Pagamentos
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Nesse artigo
Segundo o Mapa da Inadimplência e Negociação de Dívidas no Brasil (Serasa), em julho de 2024 mais de 72 milhões de brasileiros estão em situação de inadimplência, um número alarmante que você, como dono de um negócio, precisa se atentar.
Clientes inadimplentes geram problemas no fluxo de caixa e podem afetar o crescimento de qualquer empresa – e uma forma de evitar que isso aconteça é fazendo cobranças do jeito certo.
As cobranças são parte fundamental da gestão financeira de qualquer negócio, mas muitas vezes pode ser um processo delicado e complexo.
Seja você um pequeno empreendedor ou parte de uma empresa maior, entender o que é a cobrança e como realizá-la de maneira eficaz é crucial.
Neste artigo, vamos desmistificar o conceito de cobrança, explorando diferentes formas e abordagens, para que você possa implementá-las com confiança e precisão em seu negócio.
Além disso, confira algumas dicas e estratégias para tornar o processo mais rápido e eficiente.
O que é cobrança?
Cobrança é o processo de solicitar o pagamento por produtos ou serviços fornecidos.
Essa prática é essencial para a saúde financeira de qualquer negócio, garantindo que as receitas sejam recebidas sem atrasos.
Uma cobrança eficaz envolve comunicar-se com o cliente sobre um débito pendente, fornecendo detalhes sobre o valor devido e as opções de pagamento disponíveis.
Mesmo em situações como essa, é importante que o processo seja conduzido de maneira profissional e respeitosa, mantendo uma boa relação com o cliente.
Quais são os tipos de cobrança?
Existem diferentes tipos de cobrança que as empresas podem utilizar, dependendo da situação e da relação com o cliente. Cada tipo tem suas características e pode ser mais adequado para certos contextos.
É importante conhecer essas variações para escolher a abordagem mais eficaz e apropriada para o seu negócio.
A seguir, você conhecerá as principais formas para realizar cobranças, quais as vantagens e como aplicá-las no seu negócio.
Boleto por correspondência
O envio de boletos por correspondência é uma forma tradicional de cobrança.
Consiste em enviar fisicamente uma fatura ou boleto bancário para o endereço do cliente.
Esta abordagem é muitas vezes utilizada para clientes que preferem ou necessitam de documentos físicos para pagamento.
Atualmente, muitos bancos oferecem a emissão de boletos como parte de seus serviços e, normalmente, eles são emitidos por meio de caixas eletrônicos ou aplicativos.
Após a emissão basta imprimir e enviar o boleto por correios ou por uma transportadora particular.
Apesar de ser uma opção, esta é uma forma de cobrança mais antiga e não muito utilizada, uma vez que ela é lenta e envolve alguns custos como o de envio e, em alguns casos, o de emissão.
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Boleto digital
Uma alternativa ao envio de boleto por correspondência, é o boleto por fatura digital.
Neste caso, você precisa apenas de um banco que emita o boleto digitalmente para enviar a cobrança por outros meios digitais, como e-mail ou WhatsApp.
Atualmente a maioria dos bancos costuma cobrar pela emissão de boletos digitais, em alguns casos esse valor é somente simbólico, em outros pode passar dos R$ 10 reais por boleto emitido.
Mesmo que este valor seja mínimo, a longo prazo pode ter um peso significativo no fluxo de caixa da sua empresa.
Por isso, é importante escolher estrategicamente as Instituições Financeiras que você deseja realizar as transações do seu negócio.
Com a InfinitePay, você gera quantos boletos quiser gratuitamente e evita ter a sua margem de lucro afetada toda vez que precisar emitir um.
Ligação telefônica
A cobrança por meio de ligação telefônica tem o objetivo de estabelecer uma comunicação direta e pessoal com o cliente, o que ajuda a criar uma ligação mais humanizada e empática.
Esse método é especialmente útil para discutir detalhes específicos do pagamento, negociar prazos e esclarecer dúvidas, proporcionando um nível de personalização e atenção que outros métodos não conseguem oferecer.
Para garantir a eficiência desse tipo de cobrança, é essencial seguir um protocolo claro e profissional durante a chamada.
Isso inclui preparar-se com todas as informações necessárias sobre a dívida do cliente, ser gentil e respeitoso, e estar pronto para oferecer opções de pagamento flexíveis ou prazos ajustados conforme necessário.
Cobrança por e-mail
Enviar cobranças via e-mail é eficiente e permite enviar documentos como faturas e lembretes de forma rápida e conveniente, assegurando que o cliente tenha acesso imediato às informações necessárias para realizar o pagamento.
O e-mail também oferece a vantagem de deixar um registro escrito da comunicação entre a empresa e o cliente, o que é útil tanto para a empresa quanto para o cliente em caso de futuras consultas ou disputas.
Ao escrever um e-mail de cobrança, é preciso utilizar uma linguagem clara e profissional, garantir que todos os detalhes importantes estejam presentes no corpo do e-mail ou nos anexos, e personalizar a mensagem para que o cliente se sinta valorizado.
Um exemplo de e-mail seria:
Assunto: Lembrete: A sua fatura está pendente
Corpo do e-mail:
Oi, João! Tudo bem?
Notamos que o seu pagamento do dia 10/04/2024 está pendente.
**Detalhes da Fatura:**
- Valor: R$ [Valor]
- Data de Vencimento: [Data de Vencimento]
- Descrição: [Descrição do Serviço/Produto]
Para sua conveniência, você pode efetuar o pagamento online por meio do link a seguir:
[insira aqui o link de pagamento]
Se precisar de mais informações ou assistência, não hesite em nos contatar.
Agradecemos sua atenção e até logo!
[Nome da Empresa]
Uma opção gratuita para automatizar cobranças é a Gestão de Cobrança da InfinitePay, que envia emails e notificações antes e no dia do vencimento e, caso o cliente não pague, depois também.
Além de facilitar o processo, você recebe notificações sobre o status de pagamento e também pode conferir todas as informações referente a todas as suas cobranças em um dashboard dentro do app.
Cobrança por SMS
A cobrança por SMS busca ser uma forma rápida e direta de lembrar os clientes sobre pagamentos pendentes, eficaz para alcançar aqueles que preferem comunicações breves e diretas.
Esse método é especialmente útil para grandes empresas, como provedores de internet, que precisam alertar os clientes sobre atrasos na fatura.
Para que a cobrança por SMS seja eficaz, a mensagem deve ser clara e concisa, incluindo os detalhes essenciais do pagamento e um link rápido para o pagamento.
Exemplo de SMS de cobrança:
"Olá, [Nome do Cliente]. Sua fatura de agosto no valor de R$ [Valor] está pendente. Faça o pagamento aqui: [link de pagamento].
Cobrança por WhatsApp
O WhatsApp é uma plataforma para enviar lembretes de cobrança bastante conveniente e acessível.
Além disso, permite a interação instantânea para esclarecer dúvidas ou negociar termos de pagamento, tornando-se uma ferramenta cada vez mais popular para cobranças.
Ao cobrar pelo Whatsapp, você pode optar por enviar um link de cobrança ou utilizar a Gestão de Cobrança gratuita da InfinitePay para automatizar a criação e o envio dessas mensagens.
Em ambos os casos, com a InfinitePay você pode oferecer diferentes formas de pagamento para o seu cliente.
Além disso, por ser um meio de cobrança mais acessível, você pode sempre optar por personalizar as mensagens e tornar a experiência mais agradável para o cliente.
Por exemplo:
Olá, Maria!
Gostaríamos de lembrar que sua fatura de maio no valor de R$ 420 reais está pendente. Para sua conveniência, você pode realizar o pagamento através deste link: [link de pagamento].
Caso precise de ajuda com o pagamento, estamos à disposição!
Veja:
Cobrança terceirizada
A cobrança terceirizada busca proporcionar uma solução eficaz para empresas que não têm recursos internos para gerenciar o processo de cobrança ou para recuperar dívidas mais difíceis.
Contratar uma empresa especializada pode aumentar a eficiência e a taxa de recuperação de débitos, aliviando a carga administrativa da empresa contratante.
Empresas como a Serasa Experian oferecem serviços completos de cobrança, utilizando técnicas avançadas e uma abordagem profissional para maximizar a recuperação de dívidas e manter um bom relacionamento com os clientes.
Sistema automatizado
A utilização de sistemas automatizados de cobrança tem o objetivo de otimizar a gestão dos processos financeiros, economizando tempo e recursos, além de manter a consistência na comunicação com os clientes.
Esses sistemas permitem que as empresas enviem lembretes de pagamento, agendem cobranças e monitorem transações de forma eficiente, facilitando o controle do fluxo de caixa.
Isso proporciona uma experiência mais conveniente e aumenta a probabilidade de recebimento dos valores devidos.
Com a InfinitePay, é possível utilizar um sistema automatizado gratuitamente através da Gestão de Cobrança.
Além da praticidade de ter tudo em um só lugar, você oferece diversas opções de pagamento e ainda recebe os valores pagos em até 1h.
Leia mais:
- Como um sistema de cobrança pode ajudar no seu fluxo de caixa
- Elementos essenciais de uma mensagem de cobrança de mensalidade escolar
Protesto em cartório
O protesto em cartório é uma medida utilizada para formalizar a inadimplência de um devedor, visando incentivá-lo a quitar a dívida para evitar consequências legais negativas em sua reputação financeira.
Essa forma de cobrança costuma ser utilizada quando outras tentativas de cobrança não tiveram sucesso, atuando como um último recurso para recuperar valores devidos.
Para realizar o protesto em cartório, é necessário seguir alguns passos importantes:
1. Reuna a documentação: Tenha em mãos o título de crédito ou documento que comprove a dívida, como notas promissórias, cheques devolvidos, duplicatas, contratos etc.
2. Dirija-se ao cartório competente: Procure o Tabelionato de Protesto de Títulos na jurisdição adequada, geralmente é onde o devedor reside ou onde a obrigação deveria ser cumprida.
3. Apresente os documentos: Entregue os documentos que comprovam a dívida.
Após o registro, o cartório notificará o devedor, dando-lhe um prazo para efetuar o pagamento ou apresentar uma justificativa válida.
Se o devedor não quitar a dívida dentro do prazo, o protesto será efetivado, e a inadimplência será registrada nos órgãos de proteção ao crédito, como SPC e Serasa.
Cobrança recorrente
A cobrança recorrente simplifica e automatiza o processo de recebimento de pagamentos periódicos e é bastante utilizada em serviços com pagamentos regulares, como assinaturas, mensalidades escolares, planos de academia ou qualquer serviço contínuo.
Essa abordagem visa facilitar tanto para a empresa quanto para o cliente, garantindo que os pagamentos sejam realizados pontualmente sem a necessidade de intervenções manuais a cada ciclo.
Para isso, é necessário utilizar sistemas que façam o agendamento automático dessas cobranças, como a Gestão de Cobrança da InfinitePay.
Dessa forma, a cobrança é enviada regularmente por meio de faturas, débito automático ou direto no cartão do cliente.
Veja mais informações sobre:
O que considerar ao realizar cobranças?
Além de entender sobre os tipos de cobrança, é importante entender o que fazer ou não fazer na gestão da inadimplência.
- Esteja atento ao seu sistema de faturamento para evitar cobranças indevidas. Se você cobrar um cliente por um produto ou serviço que ele não solicitou, não recebeu ou então enviar erros no valor faturado, mais do que causar insatisfação, a sua empresa pode se tornar vulnerável a reclamações em órgãos de defesa do consumidor ou a ações judiciais contra ela.
- Escolha primeiramente uma abordagem extrajudicial. Busque utilizar todas as formas de cobrança mencionadas aqui. Informe o cliente e ofereça soluções amigáveis, como opções de parcelamento ou prorrogação de prazos. Além de ser mais rápido, aumenta as chances de pagamento da dívida e pode fidelizar o cliente.
- Se você insistiu por algum tempo na forma amigável e não obteve respostas, chegou a hora de considerar uma cobrança judicial e buscar legalmente o pagamento devido. Porém, coloque na ponta do lápis os custos honorários e veja se é vantajoso financeiramente para a sua empresa, pois além de levar mais tempo, ela também pode acabar gerando mais prejuízo em alguns casos.
Em resumo, ao realizar cobranças, é imprescindível agir com profissionalismo, respeito e ética.
Manter uma comunicação clara e transparente com os clientes ajuda a resolver pendências de forma eficaz e fortalece as relações comerciais.
Leia também:
Como automatizar cobranças sem custo extra?
A InfinitePay oferece uma ferramenta de Gestão de Cobrança gratuita e automática que te ajuda a automatizar a cobrança de pagamentos pendentes e evitar a inadimplência.
Para começar a usar, é simples:
- Faça sua conta na InfinitePay e baixe o app;
- Cadastre o nome, o e-mail e o celular do cliente para quem você deseja enviar uma cobrança;
- Defina o valor, o parcelamento e o vencimento da cobrança;
- Ative a cobrança automática e pronto: seu cliente será notificado por e-mail e WhatsApp sobre o vencimento do pagamento – e ele poderá pagar por Pix, cartão ou boleto.
Com a Gestão de Cobrança da InfinitePay, você consegue cadastrar todos os seus clientes e eles serão cobrados automaticamente por você. Você também tem a opção de fazer cobranças recorrentes para pagamentos semanais, mensais ou com qualquer outro intervalo de tempo.
