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Entender como funciona a emissão de nota fiscal MEI é uma das suas principais obrigações para manter seu negócio regularizado em 2025. Você faz parte de um grupo crescente que, segundo o Sebrae, já ultrapassou a marca de 15 milhões de MEIs ativos no país.
A formalização traz benefícios, mas também deveres fiscais que geram dúvidas. Este guia completo vai mostrar o passo a passo para emitir suas notas fiscais no novo padrão nacional, explicar quando a emissão é obrigatória e quais as vantagens de manter tudo em dia.
Entendendo o que é nota fiscal MEI
A nota fiscal MEI é um documento fiscal eletrônico que comprova a venda ou prestação de serviço realizada pelo MEI. Ela possui validade jurídica e deve ser emitida sempre que o MEI realizar uma transação comercial.
Ela contém informações como a descrição dos produtos ou serviços, dados do comprador, dados do vendedor, data de emissão, valor da venda e os impostos incidentes.
Definição de nota fiscal MEI
A nota fiscal MEI é um documento fiscal obrigatório que comprova a operação comercial do Microempreendedor Individual. Ela deve ser emitida para os clientes e também deve ser armazenada pelo MEI por um período determinado.
A nota fiscal MEI é um instrumento de controle e transparência nas transações comerciais realizadas pelo MEI. Ela permite que tanto o empreendedor quanto o cliente tenham um registro formal da operação, garantindo a segurança e a legalidade do negócio.
Além disso, a nota fiscal MEI é uma ferramenta importante para o MEI acompanhar o seu faturamento mensal, facilitando o controle financeiro e auxiliando na tomada de decisões estratégicas para o crescimento do negócio.
A importância da nota fiscal para o MEI
A nota fiscal é essencial para o MEI, pois ela garante que todas as transações comerciais realizadas estejam devidamente registradas e documentadas. Além disso, a nota fiscal MEI é um documento que permite ao MEI ter acesso a direitos e benefícios, como a comprovação de renda e a possibilidade de participar de licitações e concorrências públicas.
Com a nota fiscal MEI, o empreendedor pode comprovar sua atividade econômica, o que é fundamental para a obtenção de crédito junto a instituições financeiras e para a realização de parcerias comerciais.
Além disso, a nota fiscal MEI também é importante para que o MEI possa regularizar sua situação junto aos órgãos fiscalizadores, evitando problemas futuros. Ao emitir a nota fiscal corretamente, o MEI demonstra sua responsabilidade fiscal e contribui para o desenvolvimento econômico do país.
Confiança
É importante ressaltar que a emissão da nota fiscal MEI não é apenas uma obrigação legal, mas também uma prática que fortalece a imagem do MEI perante seus clientes e parceiros comerciais. Ao oferecer um documento fiscal, o MEI transmite confiança e profissionalismo, fatores que podem contribuir para o aumento da clientela e para o sucesso do empreendimento.
Sou obrigado a emitir nota fiscal MEI?
De acordo com a Lei Geral das Micro e Pequenas Empresas (1º do artigo 106, da Resolução CGSN nº 140, de 2018), Microempreendedores Individuais estão dispensados de emitir notas fiscais quando vendem produtos para pessoas físicas, a menos que seu cliente exija.
Mas atenção: quando o destinatário da mercadoria ou contratante dos serviços for uma outra empresa, uma pessoa jurídica, o MEI tem a obrigação de emitir nota fiscal.
Pode parecer só mais uma dificuldade imposta pelo sistema, mas a nota fiscal assegura à empresa e a seu cliente a troca ou devolução de valores, controle de seus ganhos e declarações anuais junto à receita federal.
A emissão de nota fiscal MEI é hoje a forma mais simples para o empreendedor apresentar segurança e confiança em sua empresa. Então, pensando no futuro e no sucesso da sua empresa, a Nota Fiscal pode ser uma grande aliada
Quais as vantagens de emitir nota fiscal MEI?
Emitir nota fiscal é um passo fundamental no seu processo de formalização como MEI, abrindo portas para o crescimento do seu negócio. O documento tira você da informalidade e permite fechar negócios com empresas maiores, que exigem a nota para contratar serviços ou comprar produtos.
Além disso, a nota fiscal serve como comprovante de renda para obter crédito e simplifica o cálculo da sua declaração anual (DASN SIMEI).
Veja também: Como fazer uma nota fiscal?
Benefícios da emissão de nota fiscal MEI:
A nota fiscal MEI:
- Abre oportunidades de negócios com grandes corporações.
- Assegura a transparência fiscal.
- Confirma a legalidade do negócio.
- Facilita comprovações financeiras.
Leia mais: Melhor maquininha de cartão para MEI
Preciso pagar imposto para emitir nota fiscal MEI?
Não, você não paga nenhum imposto adicional para emitir notas fiscais. A sua única obrigação tributária mensal é o pagamento do DAS MEI (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), que tem um valor fixo e já cobre os impostos devidos.
Este valor é atualizado anualmente com base no salário mínimo e garante seus direitos previdenciários, como a aposentadoria. Para 2025, com o salário mínimo fixado em R$ 1.547,00, os valores do DAS MEI são:
- Comércio e Indústria (ICMS): R$ 78,35
- Serviços (ISS): R$ 82,35
- Comércio e Serviços (ICMS e ISS): R$ 83,35
Além do DAS mensal, você deve entregar a DASN SIMEI (Declaração Anual do Simples Nacional). Nela, você informa o total do seu faturamento do ano anterior. O prazo para envio é sempre até o dia 31 de maio.
Leia mais: DAS MEI atrasado: como e onde pagar
Qual é o Emissor de Nota Fiscal Gratuito para MEI?
Para emitir suas notas fiscais de serviço, você deve utilizar o sistema oficial do Governo Federal, o Portal Nacional de Emissão de NFS-e. Ele é a ferramenta gratuita e obrigatória para todos os MEIs prestadores de serviço no país.
Utilizar o emissor nacional oferece diversas vantagens para a sua rotina:
- Custo zero: A emissão de notas fiscais de serviço é totalmente gratuita, sem taxas ou mensalidades.
- Segurança: O sistema garante a validade jurídica de cada nota emitida e a proteção dos seus dados fiscais.
- Acessibilidade: Você pode emitir suas notas tanto pelo computador, acessando o portal, quanto pelo celular, através do aplicativo NFSe Mobile.
Passo a passo para emitir nota fiscal MEI no novo padrão
Emitir sua Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) pelo portal do governo é um processo simples. Siga estas etapas para garantir que tudo seja feito corretamente.
Passo 1: Acesse o Portal Nacional e faça seu cadastro
Primeiro, acesse o Portal de Gestão NFS-e e faça o login com sua conta gov.br. No primeiro acesso, você precisará preencher os dados da sua empresa e configurar um e-mail e senha para acessar o sistema.
Passo 2: Configure seus dados e serviços favoritos
Antes de emitir a primeira nota, vá até as Configurações (ícone de engrenagem). Lá, preencha os dados da sua atividade como MEI. Para agilizar o processo, cadastre seus serviços mais prestados na aba "Serviços Favoritos". Isso poupará tempo nas futuras emissões.
Passo 3: Inicie a emissão da nota fiscal
Na tela inicial, você terá a opção de "Emissão Simplificada", que é a mais recomendada para MEIs. Ela utiliza os dados do seu serviço favorito já cadastrado.
Passo 4: Preencha os dados da nota
Na tela de emissão, você precisará preencher três informações principais:
- O CPF ou CNPJ do cliente (tomador do serviço).
- A descrição do serviço (que será preenchida automaticamente se você usar um serviço favorito).
- O valor do serviço prestado.
Passo 5: Revise e emita a NFS-e
Com todos os campos preenchidos, o sistema mostrará um resumo da nota fiscal. Revise todas as informações com atenção. Se tudo estiver correto, clique em "Emitir NFS-e".
Passo 6: Baixe e envie o documento
Pronto! Sua nota fiscal foi emitida. Agora você pode baixar o documento em PDF (DANFSE) para enviar ao seu cliente e guardar em seus registros. Lembre-se que as notas devem ser armazenadas por 5 anos.
Quais informações devem constar na nota fiscal?
A nota fiscal MEI deve conter informações como a razão social e o CNPJ do MEI, descrição dos produtos ou serviços, valores da venda, impostos incidentes, dados do comprador, entre outras informações relevantes.
É fundamental que todas essas informações estejam corretas e completas na nota fiscal, pois qualquer erro ou omissão pode acarretar problemas futuros para o MEI, como autuações fiscais e dificuldades na comprovação das operações realizadas.
Além disso, é importante destacar que a nota fiscal é um documento fiscal e contábil, que deve ser arquivado pelo MEI por um período determinado pela legislação vigente. Portanto, é essencial que o MEI tenha um sistema de organização e armazenamento adequado para as suas notas fiscais.
Procedimentos após a emissão da nota fiscal
Após emitir a nota, você deve enviá-la ao seu cliente. O envio do arquivo em PDF por meios digitais, como e-mail, é a forma mais prática e segura.
Além de enviar ao cliente, você tem a obrigação legal de arquivar todas as notas fiscais emitidas. Esse controle é essencial para a sua regularidade fiscal.
Guarde os documentos por, no mínimo, cinco anos a partir da data de emissão. Mantenha os arquivos organizados em uma pasta para facilitar o acesso.
Esse arquivamento comprova a legalidade das suas transações e protege seu negócio em caso de fiscalizações, garantindo transparência e segurança.
O que fazer se emitir uma nota fiscal com erro?
Erros no preenchimento podem acontecer, mas o sistema nacional oferece soluções para corrigi-los. Se você emitiu uma nota com dados incorretos, como o valor ou o CPF/CNPJ do cliente, existem duas formas principais de resolver a situação.
Cancelamento da Nota Fiscal
O cancelamento é a opção ideal se o serviço não foi efetivamente prestado ou se você percebeu o erro logo após a emissão. De acordo com as regras do sistema nacional, o emitente pode solicitar o cancelamento da NFS-e até o dia 2 do mês seguinte ao da competência. O processo é feito diretamente no portal onde a nota foi emitida.
Substituição da Nota Fiscal
Se o prazo para cancelamento já passou, a solução é a substituição. Nesse caso, você deve emitir uma nova nota fiscal, corrigindo as informações necessárias. No momento da emissão, o próprio sistema permitirá que você referencie a nota anterior, que será invalidada. A nota substituta terá validade fiscal.
Qual tipo de nota fiscal o MEI pode emitir?
Um MEI (Microempreendedor Individual) no Brasil pode emitir diversos tipos de notas fiscais, dependendo da natureza de sua atividade e da exigência do cliente ou fornecedor. A seguir estão os principais tipos de nota fiscal que um MEI pode emitir:
Nota Fiscal Avulsa (NFA)
Basicamente, é preciso solicitar a NF para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e buscar a nota impressa em um órgão responsável. A emissão de uma Nota Fiscal Avulsa depende da autorização da Sefaz. Sempre procure esse órgão para se informar sobre as regras.
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
A NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) é um documento fiscal digital, usado para registrar a prestação de serviços. No caso do MEI, ela se aplica quando você realiza atividades de prestação de serviços e não é utilizada por quem atua no comércio ou indústria.
Ao emitir a NFS-e, você proporciona mais transparência para seus clientes e garante que está atuando de acordo com as exigências fiscais, o que gera maior confiança.
A emissão da NFS-e é centralizada no sistema nacional, sendo obrigatória para todos os MEIs prestadores de serviço. Você pode emitir a nota tanto pelo portal oficial quanto pelo aplicativo móvel NFSe Mobile. Para mais detalhes, consulte o manual de uso do emissor web disponibilizado pelo governo.
Para emitir uma NFS-e, é necessário informar dados como descrição do serviço prestado, valor do serviço, dados do cliente (CNPJ/CPF, endereço), entre outros.
Com as alterações, o MEI está isento de emitir:
- Declaração Eletrônica de Serviços;
- Documento fiscal eletrônico para operações que envolvam a cobrança de ICMS (a menos que seja requisitado pelo município ou estado);
- Outros documentos fiscais ligados ao Imposto sobre Serviços (ISS) para a mesma atividade ou serviço, se já tiver emitido a NFS-e conforme padrão nacional.
Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é um documento fiscal digital utilizado para documentar operações comerciais de venda presencial ou para entrega em domicílio ao consumidor final, em substituição ao antigo cupom fiscal emitido por ECF (Emissor de Cupom Fiscal) e à nota fiscal de venda a consumidor, modelo 2.
Nota Fiscal de Importação
A Nota Fiscal de Importação é fundamental para quem lida com produtos oriundos do exterior. Ela serve como base para a Receita Federal arrecadar os impostos correspondentes e monitorar a entrada de itens estrangeiros no Brasil.
Essencialmente, essa nota fiscal possibilita a regularização da mercadoria adquirida fora do país, permitindo que ela integre o inventário das empresas de maneira legítima. A omissão na emissão da Nota Fiscal de Importação pode levar à retenção dos produtos e até à imposição de sanções mais rigorosas ao empreendedor
Caso o MEI esteja autorizado a realizar operações de importação, ao receber os produtos importados, ele deve emitir uma Nota Fiscal de Entrada, detalhando as informações sobre os produtos, valores, impostos pagos na alfândega, entre outras informações relevantes.
A geração desse documento é realizada através do mesmo sistema usado pelo empresário para emitir as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), e esse processo é necessário para liberar a mercadoria do ponto de despacho aduaneiro.
Qual é o limite de faturamento para MEI?
Para 2025, o limite de faturamento anual para o MEI continua oficialmente em R$ 81.000,00. No entanto, é fundamental que você acompanhe as notícias, pois este valor está em processo de revisão.
Existe um projeto de lei em tramitação avançada no Congresso que propõe aumentar o teto para R$ 144.913,41. Se aprovada, a mudança pode acontecer a qualquer momento. Caso seu faturamento ultrapasse o limite vigente, você precisará migrar para outra modalidade de empresa.
Leia mais: O que acontece quando o MEI ultrapassa o limite? Entenda como evitar e resolver pendências
Qual é a consequência caso MEI passe do limite anual?
Se o seu faturamento ultrapassar o limite anual, a responsabilidade de comunicar o desenquadramento do SIMEI (o sistema de recolhimento do MEI) é sua. O processo não é automático e exige sua ação para regularizar a situação da empresa e evitar problemas fiscais.
A solicitação deve ser feita online, diretamente no Portal do Simples Nacional. É altamente recomendável que você contrate um contador para te auxiliar nesse processo, garantindo que a transição para Microempresa (ME) seja feita corretamente.
Essa atualização significa que sua empresa mudará de formato jurídico. As opções mais comuns para quem deixa de ser MEI são Empresário Individual (EI) ou Sociedade Limitada Unipessoal (SLU), caso você continue sem sócios.
Leia mais: Empréstimo para MEI: Como conseguir e quais as melhores opções?
Controle Suas Vendas e Finanças em um Único App
Emitir notas fiscais é um passo importante, mas a gestão do seu MEI vai além. Manter o controle de cada venda é essencial para não ultrapassar o limite de faturamento e organizar suas finanças.
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