de facilitar a identificação rápida de possíveis falhas ou irregularidades operacionais.

Você também pode se interessar: Como vender sem estoque?

Gerencie seu estoque com a planilha gratuita da InfinitePay

Se você está começando seu negócio ou busca uma forma prática de organizar suas mercadorias, a planilha gratuita de controle de estoque da InfinitePay é a solução ideal.

Com ela, você pode registrar produtos, acompanhar entradas e saídas, calcular saldo atual e manter seu estoque sempre sob controle – tudo isso de forma intuitiva e totalmente personalizável. 

A ferramenta é perfeita para quem deseja centralizar informações em um só lugar e ter mais clareza na tomada de decisões, além de ser, fácil de editar e pode ser usada tanto por empresas pequenas quanto por quem está estruturando o primeiro controle de estoque. 

Baixe agora a planilha de controle de estoque da InfinitePay e dê o primeiro passo para uma gestão mais eficiente e profissional.