4 Exemplos de Mensagem de Cobrança pelo WhatsApp para clientes

4 Exemplos de Mensagem de Cobrança pelo WhatsApp para clientes

Publicado em
02/02/2024
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Confira neste artigo a importância de criar mensagens de cobrança, porque personalizá-las e como automatizar o envio, gerando escala para o seu negócio. Veja também modelos de mensagens educadas, amigáveis e assertivas para seu envio.

Por que cobrar um cliente?

Cobrar um cliente pode ser um processo moroso, e muitos lojistas evitam por medo de perder a venda. Isso é compreensível, pois ninguém gosta de ter uma conversa desconfortável com um cliente inadimplente.

No entanto, é importante lembrar que o ato de cobrar é essencial para manter a saúde financeira do negócio. Quando um cliente não paga uma dívida, ele está atrasando o fluxo de caixa da empresa. Isso pode gerar problemas como:

Dificuldade para pagar fornecedores 

A empresa pode atrasar o pagamento de fornecedores, o que pode levar a problemas de relacionamento e, em casos extremos, à perda de crédito. Um fornecedor que demora a receber pode abrir queixa contra sua empresa em locais como o Reclame Aqui ou Procon, o que pode gerar perda de credibilidade e impactos variados para você e seu CNPJ.

Falta de dinheiro para investir no negócio 

Sem fonte de renda para investir, você pode ter dificuldade para aproveitar oportunidades de crescimento, o que pode prejudicar a competitividade do negócio. Por exemplo, se não tiver caixa para aproveitar um momento em que o preço da sua matéria prima barateou, sua empresa pode ter uma perda ao pagar mais caro no material.

Aumento dos custos financeiros 

Não receber pode fazer você atrasar pagamentos, levando à obrigação de pagar juros e multas sobre as dívidas atrasadas, o que aumenta os custos financeiros.

Perda de credibilidade com os clientes 

Conforme explicado acima, a empresa pode perder a credibilidade tanto com fornecedores como com os clientes, o que pode levar a uma redução nas vendas.

Veja como um sistema de cobrança pode ajudar no flluxo de caixa.

Como cobrar uma dívida por mensagem

Cobrar uma dívida por mensagem é uma opção prática e rápida, especialmente porque tanto você quanto seu cliente não tem tempo a perder (o que torna a ligação telefônica uma opção desgastante para ambos os lados). No entanto, é importante ter cuidado para não ser agressivo ou indelicado.

Veja algumas dicas para cobrar uma dívida por mensagem:

  • Seja educado e cordial

Mesmo que o cliente esteja atrasado, é importante manter a calma e ser respeitoso.

  • Esclareça o valor e a data de vencimento da dívida 

O cliente pode ter esquecido o valor ou a data de vencimento da dívida.

  • Ofereça opções de pagamento flexíveis

Se o cliente estiver com dificuldades para pagar, ofereça opções de pagamento flexíveis, como parcelamento ou pagamento em atraso com juros.

  • Seja insistente, mas não agressivo 

Se o cliente não responder à primeira mensagem, envie outra mensagem em alguns dias. No entanto, evite ameaças ou insultos.

Saiba Mais: Link de pagamento parcelado

Como mandar mensagem de cobrança pelo WhatsApp 

O WhatsApp é o principal meio de mensagem usado pelos brasileiros, portanto é natural que empresas usem esse mesmo canal para se comunicarem com seus clientes.

Existem duas maneiras de enviar mensagens de cobrança pelo WhatsApp: manualmente ou com ferramentas que automatizam o processo.

Envio manual

Para enviar mensagens de cobrança manualmente, você precisará criar uma lista de clientes inadimplentes com seus respectivos contatos no WhatsApp. Em seguida, você poderá enviar uma mensagem para cada cliente individualmente.

Ao enviar mensagens manualmente, é importante seguir as dicas mencionadas na seção "Como cobrar uma dívida por mensagem". É importante ser educado e cordial, mesmo que o cliente esteja atrasado. Você também deve esclarecer o valor e a data de vencimento da dívida, e oferecer opções de pagamento flexíveis.

Envio automatizado

Existem várias ferramentas que automatizam o processo de envio de mensagens de cobrança pelo WhatsApp. Essas ferramentas executam algumas funções em larga escala, como por exemplo criar uma lista de clientes inadimplentes, personalizar as mensagens e definir o cronograma de envio.

O envio automatizado de mensagens de cobrança pode ser uma boa opção para empresas que precisam cobrar um grande número de clientes. Isso porque as ferramentas automatizadas permitem que você personalize as mensagens e envie-as em um cronograma regular.

Dicas para escrever uma mensagem de cobrança

Ao escrever uma mensagem de cobrança, sempre tenha em mente que se trata do início de uma conversa com aquele cliente, principalmente levando-se em conta que a interação será em uma ferramenta como o WhatsApp. 

Separamos algumas dicas para te ajudar a conduzir essa conversa até atingir seu objetivo: o pagamento do seu cliente.

Sempre comece com uma saudação 

Pode ser um simples olá, assim como um bom dia, boa tarde ou boa noite dependendo do horário. A boa educação é o ponto de partida para qualquer diálogo amigável.

Chame o cliente pelo nome

Chamar a pessoa pelo nome gera mais conexão do que uma mensagem impessoal como "oi, tudo bem?". Atualmente é possível automatizar o envio de mensagens com nomes nas próprias ferramentas (veja mais informações na seção "Automatize a cobrança pelo WhatsApp").

Não trate a dívida como um tabu 

O simples ato de cobrar alguém (não necessariamente um cliente) já desperta em nós a sensação de desconforto, porque implica em solicitar a uma pessoa que ela tome uma atitude que nós mesmos não gostamos (ninguém gosta de pagar coisas, embora todos gostem de comprar).

Parta do princípio de que o cliente quer pagar e use uma linguagem acolhedora (mais detalhes abaixo). Isso evita desgastes desnecessários e o uso de comunicação violenta, do tipo que faz a pessoa entrar na defensiva.

Busque facilitar o pagamento 

Oriente seus funcionários a atender bem o cliente e fazer perguntas para entender sua situação. Tendo conhecimento sobre a situação do seu interlocutor, é mais fácil encontrar alternativas que facilitem seu pagamento. Por exemplo, você pode oferecer opções de parcelamento caso o valor cheio esteja inviável no momento, ou outras formas de recebimento, como boleto ou crédito.

Saiba Mais: Link de cobrança: como usar essa ferramenta para aumentar suas vendas 

4 Exemplos de mensagens de cobrança pelo WhatsApp

Como abordamos anteriormente, toda mensagem de cobrança é parte de uma conversa, e sendo assim, pode ter infinitas possibilidades de desdobramentos e abordagens.

Aqui, vamos apresentar 4 exemplos de mensagens de cobrança, e mostrar porque são geralmente bem sucedidas:

1. Exemplo de Mensagem de cobrança educada

Olá, [name], tudo bem?

Viemos lembrá-lo que a sua fatura venceu ontem. O valor é de R$ [valor]. Posso gerar um novo código pix ou você prefere outro método de pagamento?

Repare que essa mensagem é curta, direta e informal. Há a saudação, o uso do nome (que pode ser automatizado) e um tom de lembrete, que tira o peso da cobrança ("Viemos lembrá-lo que sua fatura venceu" é mais leve e traz o foco no ato de lembrar, diferente de uma frase como "Não se esqueça de fazer o pagamento", que traz o pagamento em si em destaque).

2. Exemplo de Mensagem de cobrança formal 

Prezado(a) [nome],

Informamos que a fatura referente ao serviço [descrição do serviço] encontra-se em aberto. O valor total é de R$ [valor].

Para quitar a dívida, você pode acessar as opções de pagamento através do link [link para pagamento] ou responder essa mensagem com sua opção de pagamento escolhida.

Neste caso, temos uma mensagem com tom mais sério e um foco inicial no valor em aberto. Como vimos na explicação da mensagem educada, focar no pagamento adiciona um peso ao texto. A mensagem de cobrança formal pode ser enviada se já se passaram muitos dias desde a negociação, por exemplo, para denotar a urgência devida.

Aqui também vemos a proatividade em propor opções que facilitem o pagamento (link ou responder a mensagem). Tirar impeditivos da frente do seu cliente é bom para seu negócio também.

3. Exemplo de mensagem de cobrança gentil 

Oi, [name], como vai?

Verifiquei que o pagamento referente ao serviço [descrição do serviço] encontra-se em aberto. O valor total é de R$ [valor] e a data de vencimento foi em [data].

Existe algo que eu possa fazer para te ajudar? Posso gerar o boleto ou enviar o link para pagamento parcelado, me avisa qual a melhor opção?

O principal diferencial nessa mensagem é o foco maior dado às necessidades do cliente. Ela dá mais destaque à proatividade e ao suporte direto para a pessoa que está devendo, sendo uma boa opção para casos em que o cliente informou o atraso anteriormente ou entrou em contato pedindo renegociação de valor ou prazo. 

4. mensagem de cobrança amigável/informal

Oi, [Nome do cliente]!

Tudo jóia? 😉

Só passando rapidinho para te dar um toque sobre a fatura do [serviço/produto], que está vencida desde o dia xx/xx/xx. A gente sabe que a vida anda corrida e as coisas podem acabar escapando.

Então, que tal aproveitar essa oportunidade para dar uma conferida e garantir que tudo está em dia? 😉

Acesse o link [link para pagamento] e escolha a forma de pagamento que preferir. Ah, e se tiver qualquer dúvida, pode contar com a gente! Estamos sempre aqui para te ajudar! 😄

Essa mensagem tem um tom informal e chega a simular conversas entre amigos (em trechos como "a gente sabe que a vida anda corrida"). Esse tipo de abordagem requer cuidado para não soar forçado e invasivo, mas pode funcionar se sua marca tem esse posicionamento despojado e jovial.

Independente do tipo de mensagem escolhida, é importante acompanhar os indicativos corretos para garantir que essa comunicação cumpriu sua função. Na seção abaixo, falaremos mais sobre esses indicadores.

Como saber se sua mensagem teve sucesso

Para sabermos se sua mensagem teve sucesso, primeiro é importante definir o conceito de sucesso.

Abaixo, listamos algumas métricas que você pode considerar ao planejar um modelo de cobrança para o seu negócio:

  • Faturas pagas

Sendo o objetivo final de qualquer cobrança que o pagamento caia na sua conta, o total de faturas pagas é uma maneira de entender o grau de inadimplência do seu negócio. Sabendo disso, é mais fácil definir o tom das mensagens, o tipo de abordagem (se vale a pena contratar uma pessoa apenas para recuperar esses valores, entre outros tipos de decisão de negócio).

  • Valor recuperado

Algumas empresas já tem mapeado não apenas o total de faturas em aberto, como o valor total em aberto. Dependendo desse saldo, times inteiros de cobrança são acionados para contatar proativamente esses clientes e negociar essas dívidas. Quanto mais alto o valor inadimplente recuperado, mais saudável é o fluxo de caixa do negócio.

Automatize a cobrança pelo WhatsApp

Conforme mostramos acima, existe a possibilidade de automatizar o envio de mensagens de cobrança pelo WhatsApp através de ferramentas.

A InfinitePay é um meio de pagamento que possui a Gestão de Cobrança, uma solução que gerencia todas as entradas e saídas do seu fluxo de caixa em tempo real, além de enviar mensagens de cobrança automáticas pelo WhatsApp, de modo personalizado (com nome e valores atualizados). E o melhor, sem custo algum.

Vale a pena investir em um tipo de serviço que gere escalabilidade para o seu negócio e reduza sua inadimplência.

Confira aqui como funciona a cobrança recorrente, e como implementar no seu negócio.

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