Fatura e nota fiscal: quais as diferenças e quando emitir cada uma?

Você sabe a diferença entre fatura e nota fiscal? Essa é uma dúvida comum, e muitos empreendedores até podem achar se tratar de um mesmo documento com funções semelhantes. No entanto, elas têm diferenças importantes que é bem interessante saber.

Em resumo, podemos dizer que a nota fiscal está relacionada ao recolhimento de impostos, enquanto a fatura não tem esse tipo de validade tributária e está mais relacionada à cobrança de um produto vendido ou serviço prestado. O ponto em comum, é que a nota fiscal e a fatura são documentos relativos a uma transação comercial entre empresas (B2B), ou entre empresa e pessoa física (B2C).

Os dois documentos possuem diferentes objetivos, mas ao mesmo tempo são complementares. Por isso, é preciso entender suas particularidades, questões jurídicas e administrativas, e claro, entender como emitir cada um deles.

Neste artigo, explanamos a diferença entre nota fiscal e fatura, as questões legais relativas a esses documentos e como fazer uma boa gestão financeira.

O que é fatura?

A fatura é um documento que detalha uma transação comercial, tanto de venda de produtos quanto de prestação de serviços, mas que não está vinculada ao recolhimento de impostos. O principal objetivo de uma fatura é relacionar todas as informações que deram origem a um compromisso comercial.

A fatura é um pagamento que ainda será efetivado. Por exemplo, todos os meses recebemos nossas contas de luz, telefone, internet, entre outras, para efetuar o pagamento, certo? Esses são alguns exemplos de fatura. Considerando que a fatura descreve todos os detalhes da transação, muitas empresas utilizam esse documento como auxiliar no seu processo de gestão financeira.

Quando um negócio realiza a emissão da fatura, é preciso gerar também uma nota fiscal para cada um desses documentos. Afinal, conforme dito anteriormente, a fatura não tem relação com questões tributárias. No entanto, não é raro encontrar empresas que não fazem a emissão de faturas e utilizam a própria nota fiscal para cumprir o papel desse documento. Nesse caso, costuma-se enviar uma forma de pagamento (por exemplo, boleto ou link de pagamento) com a NF-e.

Tipos de fatura

As faturas mais usadas pelas empresas são:

• Fatura recibo: ocorre quando a data da emissão e do pagamento coincidem;
• Fatura proforma: emitida na cotação e transação internacional de produtos;
• Fatura manual: documento impresso em papel timbrado autorizado pela Autoridade Tributária e Aduaneira;
• Fatura eletrônica: emissão feita por aplicativos e sites certificados.

O que é nota fiscal?

Diferente da fatura, a nota fiscal é um documento que tem como objetivo registrar uma transação comercial, seja ela de venda de produtos, seja de prestação de serviços, entre empresas ou entre empresa e pessoa física. O documento também é a responsável por garantir o recolhimento correto dos impostos. Por conta disso, não emitir nota fiscal é crime, enquadrado como sonegação fiscal e passível de multa e até pena de detenção.

Tempos atrás, a nota fiscal era preenchida no papel pela parte vendedora e entregue à parte compradora do negócio. Porém, a partir de 2008, começou o processo de implementação da versão eletrônica no Brasil. Assim, surgiu a nota fiscal eletrônica (NF-e), versão digital deste documento fiscal que pode ser emitida, enviada ao cliente e armazenada em ambiente virtual.

Qual a importância da nota fiscal?

A fatura tem grande importância na gestão financeira de uma empresa, ajudando a organizar os processos, inclusive o fluxo de caixa. Porém, ela não é um documento legalmente obrigatório, ao contrário da nota fiscal. Em outras palavras, a fatura pode ser substituída pela nota fiscal, porém, o contrário não pode acontecer.

A nota fiscal é um documento obrigatório para todas as empresas que realizam vendas ou prestam serviços. Até o momento, só estão isentos dessa obrigatoriedade os Microempreendedores Individuais (MEIs), que realizam transações comerciais com pessoas físicas. Todos os negócios que comercializam produtos e/ou serviços são obrigados a emitir nota fiscal.

Os quatro principais tipos de nota fiscal eletrônica que podem ser emitidas atualmente são:

• NF-e: Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias
• NFC-e: Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica
• NFS-e: Nota Fiscal de Serviços Eletrônica
• CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico

NF-e : Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias

A NF-e, Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias, é utilizada exclusivamente para registro de uma transação comercial de produtos físicos. Esse tipo de nota fiscal tem relação direta sobre a cobrança do  Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do  Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), e a sua emissão é feita junto às Secretarias Estaduais de Fazenda.

Por também estar relacionada à circulação de mercadorias, é preciso que com a NF-e também seja emitido o  Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), documento que deve estar junto ao produto durante o seu trânsito.

NFC-e : Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica

Com função semelhante à da NF-e, ou seja, registrar uma transação comercial, a NFC-e, Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, é uma alternativa eletrônica aos cupons fiscais. Utilizada em transações no varejo e no comércio, a NFC-e é o modelo entregue quando realizamos uma compra no supermercado, farmácia, restaurantes e demais estabelecimentos comerciais.

NFS-e : Nota Fiscal de Serviços Eletrônica

Como o próprio nome sugere, a NFS-e, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, deve ser emitida sempre que há uma prestação de serviço, seja entre empresas, seja entre empresa e pessoa física.

A NFS-e está vinculada à prefeitura onde o CNPJ da empresa prestadora está registrado. No que diz respeito aos impostos, esse tipo de nota fiscal visa o recolhimento do ISS, Imposto sobre Serviços Prestados, de competência municipal.

CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico

O CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), é um documento fiscal relacionado à prestação de serviço de transporte de cargas (transportadoras). Ele substitui eletronicamente seis modelos de documentos que antes eram emitidos em papel, entre eles, Nota Fiscal de Serviço de Transporte modelo sete, Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas modelo oito, entre outros.

Esse tipo de nota fiscal eletrônica deve ser emitido para todos os modais de transporte, ou seja, rodoviário, ferroviário, aquaviário, aeroviário, dutoviário e multimodal.

Maiores dúvidas sobre nota fiscal para quem está começando um negócio

Quando o assunto é nota fiscal eletrônica, alguns empreendedores têm muitas dúvidas e não sabem por onde começar. Este é um cenário muito comum, tendo em vista que existem inúmeras particularidades e regulamentações, e você pode se confundir facilmente.

Entretanto, é necessário ter atenção. Isso não pode ser desculpa para não emitir nota fiscal, não pagar impostos em dia ou não manter o negócio legalizado, já que você pode ser fiscalizado e sofrer sérias consequências, como o pagamento de multas.

Quem precisa emitir nota fiscal?

Antes de tomar qualquer atitude em seu empreendimento, você precisa entender quais são as suas obrigações fiscais. Todos os empreendedores devem emitir notas fiscais de suas vendas, entretanto, existe apenas uma exceção.

Quem opta por ser Microempreendedor Individual (MEI), que é um tipo de regime tributário, não precisa gerar o documento quando vende para pessoa física. Contudo, caso o consumidor exija, você será obrigado a emitir.

É obrigatório emitir uma nota fiscal para o meu e-commerce? 

Para a grande maioria das empresas, a emissão da nota fiscal é um passo obrigatório para a realização das vendas de produtos e serviços.

Entretanto, no caso das lojas virtuais que estão iniciando suas jornadas no e-commerce e tem como público-alvo o mercado B2C (ou seja, pessoas físicas), uma ótima opção é buscar o regime tributário do MEI.

Além de ser um regime muito mais simplificado, o MEI oferece excelentes benefícios, como:

• Baixo custo de impostos;
• Organização dos custos em uma única guia de pagamento;
• Não há obrigatoriedade de emissão de Notas Fiscais em vendas para pessoas físicas. 

Lei mais: Passo a passo de como abrir um MEI sem dúvidas

Como facilitar o processo de emissão de nota fiscal?

O mais indicado para a sua empresa é fazer a emissão das notas fiscais automaticamente, para diminuir a demanda de mão de obra e mitigar possíveis erros manuais. Dessa forma, você tem a certeza que nenhuma deixará de ser gerada, garantindo que o seu negócio fique em dia com o Fisco.

Ainda que a NF-e seja emitida digitalmente, ou seja, por meio de um software, muitos empreendedores ainda geram nota por nota. Além de trabalhoso e demorado, as chances de gerar alguma NF-e errada aumenta bastante.

Já quando se emite esse documento de forma automática, essas e outras questões relacionadas à falha e esquecimento são minimizadas, quando não totalmente eliminadas. Isso acontece porque é possível vincular o seu sistema de emissão de NF-e ao de pagamentos da sua empresa. Assim, sempre que um recebimento é confirmado, o processo de emissão da nota se inicia automaticamente. 

Além de facilitar a sua rotina e aumentar a produtividade, realizar essa tarefa desse modo permite o envio desse documento fiscal de maneira mais rápida ao cliente, bem como a entrega do produto ou serviço.

Quais os passos para a emissão de uma Nota Fiscal?

Pensando na realidade de um empreendimento que precisa emitir uma nota fiscal para a venda de um produto ou serviço, há algumas etapas importantes que devem ser seguidas.

Passo 1: Avalie o tipo de NF que precisará ser emitida

Antes de tudo, é importante que você saiba qual nota fiscal precisará emitir em seu negócio. No caso da venda de produto físico, em caso de obrigatoriedade, sua loja precisará emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Já se você oferece serviços em seu negócio, a nota que deverá ser emitida é a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e). 

Passo 2: Faça o cadastro no FISCO de sua região

Como também foi possível observar, as notas fiscais contam com uma série de questões burocráticas que precisam ser avaliadas. As Notas Fiscais de Serviço, por exemplo, são administradas municipalmente.  Já as Notas Fiscais de Produto Eletrônicas são responsabilidade das Secretarias da Fazenda Estadual (SEFAZ).

É fundamental verificar esses pontos com o contador, pois toda a questão dos cadastros tributários precisa ser efetivada para que você possa emitir uma nota fiscal, evitando maiores transtornos com a Receita Federal. 

Passo 3: Verifique a necessidade do Certificado Digital

O Certificado Digital é um documento de identificação eletrônica com um sistema de criptografia que garante a legitimidade e autenticidade de todos os tipos de arquivos. Existem alguns modelos de certificados. Os mais utilizados são o Certificado Digital e-CPF, voltado para pessoa física, e o Certificado Digital e-CNPJ, utilizado por empresas.

Note que, para toda empresa que precisa emitir obrigatoriamente uma nota fiscal, é necessário obter o certificado digital, segundo a SEFAZ. É importante salientar que a emissão de um Certificado Digital deve ser realizada por uma Autoridade Certificadora (AC), habilitada pela Receita Federal, como:

• Autoridade Certificadora Brasileira de Registros;
• Serasa;
• Fenacon;
• Certisign;
• Imprensa Oficial do Estado de São Paulo.

Para obter um Certificado Digital, por sua vez, o e-commerce precisará informar, dentre outros documentos:

• Contrato Social;
• Cartão CNPJ;
• Documento de identificação do responsável pela empresa.

Passo 4: Defina o software de emissão da Nota Fiscal

Você também precisará definir qual software de emissão irá utilizar para gerar suas notas. Há diversas opções no mercado que atendem diferentes necessidades de negócio. Algumas prefeituras oferecem sistemas gratuitos de emissão de nota fiscal.

Passo 5: Emita as notas para concluir a venda do produto ou serviço

Por fim, após concluir todas as etapas (fiscais e técnicas), basta emitir a Nota Fiscal, seguindo as orientações do software escolhido.

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