Por que usar um sistema de cobrança automatizado?
Na imagem, um homem de cabelo castanho e braço forte olha para seu celular. Ao fundo, esteiras de corrida indicam que ele está em uma academia. Há uma notificação da InfinitePay dizendo "Aqui está o link de pagamento", indicando que ele recebeu uma mensagem de um sistema de cobrança automatizado.

Por que usar um sistema de cobrança automatizado?

Descubra como um sistema de cobrança automatizado pode melhorar sua gestão financeira, reduzir a inadimplência e transformar seu fluxo de caixa.

10/01/2023

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Para aqueles envolvidos com vendas, atrair clientes e concretizar vendas representam os objetivos centrais, porém de nada adianta todo o esforço em vender produtos ou serviços se você não recebe pelo seu trabalho. Por isso, a fase de cobrança é crucial para o sucesso de qualquer negócio.

É importante ir além de uma carta de cobrança reativa de clientes inadimplentes. É preciso ser proativo e auxiliar os clientes a se lembrarem de seus compromissos financeiros e dos prazos para pagamento.

A eficiencia das cobranças automatizadas

Para otimizar e acelerar esse processo de pagamento de cobrança, empresas podem implementar sistemas de cobrança automatizados. Essas plataformas automatizam todo o processo, desde a escolha da modalidade de pagamento até o envio de cobranças e notificações de vencimento em datas previamente estabelecidas.

Com essas ferramentas, tudo é gerenciado por software, reduzindo a necessidade de intervenção manual e, consequentemente, minimizando os riscos de erros, esquecimentos e cobranças duplicadas. Além disso, a empresa economiza tempo e elimina a necessidade de manusear inúmeras planilhas, que podem se tornar obsoletas ou conter erros.

Os sistemas de cobrança automatizada também evitam ligações telefônicas desagradáveis e mensagens diretas ao consumidor, além de ajudar a empresa a aderir à lei LGPD, garantindo maior segurança para as informações e dados dos clientes.

Ao investir em um sistema de cobrança automatizado, a empresa garante maior eficiência na cobrança, reduzindo a inadimplência e aumentando o fluxo de caixa, além de melhorar o relacionamento com os clientes através de uma comunicação clara e transparente. Tudo isso com menos estresse para você e sua equipe.

O que é cobrança automatizada?

Cobrança automatizada é um processo que usa a tecnologia para realizar tarefas relacionadas à cobrança de clientes. Podemos citar como exemplos de tarefas do tipo: envio de lembretes de vencimento, cobrança de parcelas em atraso e negociação de débitos.

Esses processos, indispensáveis para o funcionamento de qualquer tipo de negócio, ganham escala graças à automatização.

Como funciona um sistema de cobrança automatizado?

Um sistema de cobrança automatizado é um conjunto de processos e tecnologias utilizados por empresas e organizações para gerenciar o recebimento de pagamentos por produtos ou serviços oferecidos. O funcionamento de um sistema de cobrança automatizado pode variar dependendo da complexidade das operações da empresa e das necessidades específicas de cada negócio, mas geralmente envolve as seguintes etapas:

Emissão de faturas ou boletos

A primeira etapa envolve a geração de uma fatura ou boleto que detalha o valor devido pelo cliente. Esta documentação pode ser física ou digital e inclui informações importantes como a descrição do produto ou serviço, o valor total a pagar, a data de vencimento, entre outros.

Envio de cobrança

Após a emissão da fatura ou boleto, a próxima etapa é enviar essa cobrança ao cliente. Isso pode ser feito de várias formas, incluindo correio físico, e-mail, mensagens de texto ou através de plataformas online especializadas.

Processamento de pagamentos

Quando o cliente realiza o pagamento, o sistema de cobrança precisa processar esse pagamento. Isso pode envolver a verificação de pagamentos feitos via transferência bancária, cartão de crédito ou débito, pagamento em dinheiro, entre outros. Sistemas de cobrança modernos podem integrar-se com gateways de pagamento online para automatizar esse processo.

Conciliação bancária

Esta etapa envolve a verificação e a conciliação das transações de pagamento recebidas com as contas bancárias da empresa. Isso é feito para garantir que todos os pagamentos foram devidamente recebidos e registrados.

Gestão de inadimplência

Para pagamentos atrasados ou não realizados, o sistema de cobrança também gerencia o processo de notificação e negociação com os clientes inadimplentes. Isso pode incluir o envio de lembretes de pagamento, negociação de planos de pagamento ou, em casos extremos, ações de cobrança judicial.

Relatórios e análises

Um sistema de cobrança eficaz também fornece relatórios detalhados sobre as transações de pagamento, permitindo à empresa analisar o fluxo de caixa, identificar tendências de pagamento e tomar decisões informadas sobre a gestão financeira.

Os sistemas de cobrança podem ser manuais ou automatizados, com muitas empresas optando por soluções de software que automatizam grande parte do processo, reduzindo o risco de erro humano e aumentando a eficiência operacional. A escolha de um sistema de cobrança depende de vários fatores, incluindo o tamanho da empresa, o volume de transações, o tipo de produtos ou serviços oferecidos e as preferências de pagamento dos clientes.

Por que automatizar as cobranças do seu negócio?

Automatizar as cobranças traz eficiência para processos que são frequentes e cheios de detalhes suscetíveis a erros humanos, como o preenchimento de planilhas e a realização de ligações telefônicas. Isso libera tempo e recursos para que as equipes possam se concentrar em atividades mais estratégicas.

Para mencionar algumas vantagens que empresas ganham com a automatização de cobranças:

  • Redução da inadimplência

A cobrança automatizada pode ajudar a reduzir a inadimplência, pois permite que as empresas entrem em contato com os clientes inadimplentes com agilidade e eficiência.

  • Melhoria da experiência do cliente

O envio de mensagens personalizadas em larga escala pode melhorar a experiência dos clientes como um todo.

  • Aumento da produtividade 

A automatização eleva a produtividade das equipes ao atuar em tarefas burocráticas e operacionais, permitindo que elas se concentrem em atividades mais estratégicas.

Confira as vantagens de uma cobrança efetiva de clientes

Como automatizar a cobrança em 6 passos

A automatização da cobrança é um processo que pode ser realizado em etapas, sem que a adaptação impacte negativamente seu time, seus clientes e seu negócio como um todo.

Para te ajudar, elaboramos um passo a passo de como adquirir um sistema de cobrança automatizado.

1. Definição dos objetivos

O primeiro passo é definir os objetivos da automatização da cobrança. O que você deseja alcançar com esse processo? Reduzir a inadimplência? Melhorar a experiência do cliente? Aumentar a produtividade? Ter uma resposta principal direciona de modo assertivo a busca por um sistema que atenda a essa necessidade.

2. Seleção da ferramenta

Existem diversas ferramentas disponíveis no mercado que podem ajudar na automatização da cobrança. É importante escolher uma ferramenta que atenda ao seu objetivo e ao seu orçamento.

3. Configuração da ferramenta

Após escolher a ferramenta, é necessário configurá-la de acordo com as suas necessidades. Isso inclui definir os tipos de cobrança, os canais de comunicação e as regras de cobrança.

4. Implementação da ferramenta

A implementação da ferramenta deve ser realizada de forma gradual, para evitar transtornos aos clientes. Esse planejamento deve estar incluído no seu controle financeiro, para garantir que não será um gasto inesperado.

5. Definição da régua de cobrança

Uma vez implementada a ferramenta, é preciso estabelecer as regras da régua de cobrança. Nesse caso, estipule os prazos adequados para cobrar o cliente, e o tom da comunicação. Uma vez definidos esses pontos, o sistema faz o envio automático.

6. Monitoramento e avaliação

É importante monitorar e avaliar o desempenho do processo de cobrança automatizada. Isso permitirá identificar oportunidades de melhoria e garantir que os objetivos sejam alcançados.

A InfinitePay oferece a Gestão de Cobranças perfeita para você dar adeus à inadimplência: com ela, você gera boletos, Pix e links de pagamento para enviar para seus clientes. Além disso, ela automatiza a cobrança, enviando mensagens via WhatsApp para seus clientes, lembrando-os de pagar. 

Dicas para otimizar o uso do sistema de cobrança automatizado

Para otimizar o uso de um sistema de cobrança automatizado e garantir o máximo de eficiência no processo de gestão de pagamentos e cobranças, considere as seguintes dicas:

  • Veja se há a necessidade para o seu negócio de que o sistema de cobrança automatizado possa ser integrado com outros softwares utilizados pela empresa, como sistemas de gestão financeira, ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management). Isso permite uma comunicação fluida entre as plataformas, otimizando processos e evitando duplicidade de tarefas.
  • Assegure-se de que o sistema esteja em conformidade com regulamentações de segurança de dados, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Isso protege tanto a empresa quanto os clientes contra riscos de segurança de dados.
  • Invista em treinamento para a equipe que utilizará o sistema de cobrança automatizado. Um bom entendimento do sistema permite que a equipe o utilize de forma mais eficiente.
  • Colete feedback dos usuários (tanto internos quanto clientes) sobre o sistema de cobrança para identificar áreas de melhoria e adaptar o sistema às necessidades dos usuários.
  • Monitore regularmente o desempenho do sistema de cobrança automatizado e realize manutenções periódicas para garantir que esteja funcionando de forma otimizada.

Implementando essas dicas, as empresas podem maximizar a eficácia de seus sistemas de cobrança automatizados, melhorando a gestão de recebíveis e a experiência do cliente.

Leia mais: Elementos essenciais de uma mensagem de cobrança de mensalidade escolar

O que é um sistema de cobrança recorrente?

Um sistema de cobrança recorrente é um software que automatiza o processo de cobrança de pagamentos periódicos, como mensalidades, assinaturas ou planos. Esse sistema permite que as empresas enviem cobranças automáticas para os clientes, sem a necessidade de intervenção humana.

O envio de cobranças automáticas pelo WhatsApp é uma funcionalidade importante para os sistemas de cobrança recorrente. Isso porque o WhatsApp é um canal de comunicação popular e eficiente no Brasil, que permite que as empresas entrem em contato com os clientes de forma rápida e personalizada.

A Gestão de Cobranças da InfinitePay oferece a funcionalidade de envio de cobranças automáticas pelo WhatsApp gratuitamente para todos os seus clientes. Essa funcionalidade é uma forma de apoiarmos os pequenos e médios negócios a automatizarem a cobrança de seus pagamentos recorrentes e melhorarem a experiência do cliente.

Veja como implantar cobrança recorrente no seu negócio.

5 Erros de fazer a cobrança manual

A cobrança manual é um processo que envolve diversas tarefas, como o preenchimento de planilhas, o envio de e-mails e a realização de ligações telefônicas. Essas tarefas são propensas a erros, que podem impactar negativamente o negócio.

Alguns dos tipos de erro que ocorrem na cobrança manual são:

1. Erros operacionais

Problemas de digitação, cálculos errados, datas incorretas, etc.

2. Erros humanos

Erros de julgamento, falta de atenção, etc.

Um sistema de cobrança automatizado pode evitar esses erros por diversas razões, incluindo:

3. Erros tecnológicos

Os sistemas automatizados utilizam tecnologia para realizar as tarefas de cobrança, o que reduz a probabilidade de erros operacionais.

4. Erros nas Regras automáticas

Os sistemas automatizados podem ser configurados com regras que ajudam a evitar erros humanos. Um exemplo que deixa isso claro é um sistema que envia cobrança ao reconhecer a falta de pagamento 3 dias após a compra. Um ser humano poderia se perder no acompanhamento desses prazos e criaria uma cobrança indevida, mas um sistema que segue essa regra o faz automaticamente.

Entenda o que são as cobranças indevidas, e como evitá-las

5. Erros de Monitoramento

Os sistemas automatizados podem ser monitorados para identificar e corrigir erros.

A automatização da cobrança é uma forma de reduzir os erros e melhorar a eficiência do processo de cobrança.

Como escolher um sistema de cobrança automatizado

A escolha de um sistema de cobrança automatizado é uma decisão importante para pequenos e médios negócios. É importante considerar diversos fatores para escolher o sistema certo, sem prejudicar o negócio e sua margem de lucro.

Aqui estão alguns critérios que o pequeno empreendedor deve levar em conta:

Custo

O custo é um fator importante a ser considerado, especialmente para pequenos negócios. É importante escolher um sistema que ofereça um bom custo-benefício.

Características

O sistema deve atender às necessidades específicas do negócio. É importante considerar as funcionalidades que o negócio precisa, como envio de cobranças automáticas, gestão de inadimplência e negociação de dívidas.

Facilidade de uso

O sistema deve ser fácil de usar, para que os funcionários possam aprender a usá-lo rapidamente.

Suporte

É importante contar com um bom suporte para solucionar problemas e dúvidas.

Sistemas de pagamento aceitos por um sistema de cobrança automatizado

Um sistema de cobrança automatizado deve oferecer diversas opções de pagamento para atender às necessidades dos clientes. As opções de pagamento mais comuns são:

Cartão de crédito

O cartão de crédito é uma opção popular de pagamento, pois é seguro e conveniente.

Boleto bancário

O boleto bancário é uma opção de pagamento tradicional que ainda é amplamente utilizada.

Pix

O Pix é uma forma de pagamento instantânea e gratuita que está se tornando cada vez mais popular.

A Gestão de cobranças da InfinitePay aceita as funções de crédito, Pix e link de pagamentos, e as bandeiras MasterCard e Visa. Essa variedade de opções de pagamento permite que as empresas ofereçam aos seus clientes a flexibilidade que eles precisam.

Veja como criar seu link de cobrança

Como automatizar cobrança no Whatsapp

Uma dificuldade que empreendedores e lojistas enfrentam é a cobrança de clientes inadimplentes. Além de ser uma situação chata cobrar alguém, é difícil manter esse processo manual conforme seu negócio cresce e o número de cobranças aumenta.

Uma solução para esse problema é o sistema fazer a cobrança automaticamente. A Gestão de Cobranças da InfinitePay envia mensagens via WhatsApp para clientes até constar o pagamento reconhecido no sistema. Essa função é útil para cobranças recorrentes também, como mensalidades e assinaturas, garantindo que o cliente não irá esquecer de pagar todo mês.

A automatização do fluxo de cobrança representa uma vantagem para você e seu negócio. Vale a pena testar ferramentas que otimizem esse processo tão essencial, reduzindo a inadimplência e aumentando sua eficiência.

Saiba Mais: Mensagem de cobrança: Como automatizar

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Imagem de uma pessoa segurando um smartphone exibindo a tela de gestão de cobranças com gráficos de faturamento semanal.