O que é e como fazer uma cobrança?

Uma pesquisa publicada pela Agência Brasil mostrou que oito a cada dez brasileiros estão endividados – um número alarmante que você, como dono de um negócio, precisa se atentar.

Clientes inadimplentes geram problemas no fluxo de caixa e podem afetar o crescimento de qualquer empresa – e uma forma de evitar que isso aconteça é fazendo cobranças do jeito certo.

As cobranças são parte fundamental da gestão financeira de qualquer negócio, mas muitas vezes pode ser um processo delicado e complexo. Seja você um pequeno empreendedor ou parte de uma empresa maior, entender o que é a cobrança e como realizá-la de maneira eficaz e ética é crucial.

Neste artigo, vamos desmistificar o conceito de cobrança, explorando suas diferentes formas e abordagens, para que você possa implementá-las com confiança e precisão em seu negócio.

Vamos abordar desde o básico do que significa fazer uma cobrança até as diversas metodologias e estratégias que podem ser utilizadas. Além disso, forneceremos dicas sobre como cobrar pagamentos atrasados de forma eficiente e respeitosa. 

O que significa fazer cobrança?

Fazer cobrança é o processo de solicitar o pagamento por produtos ou serviços fornecidos. Essa prática é essencial para a saúde financeira de qualquer negócio, garantindo que as receitas sejam recebidas sem atrasos.

Uma cobrança eficaz envolve comunicar-se com o cliente sobre um débito pendente, fornecendo detalhes sobre o valor devido e as opções de pagamento disponíveis. É importante que este processo seja conduzido de maneira profissional e respeitosa, mantendo uma boa relação com o cliente, ao mesmo tempo em que se assegura o recebimento dos pagamentos pendentes.

O que é endereço de cobrança?

O endereço de cobrança é a informação fornecida pelo cliente que indica onde a fatura ou o aviso de pagamento deve ser enviado. Esse endereço pode ser diferente do endereço de entrega, especialmente em transações online, onde o produto ou serviço é entregue em um local, mas a conta é enviada para outro.

Apesar de nem sempre ser utilizado, ter disponível o endereço de cobrança é fundamental para que, em caso de correspondências ou cobranças judiciais, o responsável receba a fatura.

Quais são os tipos de cobrança? 

Existem diferentes tipos de cobrança que as empresas podem utilizar, dependendo da situação e da relação com o cliente. Cada tipo tem suas características e pode ser mais adequado para certos contextos. É importante conhecer essas variações para escolher a abordagem mais eficaz e apropriada para o seu negócio.

O que é cobrança judicial?

A cobrança judicial ocorre quando há a necessidade de recorrer aos tribunais para receber um pagamento devido. Este tipo de cobrança é utilizado quando todas as tentativas de cobrança extrajudicial falharam.

Por exemplo, se um cliente não responde a lembretes ou avisos de pagamento e ignora os esforços de negociação, a empresa pode optar por iniciar uma ação judicial para recuperar o valor devido. A cobrança judicial geralmente envolve advogados e pode ser um processo mais longo e custoso.

O que é cobrança extrajudicial?

A cobrança extrajudicial é realizada fora do sistema judicial e é o método mais comum de cobrança. Envolve enviar lembretes de pagamento, negociar planos de pagamento ou contratar uma agência de cobrança para recuperar a dívida.

Por exemplo, uma empresa pode enviar uma série de faturas e lembretes por e-mail ou correio, e se o pagamento ainda não for realizado, pode oferecer um acordo para parcelamento da dívida. Esta forma de cobrança é geralmente mais rápida e menos dispendiosa do que a cobrança judicial.

O que é uma cobrança indevida?

A cobrança indevida acontece quando um cliente é cobrado por um produto ou serviço que não foi solicitado, entregue ou foi faturado incorretamente. 

Se um cliente recebe uma fatura por um serviço adicional que nunca foi contratado ou por um valor superior ao acordado, por exemplo, isso constitui uma cobrança indevida. Situações assim requerem correção imediata e, muitas vezes, um pedido de desculpas da empresa para manter uma boa relação com o cliente.

Qual é a forma correta de fazer uma cobrança?

Realizar cobranças de maneira eficiente e profissional é crucial para manter um bom relacionamento com os clientes e garantir a saúde financeira da empresa.

A abordagem correta envolve ser clara, respeitosa e consistente no processo de cobrança, oferecendo opções de pagamento e mantendo uma comunicação aberta com o cliente.

É importante equilibrar a firmeza na solicitação do pagamento com a compreensão das circunstâncias do cliente, buscando sempre soluções que beneficiem ambas as partes.

Veja 4 Exemplos de Mensagem de Cobrança pelo WhatsApp para clientes

Como cobrar um pagamento atrasado?

Ao cobrar um pagamento atrasado, é importante ser claro, direto e manter a empatia. Comece enviando um lembrete amigável, destacando o valor devido e a data de vencimento original. Se não houver resposta, faça um acompanhamento com uma comunicação mais firme, mas sempre mantendo a cortesia.

Você pode oferecer opções de parcelamento ou discutir diferentes formas de pagamento, demonstrando compreensão e disposição para encontrar uma solução mutuamente benéfica.

Se, após diversas tentativas, o cliente não realizar o pagamento, consulte um advogado e veja se a cobrança judicial é uma opção que faz sentido na situação.

Leia mais: 4 dicas infalíveis para cobrar seus clientes de forma eficiente

Como cobrar um Pix educadamente?

Cobrar um Pix de forma educada requer comunicação clara e cortês. Uma boa prática é começar com uma mensagem amigável, lembrando o cliente sobre o pagamento pendente e mencionando a facilidade e rapidez do Pix como forma de pagamento.

Por exemplo, você pode enviar uma mensagem ou e-mail dizendo: "Olá [Nome do Cliente], espero que esteja bem. Gostaríamos de lembrar que o pagamento referente ao [serviço/produto] está pendente. Para sua conveniência, oferecemos a opção de pagamento via Pix, que é rápido e seguro."

Ao enviar o lembrete, é importante incluir todas as informações necessárias para o pagamento, como o valor devido e a chave Pix.

Mantenha o tom da mensagem positivo e profissional, evitando qualquer linguagem que possa parecer agressiva ou coercitiva. Se necessário, ofereça para esclarecer dúvidas ou ajudar no processo de pagamento, demonstrando disposição para facilitar a transação de maneira amigável e eficiente.

Erros e riscos ao cobrar um cliente

Um dos erros mais comuns na cobrança é a abordagem agressiva ou desrespeitosa, que pode prejudicar a relação com o cliente e afetar negativamente a reputação da empresa.

Uma cobrança vexatória pode acabar gerando problemas judiciais e até detenção, então é importante que você mantenha a cautela.

Regras de cobrança no Código de Defesa do Consumidor

O artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor estabelece claramente que é proibido cobrar um consumidor inadimplente de forma abusiva. Isso significa que ações que causem constrangimento, ameaça ou qualquer tipo de desconforto ao consumidor são ilegais.

Além disso, o artigo 71 caracteriza como crime a prática de cobranças que envolvam ameaça, coação, constrangimento físico ou moral, bem como a utilização de informações falsas ou enganosas. Tais atos podem levar a penalidades legais, incluindo detenção de três meses a um ano, além de multas.

Formas de fazer uma cobrança

Existem diversas formas de realizar cobranças, cada uma com suas particularidades e eficácia dependendo do contexto e do cliente. Escolher a metodologia correta pode aumentar a eficiência da cobrança e manter uma boa relação com o cliente.

Boleto por correspondência

O envio de boletos por correspondência é uma forma tradicional de cobrança. Consiste em enviar fisicamente uma fatura ou boleto bancário para o endereço do cliente. Esta abordagem é muitas vezes utilizada para clientes que preferem ou necessitam de documentos físicos para pagamento.

Leia mais: Como gerar um boleto

Ligação telefônica

Cobrar por meio de ligação telefônica permite uma comunicação direta e pessoal com o cliente. Esta abordagem é útil para discutir detalhes do pagamento, negociar prazos ou esclarecer dúvidas, proporcionando uma oportunidade para uma interação mais humanizada.

Cobrança por e-mail

Enviar cobranças via e-mail é eficiente e permite enviar documentos como faturas e lembretes de forma rápida e conveniente. O e-mail também oferece a vantagem de deixar um registro escrito da comunicação entre a empresa e o cliente.

Cobrança por SMS

O SMS pode ser uma forma rápida e direta de lembrar os clientes sobre pagamentos pendentes. É menos intrusivo que uma ligação telefônica, mas ainda assim eficaz para alcançar clientes que preferem comunicações breves e diretas.

Cobrança por WhatsApp

O WhatsApp oferece uma plataforma para enviar lembretes de cobrança de forma conveniente e acessível. Além disso, permite a interação instantânea para esclarecer dúvidas ou negociar termos de pagamento, tornando-se uma ferramenta cada vez mais popular para cobranças.

Uma forma eficaz de enviar cobrança pelo WhatsApp é usando um link de cobrança, que possibilita diferentes formas de pagamento para o seu cliente.

Cobrança terceirizada

A terceirização da cobrança envolve contratar uma empresa especializada para gerenciar as cobranças. Esta opção pode ser eficaz para empresas que não têm recursos internos para gerir o processo de cobrança ou para dívidas mais difíceis de recuperar.

Sistema automatizado

Sistemas automatizados de cobrança utilizam softwares para enviar lembretes de pagamento e gerenciar o processo de cobrança. Essa abordagem economiza tempo e recursos, mantendo a consistência na comunicação de cobranças.

Leia mais:
‍Como um sistema de cobrança pode ajudar no seu fluxo de caixa

Elementos essenciais de uma mensagem de cobrança de mensalidade escolar

Protesto em cartório

O protesto em cartório é uma medida legal que pode ser utilizada para cobranças não pagas. Consiste em registrar formalmente a inadimplência em um cartório, o que pode motivar o pagamento para evitar consequências legais negativas.

Cobrança recorrente

A cobrança recorrente é ideal para serviços com pagamentos periódicos. Essa abordagem automatiza o processo de cobrança, enviando regularmente faturas ou debitando automaticamente os valores devidos da conta do cliente, facilitando o controle de recebimentos para serviços contínuos.

Veja mais informações sobre o que é, como funciona e como implementar cobranças recorrentes no seu negócio.

Como automatizar cobranças?

A InfinitePay oferece uma ferramenta de Gestão de Cobrança gratuita e automática que te ajuda a automatizar a cobrança de pagamentos pendentes e evitar a inadimplência.

Para começar a usar, é simples:

1. ‍Faça sua conta na InfinitePay e baixe o app;
2. Cadastre o nome e o celular do cliente para quem você deseja enviar uma cobrança;
3. Defina o valor, o parcelamento e o vencimento da cobrança;
4. Ative a cobrança automática e pronto: seu cliente será notificado por e-mail e WhatsApp sobre o vencimento do pagamento – e ele poderá pagar por Pix, cartão ou boleto.

Com a Gestão de Cobrança da InfinitePay, você consegue cadastrar todos os seus clientes e eles serão cobrados automaticamente por você. Você também tem a opção de fazer cobranças recorrentes para pagamentos semanais, mensais ou com qualquer outro intervalo de tempo.

A Gestão de Cobrança da InfinitePay é gratuita – crie sua conta em menos de 5 minutos e comece a usar agora mesmo!