Aprenda sobre gerenciamento de faturamento. Descubra estratégias para otimizar o fluxo de caixa e a saúde financeira de sua empresa.
Um modelo de orçamento é um documento que detalha os custos de um produto ou serviço. Ele é essencial para empresas de todos os tamanhos, pois ajuda a controlar os gastos e a tomar decisões de negócios informadas.
Neste artigo, vamos mostrar como fazer um modelo de orçamento simples e eficaz. Vamos cobrir os seguintes tópicos:
Um modelo de orçamento é um documento que detalha todas as informações financeiras de uma empresa ou projeto em um determinado período de tempo. Ele inclui receitas, despesas, projeções de lucro e previsões de gastos futuros. O objetivo principal é ajudar a manter o controle das finanças e tomar decisões informadas sobre como alocar recursos.
Um modelo de orçamento é um documento que inclui as seguintes informações:
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Um modelo de orçamento permite que você acompanhe suas finanças de perto, identificando onde seu dinheiro está sendo gasto e onde você pode economizar.
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Com um orçamento bem elaborado, você pode definir metas financeiras de longo prazo e criar um plano estratégico para alcançá-las.
Ao visualizar suas finanças de forma clara, você pode tomar decisões mais informadas sobre investimentos, contratações e expansões.
Um modelo de orçamento ajuda a evitar gastos impulsivos e a contratação de dívidas desnecessárias.
Além dos elementos básicos mencionados acima, um modelo de orçamento também pode incluir as seguintes informações:
Comece coletando todos os dados financeiros relevantes, como registros de receitas e despesas anteriores, faturas, extratos bancários e informações sobre gastos futuros planejados.
Existem diversos formatos para modelos de orçamento, desde planilhas eletrônicas até softwares especializados. Você pode até criar um modelo personalizado no Microsoft Word.
Divida suas receitas e despesas em categorias, como vendas, marketing, salários, aluguel, suprimentos, etc. Isso facilitará a análise posterior.
Defina metas financeiras realistas e faça projeções com base nas informações coletadas. Isso ajudará você a planejar suas finanças a curto e longo prazo.
Um modelo de orçamento não é algo estático. Acompanhe e atualize-o regularmente para garantir que esteja refletindo com precisão sua situação financeira atual.
Para fazer um modelo de orçamento no Word, você pode seguir estas etapas:
Formate o documento de acordo com suas preferências.
**Modelo de orçamento**
**Data de emissão:** 20 de julho de 2023
**Data de validade:** 30 de julho de 2023
**Cliente:** [Nome do cliente]
**Endereço:** [Endereço do cliente]
**CNPJ:** [CNPJ do cliente]
**Produto ou serviço:** [Descrição do produto ou serviço]
**Quantidade:** [Quantidade]
**Preço unitário:** R$ [Preço unitário]
**Total:** R$ [Total]
**Forma de pagamento:** [Forma de pagamento]
**Termos e condições:** [Termos e condições]
Você pode personalizar este modelo de acordo com suas necessidades específicas. Por exemplo, você pode adicionar mais informações, como especificações do produto ou serviço, ou condições especiais de pagamento.
Um modelo de orçamento é uma ferramenta essencial para qualquer empresa. Ao seguir as dicas deste artigo, você pode criar um modelo de orçamento simples e eficaz que ajudará você a controlar seus gastos e tomar decisões de negócios informadas.
O inventário de estoque é uma atividade essencial para qualquer negócio que venda produtos. Ele consiste na contagem física de todos os itens em estoque, a fim de comparar com o estoque registrado no sistema. Isso permite identificar divergências, como produtos faltantes ou em excesso, e tomar medidas corretivas.
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O inventário de estoque é uma listagem completa de todos os produtos armazenados no estoque de uma empresa. Esse inventário identifica, classifica e determina o valor de cada produto.
O inventário de estoque pode ser feito de duas maneiras: manual ou automática.
Os produtos são contados um a um, por um funcionário designado para essa tarefa. Esse método é mais demorado e sujeito a erros, mas pode ser uma opção viável para negócios de pequeno porte ou com estoques de tamanho reduzido.
O inventário é feito por meio de um software de gestão de estoque. Esse software utiliza leitores de código de barras para identificar os produtos e suas quantidades. Esse método é mais rápido e preciso, mas requer um investimento inicial em um software e em leitores de código de barras.
Existem três principais tipos de inventário de estoque:
É o tipo mais comum de inventário. Ele é realizado em intervalos regulares, geralmente uma ou duas vezes por ano.
É um tipo de inventário periódico que é realizado em intervalos regulares, mas em lotes de produtos diferentes.
É um tipo de inventário que é realizado de forma contínua, ao longo do tempo.
A principal função do inventário é garantir a precisão do controle de estoque. Um inventário preciso permite que a empresa saiba exatamente quantos produtos ela possui em estoque, evitando a falta ou o excesso de produtos.
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Além de garantir a precisão do controle de estoque, o inventário de estoque traz diversos benefícios para a empresa, incluindo:
Para fazer um bom inventário, é importante seguir alguns passos:
O inventário de estoque é uma atividade essencial para qualquer negócio que venda produtos. Ele é importante para garantir a precisão do controle de estoque, reduzir perdas e desperdícios, melhorar a gestão financeira e aumentar a produtividade.
Ao realizar o inventário de estoque de forma periódica, a empresa pode garantir uma gestão eficiente de seus estoques.
Leia mais: PDV: O que é e como funciona
No contexto do PDV, o inventário de estoque é ainda mais importante, pois é a partir dele que são gerados os relatórios de vendas e estoque. Esses relatórios são essenciais para o controle financeiro e operacional do negócio, e ajudam a tomar decisões estratégicas, como:
O PDV da InfinitePay é uma funcionalidade gratuita que está disponível nas maquininhas da empresa. Ele permite que os comerciantes realizem vendas,gerenciem estoque e emitam relatórios de forma simples e rápida.
O PDV da InfinitePay oferece as seguintes funcionalidades:
O PDV permite que os comerciantes realizem vendas de forma rápida e segura. Basta digitar o código do produto ou escanear o código de barras para realizar a venda.
O PDV permite que os comerciantes gerenciem o estoque de forma simples e eficiente. É possível cadastrar produtos, controlar as quantidades em estoque e gerar relatórios de vendas.
O PDV permite que os comerciantes gerem relatórios de vendas, estoque e financeiro. Esses relatórios são essenciais para a tomada de decisões estratégicas.
O PDV da InfinitePay é uma ferramenta completa que pode ajudar os comerciantes a melhorar a gestão de seus negócios.
O PDV da InfinitePay é uma opção ideal para comerciantes de todos os portes que buscam uma ferramenta completa e eficiente para gerenciar suas vendas e estoque.
Leia mais: Conheça o PDVendas da InfinitePay: revolucione a gestão do seu negócio
O faturamento é um dos principais indicadores financeiros de uma empresa. Ele representa o valor total das vendas de produtos ou serviços realizados em um determinado período, sem considerar os custos.
Em outras palavras, o faturamento é o dinheiro que entra no caixa da empresa a partir de sua atividade principal. Ele é calculado multiplicando-se a quantidade de produtos ou serviços vendidos pelo preço unitário.
Por exemplo, se uma empresa vende 100 unidades de um produto a R$10,00 cada, o seu faturamento será de R$1.000,00.
Em termos simples, o faturamento é a soma total de todas as receitas obtidas por uma empresa em um determinado período de tempo. Essas receitas são geradas a partir da venda de produtos ou serviços, e o faturamento representa o montante bruto que a empresa recebe antes de deduzir os custos e despesas operacionais.
É importante distinguir entre faturamento e lucro, já que esses dois conceitos estão relacionados, mas são diferentes. Enquanto o faturamento representa o total das receitas, o lucro é o valor que resta após subtrair todos os custos e despesas, incluindo impostos, salários e outros gastos operacionais. Em resumo, o faturamento é a entrada de dinheiro, enquanto o lucro é o que sobra depois de pagar todas as contas.
Outro ponto importante a ser esclarecido é a diferença entre renda e faturamento. Renda refere-se ao dinheiro que uma pessoa física ganha, como salário, aluguel, dividendos de investimentos, entre outros. Faturamento, por outro lado, é uma métrica utilizada no contexto empresarial para calcular a receita total de uma empresa.
O faturamento é importante para a empresa porque:
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3 dicas essenciais para aumentar o faturamento da sua Oficina Mecânica
Fazer o faturamento de uma empresa envolve registrar todas as vendas ou receitas geradas e manter um controle detalhado de todas as transações financeiras. Isso pode ser feito manualmente ou com o auxílio de softwares de gestão financeira, dependendo do porte e das necessidades da empresa.
O faturamento é calculado multiplicando-se a quantidade de produtos ou serviços vendidos pelo preço unitário.
A fórmula é a seguinte:
Faturamento = Quantidade de produtos ou serviços vendidos * Preço unitário
Por exemplo, se uma empresa vende 100 unidades de um produto a R$10,00 cada, o seu faturamento será de R$1.000,00.
Faturamento = 100 * 10
Faturamento = 1.000
O faturista desempenha um papel importante na empresa, sendo responsável por emitir faturas, boletos e notas fiscais, garantindo que todas as transações sejam registradas adequadamente. Eles também podem lidar com o processo de cobrança e auxiliar na gestão financeira.
Para os microempreendedores individuais (MEIs), o faturamento é um conceito crucial. De acordo com as regras do MEI, existe um limite anual de faturamento para se qualificar como MEI. Caso o faturamento anual exceda esse limite, o empresário pode perder os benefícios do MEI e precisará se enquadrar em um regime tributário diferente.
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Capital social MEI: o que é, para que serve e como definir
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Em resumo, o faturamento é o montante total de receitas geradas por uma empresa em um determinado período. É uma métrica fundamental para avaliar o desempenho financeiro de um negócio, mas não deve ser confundido com lucro. É importante compreender os princípios do faturamento para tomar decisões financeiras sólidas e garantir o sucesso da empresa.
Um dos principais desafios para manter um fluxo de caixa saudável é a inadimplência. Quando os clientes não pagam suas contas em dia, a empresa pode ter dificuldades para honrar seus compromissos financeiros.
Gerir um negócio exige atenção em diversas frentes, e uma das mais críticas é a gestão de recebimentos. É aqui que entra o sistema de cobrança, uma ferramenta que vai além do simples envio de boletos, transformando o modo como as empresas administram suas finanças.
Segundo o estudo realizado pelo Serasa sobre Mapa da Inadimplência e Negociação de Dívidas no Brasil, em agosto de 2023 o número de pessoas inadimplentes chegou a 71,74 milhões, um aumento de 320 mil em relação ao mês anterior. Esse cenário é preocupante para os empreendedores, pois pode afetar o consumo e, consequentemente, as vendas.
Um sistema de cobrança pode ajudar a reduzir a inadimplência e melhorar o fluxo de caixa. Isso porque ele permite que as empresas automatizem o processo de cobrança, desde o envio de faturas até o contato com clientes inadimplentes.
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Um sistema de cobrança é uma plataforma que automatiza os processos de cobrança de um negócio. Ele permite que os negócios enviem faturas, lembretes de pagamento, cobranças e até mesmo realizem ações de recuperação de crédito.
Os sistemas de cobrança podem ser usados por negócios de todos os tamanhos e segmentos. Eles são especialmente úteis para empresas que precisam gerenciar um grande número de cobranças ou que precisam automatizar processos manuais.
Um sistema de cobrança gerencia o processo de cobrança de valores devidos por clientes ou parceiros comerciais. Ele desempenha um papel crucial na otimização do fluxo de caixa e na redução da inadimplência. Abaixo, explicamos como geralmente funciona um sistema de cobrança:
Primeiro, as informações dos clientes são inseridas no sistema, juntamente com os detalhes dos contratos ou serviços prestados que estabelecem os valores e prazos de pagamento.
O processo inicia com a emissão de faturas automáticas com base em transações comerciais ou serviços prestados. As faturas contêm detalhes como data de vencimento, itens ou serviços prestados, e valores a serem pagos.
O sistema monitora o status de pagamento das faturas, identificando contas em dia e aquelas em atraso. Pode enviar lembretes automáticos para clientes antes e após a data de vencimento, incentivando o pagamento pontual.
O sistema permite a personalização de estratégias com base nas características específicas dos clientes. Isso inclui a definição de políticas de crédito, a oferta de descontos por pagamentos antecipados e a criação de planos de pagamento personalizados.
Recursos analíticos são utilizados para avaliar padrões de pagamento, comportamento financeiro dos clientes e identificação de riscos. Isso ajuda na tomada de decisões informadas sobre políticas de crédito e abordagens de cobrança.
Um sistema de cobrança identifica sinais de inadimplência por meio do monitoramento constante. Isso permite ação proativa para evitar que contas em atraso se tornem problemas críticos.
Oferecer mais meios de pagamento é a melhor estratégia para aumentar as chances de receber seus clientes em dia.
Os meios de pagamento mais utilizados pelos consumidores são boleto à vista e parcelado, Pix Cobrança, link de pagamento, cartão de crédito de todas as bandeiras e cartão de débito. Em alguns casos, vale-refeição e vale-alimentação também podem ser oferecidos.
Além de diversificar as opções de pagamento, é importante oferecer flexibilidade ao cliente, como a possibilidade de trocar o meio de pagamento no meio das parcelas ou durante a assinatura de um serviço com cobrança recorrente.
Geração de relatórios detalhados sobre o desempenho financeiro, incluindo análise de contas a receber, histórico de pagamentos e previsões de fluxo de caixa.
Em casos de inadimplência, o sistema facilita a implementação de estratégias de recuperação de dívidas, automatizando processos de negociação e gestão de acordos de pagamento.
A régua de cobrança é um roteiro que define quando e como enviar mensagens aos clientes para lembrá-los de pagar suas contas.
Uma régua de cobrança é um conjunto de procedimentos e ações estruturadas, criadas para gerenciar o processo de cobrança de clientes inadimplentes de maneira eficiente e automatizada. Essa régua é composta por várias etapas que vão desde o primeiro contato com o cliente até ações mais severas, como a negativação do nome ou ação judicial, caso a dívida não seja quitada. O objetivo da régua de cobrança é recuperar o crédito da forma mais amigável possível, reduzir o índice de inadimplência e manter uma boa relação com o cliente.
A régua de cobrança pode variar de acordo com a política de cada empresa, o tipo de produto ou serviço oferecido e o perfil do cliente. No entanto, ela geralmente inclui comunicações via e-mail, SMS, ligações telefônicas e, em alguns casos, correspondências físicas.
Abaixo, segue um exemplo de tabela que descreve uma régua de cobrança típica, considerando D+ (dias após o vencimento da dívida):
É importante ressaltar que a régua de cobrança deve sempre respeitar as normas do Código de Defesa do Consumidor e as boas práticas de mercado, procurando manter um relacionamento saudável e respeitoso com o cliente.
Automatizar a régua de cobrança com um sistema de cobrança gratuito traz diversos benefícios tanto para as empresas quanto para os clientes, tornando o processo de cobrança mais eficiente, eficaz e menos suscetível a erros humanos. Aqui estão alguns dos principais motivos pelos quais as empresas optam pela automatização desse processo:
A automatização permite que a empresa execute uma grande quantidade de ações de cobrança em um curto espaço de tempo, reduzindo o trabalho manual necessário e permitindo que a equipe se concentre em tarefas mais estratégicas.
Garante que todas as ações de cobrança sejam realizadas de forma padronizada, seguindo as políticas da empresa, o que ajuda a manter a qualidade e a uniformidade do processo de cobrança.
A tecnologia permite segmentar e personalizar as ações de cobrança de acordo com o perfil do cliente, histórico de pagamento, valor da dívida, entre outros critérios, aumentando as chances de sucesso na recuperação do crédito.
A automatização diminui a necessidade de intervenção humana, o que pode reduzir significativamente os custos operacionais associados ao processo de cobrança.
A comunicação automatizada pode ser menos invasiva e mais amigável, oferecendo opções de negociação e pagamento de forma clara e acessível, o que contribui para a manutenção de uma boa relação com o cliente, mesmo em situações de inadimplência.
A agilidade e a precisão na execução das etapas da régua de cobrança aumentam as chances de recuperação de créditos, impactando positivamente o fluxo de caixa e a saúde financeira da empresa.
A automatização facilita o monitoramento em tempo real do processo de cobrança, permitindo ajustes rápidos na estratégia conforme necessário, além de fornecer dados valiosos para análises futuras.
Veja Prevenindo cobrança indevida
A automatização ajuda a garantir que todas as ações de cobrança estejam em conformidade com as leis e regulamentações aplicáveis, minimizando riscos legais para a empresa.
Portanto, a automatização da régua de cobrança é uma estratégia importante para otimizar o processo de recuperação de dívidas, reduzindo custos operacionais, melhorando a relação com os clientes e aumentando a eficácia na recuperação de créditos.
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Para alcançar eficiência e atender de forma ideal às suas necessidades, é fundamental levar em consideração diversos aspectos ao automatizar os processos de cobrança. O ideal é considerar diversos fatores, como o tamanho da sua empresa, o volume de transações, a complexidade das operações financeiras, e, claro, o custo-benefício. Avaliar as funcionalidades oferecidas, a segurança, a flexibilidade e a facilidade de uso também são aspectos importantes na escolha do sistema de cobrança mais adequado para atender às demandas específicas de uma empresa.
Por isso é indispensável contar com uma empresa reconhecida pela qualidade e segurança, que disponibiliza uma plataforma de gestão de cobranças eficiente. Dessa forma, é possível assegurar a ausência de problemas no processo de automatização, otimizando assim as atividades relacionadas.
Nenhum negócio sobrevive ao competitivo mercado empresarial brasileiro por muito tempo sem uma boa gestão. Fazer a conciliação bancária e ter todos os números da sua empresa na ponta do lápis é essencial para sobreviver no Brasil.
Segundo especialistas, inclusive, a falta de gestão profissional é uma das principais ameaças para as PMEs.
Dentre os principais pontos a serem considerados no gerenciamento de uma companhia, é preciso levar em conta todas as questões financeiras e de controle interno que permitem a uma organização atingir o tão desejado equilíbrio orçamentário.
Agora, visando oferecer outro conteúdo relevante para você e seu negócio, lhe forneceremos um passo a passo sobre como fazer conciliações bancárias. Vamos lá?
Antes de começarmos, é importante definir do que se trata a conciliação bancária. Ela é uma ferramenta de extrema importância para a gestão financeira de uma empresa, independentemente de seu tamanho.
Em linhas gerais, a conciliação bancária nada mais é do que a relação entre os controles financeiros internos de um negócio e as movimentações da conta ou das contas de uma empresa. Na prática, nada mais é do que você comparar o seu sistema de gestão, a sua planilha ou o seu caderno com o extrato do seu banco em um determinado período!
Ou seja, é neste momento que o empreendedor compara, de lado a lado, todas as despesas, recebimentos e o saldo disponível da empresa. Assim, é possível conferir se as movimentações realizadas foram de fato efetivadas, e se existem divergências nos resultados apresentados.
Suponha, por exemplo, que você deseja avaliar se as entradas e saídas do negócio estão de acordo com o saldo de seu banco. É através do processo de conciliação bancária que você consegue traçar comparativos entre esses dados e mensurar se está tudo dentro dos conformes na gestão financeira da empresa.
Dessa forma, você garante que o controle da sua empresa está correto e não cai na armadilha de achar que tem uma quantia de dinheiro disponível e quando vai ver no banco... Cadê?
Diversos empreendedores dependem dessa tarefa para evitarem prejuízo, principalmente se recebem por cartões de crédito ou débito e boletos. Nestes casos, os valores arrecadados das vendas ou das prestações de serviço caem na conta bancária da pessoa jurídica. Através da conciliação é possível, então, conferir se o crédito esperado de fato caiu em sua conta, e entender seu capital de giro.
Levando este benefício em consideração, já fica mais do que clara a importância de realizar conciliação bancária dentro de qualquer empresa. Afinal, ter conhecimento do que de fato entrou em sua conta bancária e se você realmente recebeu por suas vendas, é essencial para o desenvolvimento de qualquer empreendimento.
Leia mais: O que é capital de giro
A conciliação bancária é uma ação crucial e corriqueira dentro do dia a dia de qualquer departamento financeiro. Como dissemos, seu principal intuito é o de analisar se há inconsistências ou se todos os dados do controle interno (entradas e saídas de capital) estão batendo.
Especialmente quando tratamos de estabelecimentos que lidam com muitas vendas diárias provenientes de diferentes fontes (cartões de crédito, débito, pagamento a vista, boleto bancário), a conciliação bancária é uma ferramenta indispensável e capaz de prover cenários financeiros diários, semanais, mensais, anuais ou mesmo de um período específico, e que ajuda a validar seu fluxo de caixa.
Dessa forma, você garante que sempre terá capital disponível para realizar as suas operações cotidianas, ou para o cumprimento de obrigações, como faturas de fornecedores, empréstimos, financiamentos bancários etc.
Pensando no curto prazo, a conciliação bancária pode parecer um esforço extra que, para quem não tem tanto tempo disponível, pode ser irrelevante. Porém, realizando este controle durante longos períodos (meses, anos) vai ficar perceptível a quantidade de perdas que podem ser evitadas com esta prática.
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É importante salientar, também, que se o acompanhamento das entradas e saídas possuem valores errados, consequentemente o gestor financeiro vai basear-se em cálculos errados, resultando em estratégias que podem gerar prejuízos futuros para a empresa.
Valores que não condizem com a realidade resultam em falhas no acompanhamento do fluxo de caixa da empresa, e isto pode se tornar um problema grave a médio ou longo prazo, colocando em risco o futuro do empreendimento. Já pensou se chega no dia de um pagamento e não tem dinheiro no banco?
Outra questão a ser pontuada são os prejuízos recorrentes que podem acontecer quando não se acompanha o extrato bancário com frequência. Isso costuma acontecer quando existem taxas cobradas em cima de serviços prestados por bancos e operadoras.
Por exemplo, quando se contrata o serviço de uma adquirente (aquela que provê a maquininha, que possibilita, para o varejista, aceitar cartão em seu estabelecimento), taxas diversas são cobradas para diferentes tipos de transação. Muitas empresas altera essas taxas sem aviso prévio, resultando em um gasto extra para o empreendedor, que muitas vezes não tem conhecimento da cobrança indevida. A conciliação bancária permite um acompanhamento mais efetivo em relação a estes valores que, muitas vezes, são cobrados sem que o empreendedor perceba.
Na InfinitePay, que oferece meios de pagamento para o empreendedor, as taxas são transparentes e sem pegadinhas, justamente para facilitar a vida dos empreendedores. Oferecemos uma calculadora de taxas para nossos clientes saberem quanto vão receber em cada venda.
A conciliação bancária pode ser uma ferramenta atrelada diretamente ao planejamento estratégico da empresa, permitindo uma visão mais detalhada de todas as despesas e lucros do estabelecimento.
O resultado? Uma ferramenta indispensável de controle, capaz de te guiar para planejar e construir o seu negócio de acordo com os objetivos traçados para ele!
Agora que já entendemos a importância e a definição de conciliação bancária, vamos verificar como fazer a conciliação bancária e de que modo ela deve ser implementada na cultura de uma empresa.
Confira o passo a passo:
O primeiro passo para uma conciliação bancária completa e eficaz consiste em registrar, todos os dias, quais foram as movimentações de entrada e saída de suas contas. Neste processo, leve em conta tudo: desde pequenas taxas cobradas pelos bancos, até a entrada de volumes mais substanciais, como aquelas vindas de maquininhas, vendas por celular, Pix, link de pagamento ou boleto. Exemplos de saídas: pagamentos de fornecedores, contas fixas, recebimentos de clientes, pagamentos de salários, impostos, tarifas bancárias etc.
Você deve guardar notas fiscais, recibos, extratos, comprovantes de depósitos, pagamentos e transferências bancárias. Isso servirá como prova para os casos de identificação de valores que não caíram em sua conta. Dessa forma, você estará fazendo o controle interno do caixa da sua empresa, registrando diariamente as entradas e saídas de dinheiro, além do seu saldo bancário.
Uma dica: É muito importante que você registre os lançamentos de acordo com a data de movimentação de caixa deles. Por exemplo:
Esse controle garante que você respeite os prazos de pagamento e evite pagar multas por atraso. Além disso, o acompanhamento detalhado de todas as movimentações de entrada e saída junto ao seu extrato bancário vai permitir que você identifique dados divergentes, na hora da conferência entre os números e as datas.
Em seguida, é preciso validar se os saldos do controle interno (tanto o inicial, quanto o final) conferem com as informações do extrato bancário.A forma mais comum é através da comparação do arquivo do banco, geralmente no formato OFX ou PDF, com o seu sistema interno.
Extrato na mão, controle interno na outra... Ao que devemos ficar atentos para fazer uma boa conciliação bancária?
Com esse checklist você conseguirá fazer uma conciliação bancária eficiente!
Bônus: Se você conseguir agrupar os lançamentos por categorias, você terá uma visão ainda melhor sobre sua empresa.
Dessa forma você conseguirá saber por exemplo, onde está o seu maior custo (É no custo das mercadorias? Nas despesas fixas? Nas despesas com funcionários? Impostos?)
Finalmente, caso tenha sido localizada alguma inconsistência na etapa anterior, é hora de aplicar a devida correção nos dados de modo que todos os lançamentos do controle interno reflitam a realidade das finanças do negócio.
Lembrando que notas fiscais, boletos, extratos e comprovantes devem ser guardados para futuro lançamento contábil.
Caso tenha alguma divergência entre os registros do seu controle interno e banco, procure olhar os documentos originais de cada lançamento. Erros comuns que podem acontecer são erros de digitação na hora da inclusão do dado, duplicidade de venda, multa/desconto por atraso não previsto, entre outros.
Caso você faça vendas por cartão, atente-se ao fato de que podem haver transações que não foram processadas totalmente (mesmo com o comprovante sendo impresso na máquina). Para isso, é importante que você faça a conciliação entre o seu sistema de vendas e o extrato das operadoras.
Além disso, pode haver também atraso no pagamento das suas vendas por parte das operadoras de cartão de crédito. Verifique se isso acontece e entre em contato com a sua operadora para corrigir as pendências.
Caso você faça vendas por cartão, também é necessário realizar o controle das taxas cobradas pelas operadoras. Todas as taxas foram cobradas corretamente Além disso, confira se todas as tarifas bancárias (como TED ou DOC) estão previstas no seu controle interno.
Alguns impostos sob operações, como IOF (Caso você tenha feito alguma operação internacional ou alguma aplicação financeira) também pode gerar diferenças na hora de conferência do saldo.
Leia mais: IOF: O que é e como funciona
Se você precisa de dinheiro rápido e com taxas transparentes, conheça a maquininha de cartão da InfinitePay. Taxas sem surpresas, a partir de 1,38% no débito. E você ainda escolhe se quer receber na hora ou em 1 dia útil.
Manter as contas a pagar devidamente registradas é fundamental para a saúde financeira do seu negócio. Quanto mais controle você tiver sobre os números da sua empresa, melhor conseguirá gerenciá-la.
O empresário que não recolhe e analisa estes dados, não tem consciência da real situação da empresa. E sem dúvidas, é um erro se basear somente no fluxo de clientes e no número de vendas sem dar atenção aos gastos.
Por isso, uma boa gestão deve ter controle das contas a pagar e contas a receber, bem como uma visão ampla do setor financeiro, pois são fundamentais para analisar o crescimento do negócio e definir as estratégias que a empresa deve seguir.
Ter um controle sobre estas operações, por meio do fluxo de caixa, te ajuda a antecipar e estimar as obrigações durante determinado período. Além de evitar juros decorrentes de vencimentos, prever a margem de lucratividade e avaliar o saldo real em caixa.
Neste artigo, te mostraremos como organizar as contas a pagar da sua empresa, focando na eficiência e no sucesso do seu negócio.
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As contas a pagar são as obrigações financeiras da sua empresa. É tudo aquilo o que for necessário para o seu empreendimento se manter em funcionamento.
Por exemplo:
As contas a pagar também incluem impostos e obrigações fiscais. Elas representam tudo o que a empresa gasta em relação à manutenção, materiais e outros gastos, recorrentes ou não.
O controle de contas a pagar permite que o gestor identifique as obrigações a pagar, evitar multas e juros, tornar prioridade alguns pagamentos (em casos de dificuldades financeiras), conciliar os saldos contábeis e verificar as obrigações contratadas e ainda não foram pagas.
Manter esses compromissos em dia exige muita organização, uma vez que o volume de gastos pode ser alto, dependendo do setor da empresa. Os esquecimentos e a desorganização podem acarretar juros abusivos em alguns casos.
Os benefícios de realizar um controle apropriado de contas a pagar são muitos, principalmente se você pensar que isso reflete diretamente no controle financeiro da sua empresa.
Alguns pontos a serem considerados como a recompensa pela atenção dada a esse controle são:
A partir desses pontos, fica claro que o controle de contas a pagar é essencial para a manutenção ideal da saúde financeira da empresa.
O conceito de contas a receber trata de todo o dinheiro que entra na empresa – normalmente relacionado às vendas, restituições, estornos, retorno sobre investimentos, etc.
É importante que a quantia referente às contas a receber seja sempre maior do que as contas a pagar – assim, a empresa não fica no vermelho e consegue arcar com as suas obrigações financeiras. É a partir deste controle que você tem conhecimento de pontos como:
Manter o controle das contas a pagar é garantir que você está pagando suas dívidas em dia. Além disso, você evitará gastos desnecessários com multas e juros decorrentes do atraso do pagamento. O processo organizado de contas a pagar ainda garante que todas elas sejam rastreadas. Assim, você não arrisca perder os prazos e prejudicar seu caixa.
A primeira coisa para ter um bom controle é fazer um levantamento de todas as obrigações financeiras, listando todas as contas, mesmo que os valores sejam irrisórios. Isso é o básico para não se perder em meio a tantas informações e possibilita a visualização dos pagamentos que precisam ser realizados.
Com a lista em mãos, é preciso anotar os principais detalhes de cada conta, como: data de vencimento, valor a ser pago, forma de pagamento, número da parcela e o que mais achar necessário. Para as contas de valores fixos é fácil, para as variáveis, estipule um valor médio com base nas últimas contas e faça o registro.
Esse planejamento deve ser realizado por um determinado período, normalmente mês a mês. O ideal é que ele seja uma das etapas do seu fluxo de caixa, afinal, você tem contas a pagar, mas também tem receita.
Para que esse processo seja eficiente, registre todas as contas e separe as de pessoa física e de pessoa jurídica, assim é mais fácil ter o controle sobre os pagamentos, não perder os prazos e dar prioridade às contas mais urgentes.
O bom controle das contas a pagar começa com o planejamento dos processos, como já mencionamos. Dessa forma, você previne erros, como pagamento duplicado, falta de pagamento e, até mesmo, o pagamento de mercadorias não recebidas ou compras não realizadas. Crie um processo organizado para a gestão das contas a pagar, o qual pode seguir o seguinte procedimento:
Para não perder nenhum prazo de pagamento e arriscar pagar multas e juros, além de perder credibilidade com o fornecedor, agende-os. Isso pode ser feito no próprio sistema do banco. Mas o ideal é que você também anote em sua agenda pessoal online.
Assim, você será notificado e poderá conferir no mesmo dia se o pagamento foi realizado ou não. Nossa dica é automatizar lembretes para ser notificado dias antes do vencimento de uma conta. Dessa forma, se você tiver dinheiro em caixa para pagar essa conta antecipadamente, então pode negociar um desconto.
Para garantir que você tenha saldo suficiente para honrar com as suas obrigações financeiras, negocie estrategicamente os prazos de pagamento. Isso significa que você deve negociar as datas de pagamento conforme as entradas de receitas, ou seja, as contas a receber. Para isso, analise constantemente seu fluxo de caixa, descubra em quais datas há uma boa entrada de dinheiro e mantenha um controle contínuo.
Com uma planilha de Contas a pagar, você discriminará os pagamentos com vencimento no dia, pagamentos a vencer e vencidos.
Também poderá preencher os dados de fornecedor, descrição de item, valor da parcela a ser paga no mês atual.
Veja o que mais há na planilha:
Para empreendedores que utilizam meios de pagamento para receberem de seus clientes, seja por maquininhas ou tap (quando o celular vira maquininha), seja por link de pagamento, boleto ou Pix, a InfinitePay consegue oferecer todos eles e ainda uma conta digital totalmente grátis para você fazer a gestão de suas vendas. Confira aqui as soluções InfinitePay.
