Como Cobrar Um Cliente: Guia com 8 Dicas + 16 Frases Úteis

Saber como cobrar um cliente com assertividade é vital para a saúde do seu caixa, principalmente em um cenário em que o número de empresas inadimplentes cresce a cada ano. Dominar essa comunicação garante a recuperação de valores em atraso sem desgastar o relacionamento.

Confira estratégias testadas para uma cobrança profissional. Você aprenderá a reduzir a inadimplência e recuperar créditos pendentes, fortalecendo a credibilidade da sua empresa com técnicas de negociação e frases prontas para diversas situações.

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Como cobrar um cliente: passo a passo com 8 dicas para evitar erros

Cobre em 8 passos: cronograma, canal, tom, empatia, técnicas de negociação, alternativas de pagamento, automação e conformidade legal. Veja cada um em detalhe:

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1. Tenha um cronograma de cobrança

Manter um cronograma organizado é essencial para estruturar cobranças de forma eficaz e evitar atrasos prolongados.

Isso porque seguir um fluxo de contato planejado aumenta as chances de recuperação do crédito sem comprometer a relação com o cliente.

Para estruturar suas cobranças, você pode seguir o seguinte modelo:

• Antes do vencimento: Envie lembretes preventivos, como e-mails ou mensagens no WhatsApp, informando que a data de pagamento está próxima. Isso reduz casos de esquecimento e melhora a pontualidade dos pagamentos.

• No dia do vencimento: Reforce o aviso de forma educada, garantindo que o cliente saiba que a cobrança está disponível para pagamento.

• Após o vencimento:
  

  • 3 a 5 dias após o vencimento: Envie um primeiro lembrete reforçando a importância da regularização.

  • 10 a 15 dias após o vencimento: Ofereça alternativas de pagamento, como parcelamento ou um novo prazo.

  • Após 30 dias: Considere medidas mais assertivas, como protesto ou negativação, sempre respeitando as diretrizes legais.

A Gestão de Cobrança da InfinitePay permite configurar lembretes automáticos e acompanhar os pagamentos em tempo real.

Isso reduz o tempo gasto com cobranças manuais e melhora a taxa de recuperação de crédito.

2. Escolha um canal de comunicação

Definir o canal correto para entrar em contato com o cliente garante que a cobrança seja eficiente sem ser invasiva.

A escolha deve levar em conta o perfil do cliente e a relação que ele já possui com sua empresa.

Os canais mais recomendados para cobranças são:

• E-mail: Indicado para cobranças formais, com registro escrito do contato.

• WhatsApp: Ideal para um contato rápido e direto, funcionando bem como um lembrete amigável.

• Ligação telefônica: Mais eficaz para negociações complexas, pois permite um diálogo direto e personalizado.

No primeiro contato, a abordagem deve ser discreta, funcionando como um lembrete e não como uma cobrança agressiva.

Se a comunicação inicial não surtir efeito, outros canais podem ser utilizados de forma progressiva.

3. Defina o tom da abordagem

A forma como a cobrança é feita influencia diretamente a resposta do cliente.

Para evitar desgastes e aumentar a efetividade da comunicação, siga algumas boas práticas:

• Evite a palavra "dívida". Utilize termos como "pendência", "pagamento em aberto" ou "fatura vencida".

• Seja educado e respeitoso. Frases agressivas ou tom ameaçador podem afastar o cliente e dificultar a negociação.

• Demonstre interesse em resolver o problema junto ao cliente. Perguntas como "Como podemos ajudá-lo?" mostram que a empresa está disposta a encontrar uma solução.

Manter um tom profissional e empático ajuda a preservar o relacionamento e aumenta as chances de recuperação do crédito.

4. Coloque-se no lugar do cliente

Antes de cobrar um cliente, é importante considerar que muitas vezes o atraso no pagamento não é intencional.

Problemas financeiros, imprevistos ou até mesmo esquecimento podem ser as causas da inadimplência.

Para uma abordagem mais humanizada:

• Demonstre compreensão: Frases como "Sabemos que imprevistos acontecem, podemos conversar sobre a melhor forma de resolver essa pendência?" facilitam o diálogo.

• Escute o cliente: Dê espaço para que ele explique sua situação e, se possível, ofereça soluções viáveis.

• Mostre que a cobrança é um processo natural: O tom da conversa deve ser profissional, sem fazer o cliente se sentir culpado ou constrangido.

A abordagem empática fortalece a relação comercial e pode aumentar as chances de pagamento sem prejudicar a fidelização do cliente.

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5. Aplique técnicas de vendas na negociação

Negociar uma cobrança exige estratégias semelhantes às utilizadas em vendas.

Em vez de apenas insistir no pagamento, a abordagem deve focar na solução do problema e na melhor alternativa para ambas as partes.

Algumas técnicas que podem ser aplicadas na cobrança:

• Escuta ativa: Deixe o cliente falar sobre suas dificuldades e demonstre interesse em ajudá-lo.

• Proposta escalonada: Apresente a opção padrão de pagamento primeiro e, caso o cliente tenha dificuldades, ofereça alternativas, como parcelamento.

• Ancoragem positiva: Comece a conversa mencionando o bom histórico do cliente antes de abordar a pendência.

Essas técnicas tornam a negociação mais eficiente e aumentam as chances de recuperação do crédito sem prejudicar o relacionamento com o cliente.

6. Ofereça alternativas de pagamento

Em muitos casos, o cliente deseja pagar, mas encontra dificuldades financeiras momentâneas.

Para aumentar as chances de recebimento, ofereça formas de pagamento flexíveis, como:

• Parcelamento do valor pendente, permitindo que o cliente quite a dívida sem comprometer seu orçamento.

• Desconto para pagamento à vista, incentivando a quitação imediata da pendência.

• Opções de pagamento diversificadas, como Pix, Pix Cobrança ou cartão de crédito.

Ao dar mais opções ao cliente, a empresa reduz a resistência à cobrança e melhora a taxa de recuperação de valores em atraso.

7. Aproveite ferramentas tecnológicas

A tecnologia pode automatizar grande parte do processo de cobrança, reduzindo o tempo gasto com contatos manuais e melhorando os resultados.Com uma ferramenta de gestão de cobrança, é possível:

• Programar lembretes automáticos, evitando atrasos por esquecimento.

• Centralizar o histórico de pagamentos, facilitando a análise de cada caso.

• Gerar links de pagamento rapidamente, agilizando a regularização da pendência.

A Gestão de Cobrança da InfinitePay permite monitorar pagamentos em tempo real e configurar notificações automáticas, garantindo um processo mais eficiente e profissional.Veja como é fácil

1. Abra o app da InfinitePay e, na seção "Seu negócio", clique em Gestão de Cobrança.

2. Toque em Nova cobrança, escolha ou crie o cliente, insira o valor e, se necessário, uma descrição.

3. Toque em Continuar e, se desejar, personalize:

   1. Ative o repasse de taxas e defina a quantidade de parcelas permitidas.

   2. Automatize a repetição dessa mesma cobrança 

   3. Além de cartão, você pode escolher receber por Pix

   4. Para aplicar multa e/ou juros, ative a opção "Permitir Atraso" e, na seção "Juros e Multa", ative o que desejar. Configure o valor para a multa (em reais ou %) e o valor para juros (em %).

Toque em Enviar cobrança e pronto!‍

8. Respeite os limites éticos de cobrança e do CDC

Cobrar um cliente exige cuidado para não ultrapassar os limites legais e éticos.

O Código de Defesa do Consumidor (CDC) estabelece diretrizes que garantem que a cobrança seja feita de maneira justa e sem constrangimentos.

Para manter a conformidade com a legislação:

• Evite abordagens invasivas. Não ligue para o cliente em horários inadequados ou em excesso. O ideal é respeitar o horário comercial.

• Não exponha o cliente publicamente. Cobranças devem ser feitas de forma privada, sem pressionar o cliente em redes sociais ou no ambiente de trabalho.

• Seja transparente. O cliente tem direito a saber todos os detalhes da pendência, incluindo valores, juros aplicados e opções de pagamento.

Cumprir essas diretrizes evita problemas jurídicos e melhora a relação com o cliente, aumentando as chances de recuperação do crédito sem danos à reputação da empresa.

16 Frases para cobrar clientes inadimplentes

5 frases de cobrança para lembrete de pagamento

• "Olá, [nome do cliente]! Passando para lembrar que sua fatura vence em breve. Caso precise de alguma informação sobre o pagamento, estamos à disposição!"

• "Oi, [nome do cliente], tudo bem? Apenas um lembrete de que sua fatura está próxima do vencimento. Qualquer dúvida, nos avise!"

• "Bom dia! Sua fatura vence amanhã. Para evitar juros ou transtornos, fique à vontade para nos chamar se precisar de algo."

• "Olá! Seu pagamento vence hoje. Se já realizou o pagamento, desconsidere esta mensagem. Se precisar de ajuda, estamos à disposição!"

• "Oi, [nome do cliente]! Lembrete rápido: sua fatura vence em [data]. Para mais informações, entre em contato conosco."

6 frases para cobrar um cliente de dívida recente

• "Olá, [nome do cliente], identificamos que seu pagamento venceu há alguns dias. Há algo que possamos fazer para ajudar?"

• "Oi, [nome do cliente], esperamos que esteja bem! Sua fatura venceu e queremos ajudá-lo a regularizar da melhor forma. Fale conosco!"

• "Bom dia! Notamos que seu pagamento está em aberto. Caso precise de um novo prazo ou tenha alguma dúvida, nos avise."

• "Olá, [nome do cliente]! Percebemos que sua fatura não foi paga. Se precisar de um novo link de pagamento ou outra forma de pagamento, estamos à disposição!"

• "Oi, [nome do cliente]! Seu pagamento de [valor] venceu em [data]. Podemos encontrar uma alternativa para ajudá-lo a regularizar?"

• "Olá! Para facilitar, podemos enviar um novo link de pagamento com outra data de vencimento. Se precisar de mais alguma coisa, é só avisar!"

5 frases para cobrar um cliente de dívida antiga

• "Olá, [nome do cliente]! Percebemos que há um saldo em aberto em nossa empresa. Podemos conversar sobre a melhor forma de regularizar essa pendência?"

• "Oi, [nome do cliente]! Sabemos que imprevistos acontecem, mas gostaríamos de ajudá-lo a resolver essa pendência em aberto. Entre em contato e vamos encontrar a melhor solução!"

• "Olá, [nome do cliente]! Seu pagamento referente a [mês ou serviço] continua pendente. Podemos negociar uma forma de quitar esse débito?"

• "Bom dia, [nome do cliente]! Para facilitar a regularização do seu saldo pendente, estamos oferecendo condições especiais. Fale conosco para saber mais!"

• "Olá, [nome do cliente]! Queremos ajudar a resolver sua pendência de forma simples e sem burocracia. Entre em contato e encontramos a melhor alternativa para você."

Automatizar cobranças reduz a inadimplência?

Sim. Lidar com cobranças manuais pode ser desgastante e ineficiente. Automatizar esse processo reduz o tempo gasto e melhora a taxa de recuperação de crédito.

Com a Gestão de Cobrança da InfinitePay, sua empresa pode:

• Programar lembretes automáticos antes e depois do vencimento.

• Monitorar os pagamentos em tempo real.

• Oferecer Pix ou cartão de crédito em até 12x.

• Reduzir o esforço manual e manter um controle mais preciso das cobranças.

Automatizar a cobrança permite que sua empresa reduza a inadimplência sem precisar recorrer a abordagens desgastantes.