Como fazer o controle de estoque da minha empresa?
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Toda empresa tem como objetivo crescer e se desenvolver de forma saudável dentro do mercado. Existem diversos caminhos a trilhar e pontos a aprimorar dentro da gestão de um empreendimento para que esse crescimento aconteça. Um dos pontos que necessita de muita atenção e que é de extrema importância para atingir este objetivo é o controle de estoque.
Estudando e acompanhando o controle de estoque, é possível ter uma visão ampla do movimento de entrada e saída de produtos em seu negócio. Essa visão auxilia no acesso às informações relacionadas às demandas de produtos específicos, além de proporcionar uma visão clara em relação ao lucro líquido ao final de cada mês contábil. O controle de estoque é essencial para que possamos ter conhecimento da quantidade exata de produtos que a empresa necessita para atender a demanda que existe no mercado, sem gerar prejuízos com perdas ou sobras.
O controle de estoque oferece uma organização muito maior dos processos internos de uma empresa, resultando em eficiência de diversos setores. Outro ponto importante é a diminuição de desperdícios (de energia e tempo) durante a gestão de seus recursos financeiros. Por isso, se você decidiu aprimorar a organização interna da sua empresa agora, o controle de estoque pode ser um ótimo ponto de partida para alcançar seus objetivos a médio e longo prazo.
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Afinal, o que é Controle de Estoque?
O controle de estoque engloba diversas outras atividades: organização, planejamento e armazenamento de matéria-prima, produtos, equipamentos e ferramentas. Este controle é mais voltado para empresas que trabalham com produtos (de fabricação própria ou revenda) e é uma peça imprescindível para que o empreendimento possa lucrar.
Mesmo assim, essa atividade tende a ser ignorada em muitas empresas, e muitas vezes isso se dá devido à falta de informação sobre como realizá-la. Sendo o controle de estoque uma das peças fundamentais para sustentar um empreendimento, como se não bastasse, ele garante uma eficiência empresarial e redução de custos.
A ideia básica do controle de estoque é o monitoramento de produtos armazenados, para que as demandas sejam atendidas sem causar excessos ou prejuízos. A gestão ideal do controle de estoque permite que os gestores possam prever o que deve ser comprado e reposto.
Este controle também garante uma redução de perdas por roubo ou por vencimento dos produtos, além de abrir espaço e argumentos para que seja possível acordar melhores condições de negociação com os fornecedores.
Se pararmos pra pensar na quantidade de trabalho que é monitorar TUDO o que entra e sai da empresa... Realmente, é muita coisa! Mas acredite, o esforço vale a pena, pois as vantagens são inúmeras! Continue a leitura para entender os motivos pelos quais você PRECISA adotar o controle de estoque como uma atividade rotineira na sua empresa!
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Para que serve o controle de estoque e quais são seus benefícios?
Para além de uma organização de seu espaço físico, o controle de estoque serve para melhorar a estrutura de sua empresa como um todo. Esta tarefa garante uma facilidade muito maior na gestão de boa parte dos seus ativos, além de tornar suas operações mais sólidas e precisas.
Quando pensamos, por exemplo, em diversos pontos de distribuição, as operações tendem a ficar cada vez mais complexas. Porém, mesmo que o trabalho pareça maior e exaustivo, a não realização dele (ou a má realização) pode causar danos difíceis de serem contornados no futuro. Estes danos podem, inclusive, custar caro para os gestores e a empresa como um todo.
1. Mais economia e menos gastos desnecessários
O controle de estoque eficiente permite que o gestor possa identificar os produtos que estão em falta. Identificar isso antes do estoque zerar pode evitar perda de possíveis vendas, visto que alguns produtos têm mais procura que outros.
O mesmo pode acontecer no caminho oposto: algumas mudanças podem ajudar a reduzir desperdício de dinheiro, pois a partir do acompanhamento de estoque, é possível perceber produtos que não possuem tanta saída e, por isso, não precisam ser repostos com a mesma agilidade dos produtos citados no cenário anterior.
Dessa forma, o gestor compreende o fluxo de produtos internos da empresa e pode organizar de forma mais palpável o próprio estoque, não ficando para trás de concorrentes que possam oferecer algo que, por falta de controle, acabou faltando no próprio estoque.
2. Mais assertividade nas vendas!
É importante, para todo empreendedor, conhecer seus concorrentes.Oferecer produtos que estão em falta na concorrência pode virar um diferencial competitivo para sua empresa! Muitas vezes, por não ter um controle de estoque, vendedores realizam vendas e descobrem, posteriormente, que o produto vendido sequer existia em seu estoque. Esse cenário causa um atraso de operações grande, visto que o produto pode demorar para ser reposto.
O problema não pára por aí: como, então, explicar essas condições para um cliente que já efetivou a compra? A solução, para este, provavelmente será procurar o produto nos concorrentes, já que você não pode ofertá-lo. E isso significa o que já sabemos: menos venda, menos lucro para a empresa.
A boa notícia é que esse caso só acontece se o controle de estoque não for uma atividade realizada na rotina da gestão da empresa. Caso esse seja seu caso, bom... Chegou a hora de mudar! ;)
Além de controlar o fluxo de materiais da empresa, o controle de estoque auxilia no acompanhamento do desempenho dos setores financeiro, comercial e administrativo. É através deste controle que podemos prever o que precisa ser comprado e organizar todo o planejamento da organização.
O controle de estoque vai mostrar exatamente quais são os produtos mais procurados e em que momento do mês ocorrem mais vendas deles. Da mesma forma, é possível ter conhecimento de quais produtos vendem menos ou são sazonais (mais procurados em épocas específicas). A partir dessa noção, podemos criar estratégias de vendas e compreender melhor quem é nosso consumidor!
3. Maior planejamento para pedidos aos fornecedores
A partir do momento em que temos consciência do fluxo de produtos de nosso empreendimento, sabemos quais materiais devem ser comprados, e quando. Tendo em mente a visualização do seu fluxo de produtos, é possível se planejar com antecedência para iniciar os pedidos com fornecedores.
Com antecedência, você pode acordar preços mais justos. Pedidos feitos em cima da hora custam caro e esse custo pode ser evitado se houver organização interna suficiente para tal. A economia de gastos desnecessários pode se transformar em possíveis investimentos futuros!
4. Precificação adequada de produtos e ofertas
Tendo conhecimento da demanda e sazonalidade dos produtos, é possível se organizar e se planejar para criar ofertas "imperdíveis" em momentos distintos. Muitas vezes, para tentar se livrar de estoque parado, empreendedores dão descontos extravagantes em produtos que resultam, apenas, em prejuízo.
O planejamento e execução de uma boa precificação está diretamente relacionado à oferta e demanda do mercado para produtos específicos. Por isso, ter propriedade para precificar produtos e criar ofertas requer um acompanhamento constante do estoque de sua empresa.
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Por possuir um empreendimento pequeno, muitos empreendedores tratam o controle de estoque como uma tarefa opcional, não tão necessária. A lógica de funcionamento e as vantagens oferecidas pelo controle de estoque rotineiro se aplica a todos os tipos de empreendimentos. Todo lojista está propício a sofrer prejuízos significativos, ocasionados por diversos fatores.
Porém, a partir do momento em que os esforços são voltados para o controle de tudo o que entra e sai da sua empresa, certamente as chances de pagar caro por falta de organização são menores. Por isso, a partir do momento em que se trabalha com qualquer tipo de mercadoria, é extremamente necessário ter controle da movimentação dela dentro da empresa.
Isso significa saber o que deve ser comprado, o que deve ser reposto, quando deve ser comprado, quando deve se criar promoções, quando é propício fazer queima de estoque, quando deve-se negociar com fornecedores etc.
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Como fazer o controle de estoque
Se você chegou até aqui, muito provavelmente identificou que o controle de estoque é uma atividade que precisa ser aderida em sua empresa. Por isso, fizemos um passo a passo para que você consiga administrar seu estoque de forma eficaz e em equilíbrio com os diversos setores da empresa!
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1. Crie um inventário
Para criar um inventário, é preciso listar todos os produtos que estão estocados e a quantidade de cada um deles. Este documento deve ser revisado e atualizado constantemente. Dessa forma, você terá controle de tudo o que sai de sua empresa. A medida em que os produtos entram e saem, registre todas as datas de movimentação.
2. Prepare sua equipe
É necessário que a equipe esteja preparada para gerir o estoque da empresa. Nesse caso, direcionar a liderança para uma pessoa é interessante para que esta seja responsável pelo acompanhamento do controle e monitore todas as movimentações que ocorrerem.
3. Estabeleça um limite para perdas
Mesmo diante de um controle rígido, a chance de ocorrer perdas de mercadorias existe. Por isso, defina um limite para estes casos. O ideal é manter-se dentro da meta estipulada para que os prejuízos não sejam maiores.
4. Busque um equilíbrio para o seu estoque
Como comentamos anteriormente, o controle de estoque auxilia no conhecimento de quantidade de produtos existentes e em falta. O ideal é que estes produtos permaneçam em constante equilíbrio, sem sobrar ou faltar. Através do controle de estoque, você terá acesso à rotatividade de produtos internos, o que permite, junto ao seu inventário, que o equilíbrio seja estabelecido.
5. Livre-se de produtos parados
Alguns itens não têm tanta saída quanto outros, principalmente em épocas específicas. A estratégia, portanto, deve estar voltada para que estes itens sem tanta procura não fiquem estagnados, ocupando espaço que poderia ser ocupado por itens de maior procura e, consequentemente, que geram mais vendas.
Para se livrar destes produtos, é necessário promovê-los, estudar os possíveis descontos e promoções a serem aplicados em cima de cada item para fazê-los sair do estoque.
6. Calcule os custos de estoque
Estocar produtos requer custos que estão relacionados ao espaço utilizado e à equipe que será responsável por cuidar do estoque. Por isso, é bom avaliar os custos para se adequarem a realidade da sua empresa e, consequentemente, tornar o controle ainda mais eficiente.
7. Invista no cuidado da entrega de seus produtos
No momento em que um pedido é realizado, o produto deve ser separado e preparado para ser entregue ao cliente. É importante ter muito cuidado nesse momento para evitar que produtos defeituosos sejam entregues. Também é importante atentar aos produtos errados e entregues fora do prazo, pois estas são falhas que marcam a experiência de clientes de forma negativa.
Dicas para gerenciar o estoque
À medida em que a empresa cresce, o controle de estoque torna-se cada vez mais complexo. Se imaginarmos empresas com filiais, essa complexidade tende a aumentar, e é necessário estipular quantos centros de distribuição esta empresa terá e como os itens serão entregues. Estes centros devem ser considerados filiais da empresa, possuindo um gerenciamento interno, mas fazendo parte de sua matriz.
Para pequenos e médios empreendedores, com empresas de porte menor, é necessário apenas definitir como o espaço físico será organizado e como será feita a entrega e o recolhimento de novas peças e produtos.
- Os produtos inacabados devem ser separados no início do estoque. Os finalizados, mais longe. Resumindo: é importante separar os produtos por fases.
- Para empresas que fazem vendas casadas, é importante agrupar produtos de forma que estes estejam próximos.
- Atualize sempre o seu inventário! Comentamos sobre a importância deste processo no tópico anterior, mas é importante sempre reforçar.
- Os registros de movimentação de estoque devem ser feitos no momento em que eles acontecem. Isso evita falhas humanas no processo que podem gerar custos altos lá na frente.
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Quais são as consequências para quem não realiza controle de estoque na empresa?
Até o momento, listamos os benefícios de realizar controle de vendas para uma empresa, além de enumerarmos alguns erros que não podem ser cometidos neste controle. Como você já pode ter percebido, esta atividade é essencial para tratarmos de um dos fatores mais importantes de qualquer empreendimento: o produto que está sendo ofertado. Sem o devido acompanhamento de estoque, as chances de vivenciar prejuízos frequentemente são grandes.
Por isso, a iniciativa de ter uma contabilidade sólida dos produtos estocados, sua organização e uma melhor distribuição desses itens, certamente resulta em um impacto financeiro positivo para o empreendimento. Além de melhorar a saúde financeira da empresa, os processos internos são otimizados a medida em que esse controle se fortifica.
Sem o devido controle, os gatos de manutenção aumentam, os gestores precisam fazer reposições desnecessárias, não conseguem fazer acordos positivos com fornecedores e acabam prejudicando, por último, a relação com os seus clientes, ocasionando perda de vendas. Agora eu te pergunto? Vale a pena continuar não investindo neste controle?
Aqui estão alguns pontos válidos de serem levantados para que você compreenda claramente como a falta de controle de estoque prejudica o seu negócio:
1. A empresa vai passar a gastar mais
Todo processo está sujeito a falhas, porém, a falta de atenção no acompanhamento do inventário pode causar um prejuízo grande para a sua empresa. Sem o devido controle, diversos itens podem ser danificados, destruídos ou invalidados com o passar do tempo.
A falta de controle de desvios de produtos, roubos e furtos também pode levar à redução do estoque sem que você saiba, de fato, o que aconteceu. Ao mesmo tempo, a probabilidade de gastar com itens desnecessários para compor o acervo só resulta em mais desperdício de dinheiro que poderia estar voltado para investimentos em outros setores do seu negócio.
2. Seus clientes receberão um serviço ruim
Para que qualquer empresa seja bem quista pelo seu público, é necessário criar um bom relacionamento com os clientes. Isso se aplica à diversas etapas do processo de venda: pré e pós.
A partir do momento que um cliente recebe um produto danificado, ou recebe entrega fora do prazo, esta relação começa a ficar desgastada. A falta de controle de estoque pode fazer com que você não tenha produtos que os clientes desejam, por pura falta de organização. Algumas vendas perdidas neste processo custam muito caro!
Uma outra possibilidade dentro desta questão é o possível acúmulo de produtos que foram trocados por clientes, já que não se realiza um acompanhamento e registro das informações das mercadorias estocadas.
3. Falta de planejamento
Gestores que realizam um controle de estoque de qualidade são sempre capazes de satisfazer seus clientes, atendendo a todos os pedidos de encomendas realizados. Caso não exista nenhum controle voltado para o monitoramento destes recursos, a consequência é a falta de tempo para se planejar antecipadamente.
Os estoques são montados de última hora, não existindo uma avaliação rígida da sazonalidade e saída de produtos. Através de um controle efetivo, é possível reconhecer em quais produtos devemos investir sem que as mercadorias fiquem paradas no estoque, ocupando espaço sem necessidade.
Os principais erros do controle de estoque
Existem alguns erros no controle de estoque que, se forem cometidos, podem prejudicar muito a empresa.
Se estivermos falando de uma empresa que lida diretamente com venda, logística e distribuição de mercadorias, esse quadro se torna ainda mais importante de ser levado a sério.
Vamos a alguns dos principais erros de controle de estoque:
- Não saber quem são os seus próprios clientes
Conhecer os seus clientes e saber quais são suas maiores demandas é uma informação essencial que vai ajudar qualquer gestor a evitar gastos com reposição de estoque. O ideal é sempre investir nas ordens de pedido com seus fornecedores.
É importante evitar usar recursos que não são planejados para essa reposição, pois isso pode prejudicar diretamente a sua margem de lucro e gerar graves prejuízos. Para conhecer melhor seus clientes, você pode fazer pesquisas de mercado e planejar ações voltadas para o perfil de clientes-chave do seu negócio.
Saiba identificar momentos em que ocorrem altas e baixas do consumo de seu público para com seus produtos. Assim, você consegue criar processos que vão reabastecer seu estoque de forma eficaz, juntamente com seus fornecedores.
- Deixar de se planejar a longo prazo
Existem duas situações que são prejudiciais para o seu estoque: a falta de produtos em períodos de grande procura e a estagnação de produtos em épocas de baixa procura.
A primeira situação pode gerar uma frustração no cliente, que acaba indo pra concorrência em busca do produto que você não tinha em estoque para ofertar. Isso pode, inclusive, gerar uma perda de clientes fiéis, que acabam percebendo que a concorrência está mais apta a suprir suas necessidades.
A segunda situação demonstra uma falta de cuidado com os gastos da empresa, que resulta em muita mercadoria parada pelo alto capital investido nelas. Isso prejudica o seu capital de giro e, a depender da mercadoria, pode vir a estragá-las.
É importante conhecer a sazonalidade do seu estoque e saber exatamente quando deve fazer maiores ou menores compras de reposição.
- Falta de qualificação na equipe
Se você não investe no treinamento correto da sua equipe, acaba perdendo na eficácia do seu controle de estoque. Uma equipe bem treinada para isso consegue definir melhor padrões de processos internos e estratégias que podem ser, inclusive, aproveitadas em outros setores da empresa.
A gestão do estoque não é para qualquer um e, por isso, é necessário contratar pessoas apropriadas e com bom treinamento para exercer essa tarefa. Só assim você vai conseguir atribuir responsabilidades sólidas e delimitadas para cada colaborador.
- Baixa frequência no controle de estoque
Algumas empresas acham que ainda é necessário pausar um dia inteiro de atividades para realizar o controle de estoque. A verdade é que, se utilizar um software de gestão com controle de estoque, isso não se torna necessário. A automação de processos é muito bem vinda no controle de estoque, mas é importante lembrar que é necessário realizar esse controle com frequência, incluindo a atividade na rotina da sua empresa.
Busque soluções confiáveis, estude as possibilidades do mercado e, se ainda não automatizou o seu controle de estoque, essa é a hora de resolver esse problema! Você também pode utilizar uma planilha de controle de estoque para ajudar nesse processo, caso a verba esteja curta. Em breve vamos oferecer uma!
- Falha na comunicação interna
Se você decide tomar iniciativa para girar o estoque, criar alguma promoção para produtos que estão encalhados ou realizar uma grande compra para repor produtos, a sua equipe precisa estar ciente disso.
A falta de comunicação interna pode gerar grandes confusões entre departamentos e, por isso, é importante que os gerentes e colaboradores de cada área estejam sempre atualizados das mudanças que ocorrem na empresa.
Assim, fica mais fácil que previsões e planejamentos sejam feitos.
Tipos de estoque para sua loja virtual
Controlar o estoque em uma loja virtual é mais do que fundamental e a lógica costuma ser um pouco diferente de uma loja física. Quando um cliente acessa sua loja na internet, ele seleciona o produto, adiciona no carrinho, escolhe como deseja pagar e finaliza a compra.
Sem um controle de estoque efetivo, pode acontecer de você perceber que não possui o produto comprado em estoque só na hora de preparar o pedido para envio. Como lidar com uma situação dessas? Repor o produto pode levar tempo suficiente para que o seu cliente fique bastante insatisfeito com a experiência que teve na sua loja.
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Quando se trata de uma loja online, basicamente todo o processo depende do estoque, como se girasse em torno dele. Se você possui, além da loja virtual, uma loja física, é preciso ter alguns cuidados extras no controle de estoque da sua loja virtual, pois dependendo de como é feito, é possível acabar vendendo o último item de um produto em ambas as lojas, ao mesmo tempo!
Existem alguns tipos de estoque para e-commerce e os mais usados entre eles são:
Estoque Descentralizado
Bastante utilizado para produtos sazonais, é um estoque que possui produtos em locais diversos. O maior intuito é reduzir despesas que são gastas com transporte e tempo de envio das mercadorias.
Apesar de ter uma entrega rápida, o estoque descentralizado exige grande atenção dos gestores para conseguirem centralizar o controle de produtos que estão em diferentes locais. O fato de estarem espalhados aumenta, também, o custo com espaço físico.
Estoque Compartilhado
Se você possui uma loja física e virtual, pode apostar neste estoque. Ele é vantajoso por reunir no mesmo local os produtos que serão oferecidos em ambas as lojas.
Apesar de reduzir custos com espaço físico e oferecer um controle integrado de estoque ao gestor, é preciso que esse controle seja muito bem estruturado e efetivo. Toda movimentação deve ser registrada e acompanhada, para evitar situações como a que descrevemos ali em cima (produto fora de estoque ser vendido).
Estoque Terceirizado
Existem dois tipos de estoque terceirizado: dropshipping e crossdocking. É uma forma de descentralizar as responsabilidades do controle de estoque. Na modalidade dropshipping, é o fornecedor que cuida do iventário, controle de estoque e entregas. Já na modalidade crossdocking, o fornecedor envia o produto para o lojista e este se encarrega de enviar o produto para o cliente.
Estoque Consignado
Nesse tipo de estoque, o lojista pode ter uma quantidade determinada de produtos para atender seu público mas, caso algumas mercadorias fiquem paradas, ele pode devolvê-las ao fornecedor. Assim, ele só paga pelo que vendeu.
Esse modelo reduz bastante o estoque e é interessante para lojistas que ainda não podem despender de grandes qunatias ed dinheiro para ter produtos à venda. O ponto negativo é que normalmente são produtos de baixa rotatividade que se encaixam nessa modalidade.
Como você pode perceber, existem diversas formas de cuidar do estoque da sua loja virtual, mas uma coisa é certa: esse controle é necessário para que você consiga oferecer uma experiência satisfatória para os seus clientes.
Afinal, tudo está conectado: se o seu cliente tem uma boa experiência comprando com você, ele pode sentir vontade de compartilhar isso com seus amigos próximos ou, até mesmo, nas redes sociais. Assim, todo mundo sai ganhando!
