Nota fiscal MEI: guia completo e atualizado de como emitir no novo padrão nacional

Nota fiscal MEI: guia completo e atualizado de como emitir no novo padrão nacional

Publicado em
3/11/2023
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Já são mais de 14 milhões de empresas ativas como MEI, microempreendedores individuais, no Brasil segundo os dados do Sebrae! Essa formalização oferece muitos benefícios, mas também algumas obrigações. Uma delas é a preocupação com questões fiscais, como emissão de nota fiscal e dedução de impostos sobre produtos vendidos ou serviços prestados. A nota fiscal é um documento fiscal obrigatório para todas as empresas, inclusive para os Microempreendedores Individuais (MEI). Emitir corretamente a nota fiscal é fundamental para o MEI garantir todos os seus direitos e cumprir com suas obrigações fiscais.

Entendendo o que é nota fiscal MEI

A nota fiscal MEI é um documento fiscal eletrônico que comprova a venda ou prestação de serviço realizada pelo MEI. Ela possui validade jurídica e deve ser emitida sempre que o MEI realizar uma transação comercial.

Ela contém informações como a descrição dos produtos ou serviços, dados do comprador, dados do vendedor, data de emissão, valor da venda e os impostos incidentes.

Definição de nota fiscal MEI

A nota fiscal MEI é um documento fiscal obrigatório que comprova a operação comercial do Microempreendedor Individual. Ela deve ser emitida para os clientes e também deve ser armazenada pelo MEI por um período determinado.

A nota fiscal MEI é um instrumento de controle e transparência nas transações comerciais realizadas pelo MEI. Ela permite que tanto o empreendedor quanto o cliente tenham um registro formal da operação, garantindo a segurança e a legalidade do negócio.

Além disso, a nota fiscal MEI é uma ferramenta importante para o MEI acompanhar o seu faturamento mensal, facilitando o controle financeiro e auxiliando na tomada de decisões estratégicas para o crescimento do negócio.

A importância da nota fiscal para o MEI

A nota fiscal é essencial para o MEI, pois ela garante que todas as transações comerciais realizadas estejam devidamente registradas e documentadas. Além disso, a nota fiscal MEI é um documento que permite ao MEI ter acesso a direitos e benefícios, como a comprovação de renda e a possibilidade de participar de licitações e concorrências públicas.

Com a nota fiscal MEI, o empreendedor pode comprovar sua atividade econômica, o que é fundamental para a obtenção de crédito junto a instituições financeiras e para a realização de parcerias comerciais.

Além disso, a nota fiscal MEI também é importante para que o MEI possa regularizar sua situação junto aos órgãos fiscalizadores, evitando problemas futuros. Ao emitir a nota fiscal corretamente, o MEI demonstra sua responsabilidade fiscal e contribui para o desenvolvimento econômico do país.

Confiança

É importante ressaltar que a emissão da nota fiscal MEI não é apenas uma obrigação legal, mas também uma prática que fortalece a imagem do MEI perante seus clientes e parceiros comerciais. Ao oferecer um documento fiscal, o MEI transmite confiança e profissionalismo, fatores que podem contribuir para o aumento da clientela e para o sucesso do empreendimento.Sou obrigado a emitir nota fiscal MEI?

De acordo com a Lei Geral das Micro e Pequenas Empresas ( 1º do artigo 106, da Resolução CGSN nº 140, de 2018) , Microempreendedores Individuais estão dispensados de emitir notas fiscais quando vendem produtos para pessoas físicas, a menos que seu cliente exija.

Mas atenção: quando o destinatário da mercadoria ou contratante dos serviços for uma outra empresa, uma pessoa jurídica, o MEI tem a obrigação de emitir nota fiscal.

Pode parecer só mais uma dificuldade imposta pelo sistema, mas a nota fiscal assegura à empresa e a seu cliente a troca ou devolução de valores, controle de seus ganhos e declarações anuais junto à receita federal.

A emissão de nota fiscal MEI é hoje a forma mais simples para o empreendedor apresentar segurança e confiança em sua empresa. Então, pensando no futuro e no sucesso da sua empresa, a Nota Fiscal pode ser uma grande aliada!

Quais as vantagens de emitir nota fiscal MEI?

Como falamos ali em cima, emitir nota fiscal é mais um passo no processo de formalização do MEI e lhe dará a oportunidade de crescer. A emissão da nota fiscal tira o empreendedor de uma situação informal e dá a ele a oportunidade de realizar negócios efetivamente expressivos, com empresas e entidades de grande porte (que exigem o documento fiscal para a contratação de serviços ou compra de produtos), comprovações de valores junto a instituições financeiras e facilita o cálculo de DASN SIMEI da sua empresa.

Benefícios da emissão de nota fiscal MEI:

A nota fiscal MEI:

‍Abre oportunidades de negócios com grandes corporações.

  • Assegura a transparência fiscal.
  • Confirma a legalidade do negócio.
  • Facilita comprovações financeiras.

Leia mais: Melhor maquininha de cartão para MEI

Preciso pagar imposto para emitir nota fiscal MEI? 

O único imposto que o MEI tem obrigação de pagar é o DAS MEI (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), um valor fixo pago mensalmente. Este valor mensal se refere ao INSS e assegura todos os direitos previdenciários a você. E você pensava que MEI não tinha direito à aposentadoria, né? Olha só que boa notícia!

Leia mais: DAS MEI atrasado: como e onde pagar

‍Outra obrigação é a entrega da DASN SIMEI (Declaração Anual do Simples Nacional), que é nada mais que a soma dos valores da receita obtida em cada mês pela sua empresa. A declaração deve ser sempre enviada até o dia 31 de maio, referente ao exercício do ano anterior. Sendo assim, MEI não paga nenhum imposto adicional para emissão de Notas Fiscais.

Qual tipo de nota fiscal o MEI pode emitir?

Um MEI (Microempreendedor Individual) no Brasil pode emitir diversos tipos de notas fiscais, dependendo da natureza de sua atividade e da exigência do cliente ou fornecedor. A seguir estão os principais tipos de nota fiscal que um MEI pode emitir:

Nota Fiscal Avulsa (NFA)

Basicamente, é preciso solicitar a NF para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e buscar a nota impressa em um órgão responsável. A emissão de uma Nota Fiscal Avulsa depende da autorização da Sefaz. Sempre procure esse órgão para se informar sobre as regras.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) é um documento fiscal digital, usado para registrar a prestação de serviços. No caso do MEI (Microempreendedor Individual), ela se aplica quando este realiza atividades de prestação de serviços. A NFS-e é específica para atividades de serviço. Portanto, MEIs que atuam no comércio ou indústria, por exemplo, não emitem esse tipo de nota.

Ao emitir a NFS-e, o MEI proporciona mais transparência para seus clientes, além de garantir que está atuando de acordo com as exigências fiscais. Isso pode gerar maior confiança entre seus clientes e parceiros.

A partir do dia 1 de setembro de 2023, a emissão da NFS-e será centralizada no sistema nacional, deixando de ser feita pelos sistemas individuais das prefeituras. O MEI poderá emitir a nota de serviço tanto pelo portal oficial quanto pelo aplicativo móvel NFSe Mobile. Para mais detalhes sobre o novo método de cadastro e emissão, consulte o e-book oferecido pelo Sebrae.

Para emitir uma NFS-e, é necessário informar dados como descrição do serviço prestado, valor do serviço, dados do cliente (CNPJ/CPF, endereço), entre outros.

Com as alterações, o MEI está isento de emitir:

  • Declaração Eletrônica de Serviços;
  • Documento fiscal eletrônico para operações que envolvam a cobrança de ICMS (a menos que seja requisitado pelo município ou estado);
  • Outros documentos fiscais ligados ao Imposto sobre Serviços (ISS) para a mesma atividade ou serviço, se já tiver emitido a NFS-e conforme padrão nacional.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é um documento fiscal digital utilizado para documentar operações comerciais de venda presencial ou para entrega em domicílio ao consumidor final, em substituição ao antigo cupom fiscal emitido por ECF (Emissor de Cupom Fiscal) e à nota fiscal de venda a consumidor, modelo 2.

Nota Fiscal de Importação

A Nota Fiscal de Importação é fundamental para quem lida com produtos oriundos do exterior. Ela serve como base para a Receita Federal arrecadar os impostos correspondentes e monitorar a entrada de itens estrangeiros no Brasil.

Essencialmente, essa nota fiscal possibilita a regularização da mercadoria adquirida fora do país, permitindo que ela integre o inventário das empresas de maneira legítima. A omissão na emissão da Nota Fiscal de Importação pode levar à retenção dos produtos e até à imposição de sanções mais rigorosas ao empreendedor

Caso o MEI esteja autorizado a realizar operações de importação, ao receber os produtos importados, ele deve emitir uma Nota Fiscal de Entrada, detalhando as informações sobre os produtos, valores, impostos pagos na alfândega, entre outras informações relevantes.

A geração desse documento é realizada através do mesmo sistema usado pelo empresário para emitir as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), e esse processo é necessário para liberar a mercadoria do ponto de despacho aduaneiro.

Passo a passo para emitir nota fiscal MEI no novo padrão

A emissão da nota fiscal MEI envolve algumas etapas que devem ser seguidas corretamente. Veja a seguir o passo a passo para emitir nota fiscal como MEI:

a. Acesso ao Portal Nacional do MEI:

b. Emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NFe-MEI):

  • No menu, selecione a opção "Emitir Nota Fiscal".
  • Preencha os campos solicitados com as informações da transação.
  • Revise todos os dados e, se estiverem corretos, confirme a emissão.
  • A nota será gerada em formato digital e estará disponível para download e impressão.

c. Envio e Armazenamento:

  • Envie a nota fiscal eletronicamente para o cliente.
  • Guarde uma cópia para seus registros. As notas devem ser armazenadas por 5 anos.

Quais informações devem constar na nota fiscal?

A nota fiscal MEI deve conter informações como a razão social e o CNPJ do MEI, descrição dos produtos ou serviços, valores da venda, impostos incidentes, dados do comprador, entre outras informações relevantes.

É fundamental que todas essas informações estejam corretas e completas na nota fiscal, pois qualquer erro ou omissão pode acarretar problemas futuros para o MEI, como autuações fiscais e dificuldades na comprovação das operações realizadas.

Além disso, é importante destacar que a nota fiscal é um documento fiscal e contábil, que deve ser arquivado pelo MEI por um período determinado pela legislação vigente. Portanto, é essencial que o MEI tenha um sistema de organização e armazenamento adequado para as suas notas fiscais.

Procedimentos após a emissão da nota fiscal

Após a emissão da nota fiscal MEI, é importante realizar alguns procedimentos, como o envio do documento para o cliente e o arquivamento da nota fiscal por um período determinado.

O envio da nota fiscal MEI para o cliente pode ser realizado de forma física ou eletrônica, de acordo com a preferência do cliente e a legislação vigente. No caso do envio físico, é importante utilizar uma embalagem adequada para garantir a integridade do documento durante o transporte.

Já o arquivamento da nota fiscal deve ser feito pelo período determinado pela legislação fiscal. Geralmente, o prazo mínimo de arquivamento é de cinco anos, contados a partir do último dia do exercício em que a nota fiscal foi emitida. Durante esse período, é fundamental manter as notas fiscais de forma organizada e de fácil acesso, para facilitar eventuais consultas e fiscalizações.

Além disso, é importante destacar que a guarda correta das notas fiscais também é uma forma de comprovar a regularidade das operações realizadas pelo MEI, garantindo assim a transparência e a segurança jurídica do negócio.

Qual é o limite de faturamento para MEI?

Os valores de faturamento são anuais, atualmente MEI pode faturar até 81 mil reais por ano. Quando seus valores são maiores, o desenquadramento acontece e você pode escolher outras modalidades de empresa.

‍Leia mais: O que acontece quando o MEI ultrapassa o limite? Entenda como evitar e resolver pendências

Qual é a consequência caso MEI passe do limite anual?

Quando seus ganhos passam por sua conta jurídica, esses valores são analisados pelo Banco Central e sua rentabilidade fica visível para o Estado. Quando seu faturamento passa do limite anual,o desenquadrado do SIMEI é feito sem sua solicitação espontânea. O empreendedor deverá procurar um posto de atendimento da Receita Federal em seu município e fazer as atualizações necessárias.

Essa atualização é a mudança de MEI para outro formato de pessoa jurídica, como Sociedade Ltda, Sociedade Anônima (S.A.), Sociedade Individual — EIRELI ou Empresário Individual.

Para ajudá-lo a otimizar seu tempo, escrevemos outros artigos que podem fazer a diferença para você e sua empresa. Assim você pode descobrir qual as vantagens de ter uma empresa e qual modelo está adequado ao seu estabelecimento.

‍Leia mais: Empréstimo para MEI: Como conseguir e quais as melhores opções?

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