Como Cobrar uma Pessoa Educadamente? 8 Dicas e Exemplos de Mensagens

Cobrar alguém que te deve pode ser uma tarefa delicada, mas é fundamental para manter o fluxo de caixa do seu negócio. 

No entanto, é possível realizar essa cobrança de forma educada e manter um bom relacionamento com o cliente. 

Segundo uma pesquisa da CNDL, 82% dos inadimplentes afirmam que têm condições de pagar suas dívidas nos próximos três meses. 

Por isso, adotar uma abordagem respeitosa e empática pode ser a chave para garantir o pagamento sem comprometer a relação com o devedor.

Neste artigo, você vai aprender como cobrar uma pessoa educadamente, utilizando dicas práticas e exemplos de mensagens que reforçam o respeito e a empatia.

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8 Formas Eficientes de Cobrar Educadamente uma Pessoa que te Deve

1. Envie Lembretes Amigáveis Antes do Vencimento

Enviar lembretes antes do vencimento da conta é uma prática fundamental para evitar atrasos e proteger os clientes de juros e multas. 

Esses lembretes devem ser claros e informativos, incluindo o valor da dívida e a data de vencimento.

O objetivo aqui é lembrar o cliente de forma sutil, sem criar uma sensação de pressão.

Uma abordagem educada pode ser algo como:

• "Olá, João, não se esqueça que a sua fatura de R$ 420 vence em três dias. Caso precise de ajuda para realizar o pagamento, estamos à disposição!"

Isso dá ao cliente tempo para se organizar sem sentir que está sendo cobrado diretamente.

2. Atue de maneira claro e compreensiva

Quando a data de vencimento passa e o pagamento ainda não foi realizado, é importante entrar em contato de maneira clara, mas mantendo um tom compreensivo. 

Evite mensagens que soem como uma cobrança urgente ou uma exigência. 

Em vez disso, destaque que você entende que imprevistos acontecem e que está à disposição para ajudar.

Uma forma educada de abordar isso seria:

• "Oi, Maria, notamos que o pagamento da sua fatura no valor de R$ 420 de março ainda não foi feito. Sabemos que imprevistos podem acontecer, por isso, estamos aqui para conversar sobre possíveis alternativas."

Essa abordagem mostra que você está disposto a encontrar uma solução em conjunto, sem pressionar o cliente, mas garantindo que ele compreenda a necessidade de regularizar a situação.

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3. Seja Proativo e Flexível

Logo que identificar o atraso, agir proativamente pode evitar que o problema se torne maior. 

No entanto, a proatividade não deve ser vista como uma cobrança agressiva. 

Não tem problema abordar o cliente logo nos primeiros dias de atraso, o importante é oferecer soluções e demonstrar interesse em negociar ou flexibilizar as condições de pagamento.

Por exemplo:

• "Oi, João, percebemos que o pagamento da sua fatura continua pendente. Sabemos que às vezes surgem imprevistos, então estamos aqui para ajudar com possíveis alternativas, como parcelamento ou uma prorrogação do prazo."

Dessa forma, você transmite uma sensação de cuidado e cooperação, em vez de apenas pressionar pelo pagamento.

4. Seja Transparente Quanto aos Prazos

Um dos pontos mais importantes na comunicação de cobrança é ser absolutamente claro quanto aos prazos. 

O cliente deve saber exatamente quando a dívida vence, quais são as condições e formas de pagamento e quais as possíveis consequências do atraso. 

No entanto, essa clareza deve ser comunicada de forma educada, sem ameaças ou grosserias.

Uma boa maneira de garantir isso é:

• "Olá, Maria, gostaríamos de lembrar que o prazo final para pagamento da sua fatura de R$ 420 é dia 15 deste mês. Se precisar de mais informações ou de um ajuste no prazo, estamos à disposição."

Com isso, você mantém a comunicação transparente, garantindo que o cliente saiba os detalhes sem sentir que está sendo pressionado.

5. Entenda o Motivo da Inadimplência

Antes de fazer qualquer tipo de cobrança mais incisiva, é essencial entender o motivo pelo qual o cliente ainda não pagou. 

Pode ser que ele esteja passando por dificuldades financeiras ou até mesmo tenha esquecido. 

Busque sempre perguntar gentilmente e se colocar à disposição para resolver a situação. 

Isso demonstra empatia e cria uma base sólida para a resolução do problema.

Tente uma abordagem como:

• "Olá, Pedro, notamos que o pagamento da sua fatura está pendente. Sabemos que imprevistos podem ocorrer. Gostaríamos de saber se houve alguma dificuldade e como podemos ajudar a resolver isso."

6. Ofereça Soluções de Pagamento Flexíveis

Muitas vezes, o cliente pode estar disposto a pagar, mas enfrenta dificuldades para quitar a dívida de uma só vez. 

Por isso, oferecer opções de pagamento flexíveis, como parcelamento, Pix ou até mesmo descontos para pagamentos à vista, pode facilitar a resolução do problema. 

Quando você oferece flexibilidade, o cliente se sente mais confortável para regularizar a dívida.

Um exemplo de abordagem:

"Oi, João, para facilitar, estamos oferecendo a opção de parcelar sua fatura de R$ 200 no cartão ou pagar via Pix. Se precisar de ajuda, é só nos avisar!"

Uma mensagem como essa não só torna o pagamento mais acessível, mas também mostra que você está disposto a negociar conforme as necessidades do cliente.

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7. Respeite o Horário Comercial e o Código de Defesa do Consumidor

Apesar do Código de Defesa do Consumidor não especificar os horários, uma vez que cada estado possui uma legislação própria, prefira fazer cobranças entre 8h e 18h, de segunda a sexta-feira. 

Cobrar dentro desse horário demonstra respeito pela privacidade do cliente e contribui para uma abordagem mais profissional e cuidadosa.

Além disso, vale sempre lembrar que a forma que você se comunica vai muito além de influenciar na maneira como o cliente responde à cobrança, uma vez que ela pode ser infringir o Código de Defesa do Consumidor:

O artigo 71 do Código de Defesa do Consumidor prevê penas de três meses a um ano de detenção, além de multa, para quem utilizar ameaças, coação ou qualquer outro método que constranja ou exponha o consumidor de forma injustificada.

8. Demonstre Gratidão Mesmo Após o Pagamento

Manter um bom relacionamento com o cliente não termina quando o pagamento é realizado. 

Na verdade, o momento logo após o recebimento é uma ótima oportunidade para reforçar a confiança e o vínculo. 

Agradecer ao cliente por honrar o compromisso, mostra que você valoriza o relacionamento mais do que a transação financeira em si. 

Além de reforçar a importância da parceria, isso ajuda a criar um ambiente onde o cliente se sente valorizado e respeitado, o que pode aumentar a fidelidade e a probabilidade de futuras compras.

Por exemplo:

• "Oi, Maria! Muito obrigado pelo pagamento. Se precisar de qualquer outra coisa, estamos à disposição e ficaremos felizes em ajudar."

Essa atitude demonstra gratidão e profissionalismo, fortalecendo o relacionamento e deixando uma impressão positiva após o processo de cobrança. 

Essa prática pode ser fundamental para evitar que o cliente se sinta apenas como mais um número na sua lista de cobranças, e sim como parte de uma relação duradoura e de respeito mútuo.

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A Importância de um Sistema de Gestão de Cobranças Para Evitar a Inadimplência e Melhorar o Atendimento

Fazer cobranças pode ser trabalhoso e tomar mais tempo do que o necessário, o que acaba desviando sua atenção daquilo que realmente importa: manter uma boa relação com o cliente.

Com o Sistema de Gestão de Cobranças da InfinitePay, você pode automatizar todas as etapas da cobrança, permitindo que o foco da sua empresa seja a construção de relacionamentos mais duradouros e satisfatórios.

Com a InfinitePay você não precisa gastar horas monitorando pagamentos ou gerando relatórios.

Tudo isso é feito de forma automática, garantindo que os dados dos clientes estejam organizados, acessíveis e sempre atualizados.

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• Cobrança automática, recorrente e ilimitada: Agende quantos lembretes você quiser e quando quiser.
• Flexibilidade de pagamento: Seja Pix, boleto ou parcelamento em até 12x, você recebe o valor total da venda em até 1 dia útil. 
• Controle total de finanças: Cadastre seus clientes, acompanhe suas cobranças e baixe relatórios detalhados sobre cada venda.

Com menos preocupações sobre inadimplência e controle de pagamentos, você pode focar em oferecer um atendimento personalizado, entender melhor as necessidades dos seus clientes e criar estratégias que promovam a lealdade.

E o melhor: você não paga nada a mais por isso!