Como um sistema de cobrança pode ajudar no fluxo de caixa?

Um dos principais desafios para manter um fluxo de caixa saudável é a inadimplência. Quando os clientes não pagam suas contas em dia, a empresa pode ter dificuldades para honrar seus compromissos financeiros.

Gerir um negócio exige atenção em diversas frentes, e uma das mais críticas é a gestão de recebimentos. É aqui que entra o sistema de cobrança, uma ferramenta que vai além do simples envio de boletos, transformando o modo como as empresas administram suas finanças. 

Segundo o estudo realizado pelo Serasa sobre Mapa da Inadimplência e Negociação de Dívidas no Brasil, em agosto de 2023 o número de pessoas inadimplentes chegou a 71,74 milhões, um aumento de 320 mil em relação ao mês anterior. Esse cenário é preocupante para os empreendedores, pois pode afetar o consumo e, consequentemente, as vendas.

Um sistema de cobrança pode ajudar a reduzir a inadimplência e melhorar o fluxo de caixa. Isso porque ele permite que as empresas automatizem o processo de cobrança, desde o envio de faturas até o contato com clientes inadimplentes.

Leia mais: 

• O que é e como fazer uma cobrança?
• O que é fluxo de caixa?
• Baixe grátis nossa planilha de fluxo de caixa

O que é um sistema de cobrança?

Um sistema de cobrança é uma plataforma que automatiza os processos de cobrança de um negócio. Ele permite que os negócios enviem faturas, lembretes de pagamento, cobranças e até mesmo realizem ações de recuperação de crédito.

Os sistemas de cobrança podem ser usados por negócios de todos os tamanhos e segmentos. Eles são especialmente úteis para empresas que precisam gerenciar um grande número de cobranças ou que precisam automatizar processos manuais.

Como funciona um sistema de cobrança?

Um sistema de cobrança gerencia o processo de cobrança de valores devidos por clientes ou parceiros comerciais. Ele desempenha um papel crucial na otimização do fluxo de caixa e na redução da inadimplência. Abaixo, explicamos como geralmente funciona um sistema de cobrança:

Cadastro de clientes e contratos 

Primeiro, as informações dos clientes são inseridas no sistema, juntamente com os detalhes dos contratos ou serviços prestados que estabelecem os valores e prazos de pagamento.

Emissão de faturas, boletos ou links de pagamento

O processo inicia com a emissão de faturas automáticas com base em transações comerciais ou serviços prestados. As faturas contêm detalhes como data de vencimento, itens ou serviços prestados, e valores a serem pagos.

Acompanhamento de pagamentos

O sistema monitora o status de pagamento das faturas, identificando contas em dia e aquelas em atraso. Pode enviar lembretes automáticos para clientes antes e após a data de vencimento, incentivando o pagamento pontual.

Personalização de estratégias

O sistema permite a personalização de estratégias com base nas características específicas dos clientes. Isso inclui a definição de políticas de crédito, a oferta de descontos por pagamentos antecipados e a criação de planos de pagamento personalizados.

Análise de dados

Recursos analíticos são utilizados para avaliar padrões de pagamento, comportamento financeiro dos clientes e identificação de riscos. Isso ajuda na tomada de decisões informadas sobre políticas de crédito e abordagens de cobrança.

Identificação de inadimplência

Um sistema de cobrança identifica sinais de inadimplência por meio do monitoramento constante. Isso permite ação proativa para evitar que contas em atraso se tornem problemas críticos.

Opções de pagamento flexíveis

Oferecer mais meios de pagamento é a melhor estratégia para aumentar as chances de receber seus clientes em dia.

Os meios de pagamento mais utilizados pelos consumidores são boleto à vista e parcelado, Pix Cobrança, link de pagamento, cartão de crédito de todas as bandeiras e cartão de débito. Em alguns casos, vale-refeição e vale-alimentação também podem ser oferecidos.

Além de diversificar as opções de pagamento, é importante oferecer flexibilidade ao cliente, como a possibilidade de trocar o meio de pagamento no meio das parcelas ou durante a assinatura de um serviço com cobrança recorrente.

Relatórios financeiros

Geração de relatórios detalhados sobre o desempenho financeiro, incluindo análise de contas a receber, histórico de pagamentos e previsões de fluxo de caixa.

Gestão de recuperação de dívidas

Em casos de inadimplência, o sistema facilita a implementação de estratégias de recuperação de dívidas, automatizando processos de negociação e gestão de acordos de pagamento.

Lembretes de pagamento (régua de cobrança)

A régua de cobrança é um roteiro que define quando e como enviar mensagens aos clientes para lembrá-los de pagar suas contas.

O que é uma régua de cobrança?

Uma régua de cobrança é um conjunto de procedimentos e ações estruturadas, criadas para gerenciar o processo de cobrança de clientes inadimplentes de maneira eficiente e automatizada. Essa régua é composta por várias etapas que vão desde o primeiro contato com o cliente até ações mais severas, como a negativação do nome ou ação judicial, caso a dívida não seja quitada. O objetivo da régua de cobrança é recuperar o crédito da forma mais amigável possível, reduzir o índice de inadimplência e manter uma boa relação com o cliente.

A régua de cobrança pode variar de acordo com a política de cada empresa, o tipo de produto ou serviço oferecido e o perfil do cliente. No entanto, ela geralmente inclui comunicações via e-mail, SMS, ligações telefônicas e, em alguns casos, correspondências físicas.

Abaixo, segue um exemplo de tabela que descreve uma régua de cobrança típica, considerando D+ (dias após o vencimento da dívida):

Régua de cobrança

É importante ressaltar que a régua de cobrança deve sempre respeitar as normas do Código de Defesa do Consumidor e as boas práticas de mercado, procurando manter um relacionamento saudável e respeitoso com o cliente.

Por que automatizar a régua de cobrança pode ajudar o seu negócio?

Automatizar a régua de cobrança com um sistema de cobrança gratuito traz diversos benefícios tanto para as empresas quanto para os clientes, tornando o processo de cobrança mais eficiente, eficaz e menos suscetível a erros humanos. Aqui estão alguns dos principais motivos pelos quais as empresas optam pela automatização desse processo:

• Eficiência operacional:

A automatização permite que a empresa execute uma grande quantidade de ações de cobrança em um curto espaço de tempo, reduzindo o trabalho manual necessário e permitindo que a equipe se concentre em tarefas mais estratégicas.

• Consistência nas ações: 

Garante que todas as ações de cobrança sejam realizadas de forma padronizada, seguindo as políticas da empresa, o que ajuda a manter a qualidade e a uniformidade do processo de cobrança.

• Personalização e segmentação: 

A tecnologia permite segmentar e personalizar as ações de cobrança de acordo com o perfil do cliente, histórico de pagamento, valor da dívida, entre outros critérios, aumentando as chances de sucesso na recuperação do crédito.

• Redução de custos: 

A automatização diminui a necessidade de intervenção humana, o que pode reduzir significativamente os custos operacionais associados ao processo de cobrança.

• Melhoria na experiência do cliente: 

A comunicação automatizada pode ser menos invasiva e mais amigável, oferecendo opções de negociação e pagamento de forma clara e acessível, o que contribui para a manutenção de uma boa relação com o cliente, mesmo em situações de inadimplência.

• Aumento da recuperação de créditos: 

A agilidade e a precisão na execução das etapas da régua de cobrança aumentam as chances de recuperação de créditos, impactando positivamente o fluxo de caixa e a saúde financeira da empresa.

• Monitoramento e controle:

A automatização facilita o monitoramento em tempo real do processo de cobrança, permitindo ajustes rápidos na estratégia conforme necessário, além de fornecer dados valiosos para análises futuras.

Veja Prevenindo cobrança indevida

• Cumprimento legal: 

A automatização ajuda a garantir que todas as ações de cobrança estejam em conformidade com as leis e regulamentações aplicáveis, minimizando riscos legais para a empresa.

Portanto, a automatização da régua de cobrança é uma estratégia importante para otimizar o processo de recuperação de dívidas, reduzindo custos operacionais, melhorando a relação com os clientes e aumentando a eficácia na recuperação de créditos.

Você também pode se interessar: Elementos essenciais de uma mensagem de cobrança de mensalidade escolar

Qual o melhor sistema de cobrança? 

Para alcançar eficiência e atender de forma ideal às suas necessidades, é fundamental levar em consideração diversos aspectos ao automatizar os processos de cobrança. O ideal é considerar diversos fatores, como o tamanho da sua empresa, o volume de transações, a complexidade das operações financeiras, e, claro, o custo-benefício. Avaliar as funcionalidades oferecidas, a segurança, a flexibilidade e a facilidade de uso também são aspectos importantes na escolha do sistema de cobrança mais adequado para atender às demandas específicas de uma empresa.

Por isso é indispensável contar com uma empresa reconhecida pela qualidade e segurança, que disponibiliza uma plataforma de gestão de cobranças eficiente. Dessa forma, é possível assegurar a ausência de problemas no processo de automatização, otimizando assim as atividades relacionadas.

Leia mais: Vantagens de uma cobrança efetiva de clientes