São diversas as obrigações que temos com a Receita Federal – entre as responsabilidades mais latentes em relação à Receita, vale a pena dar ênfase à Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte, ou DIRF.
Se você deseja entender melhor o que é DIRF e para que serve, está no lugar certo.
Neste artigo, nos dedicamos a explicar o que é o DIRF, por quem ela deve ser declarada, como é feito o processo de declaração e quais as mudanças previstas.
O que é DIRF e para que serve?
A DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) é uma obrigação fiscal utilizada pela Receita Federal para fiscalizar o cumprimento da legislação relacionada ao Imposto de Renda.
Essa declaração é uma ferramenta importante no combate à sonegação fiscal, aplicável tanto a pessoas físicas quanto jurídicas.
Empregadores devem informar à Receita os funcionários que, no ano anterior, receberam valores iguais ou superiores a R$ 28.559,70.
Após a entrega da DIRF, esses funcionários precisam receber um relatório detalhando:
- A natureza dos pagamentos realizados;
- O valor total recebido;
- As retenções e deduções efetuadas no período correspondente.
Esse relatório é essencial para que os funcionários possam preencher corretamente sua
Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda.
Além disso, as informações fornecidas pela empresa na DIRF devem ser conciliadas com os dados declarados pelos funcionários.
Se houver divergências, o contribuinte será obrigado a justificar as inconsistências à Receita Federal.
Caso o erro seja atribuído à empresa, ela poderá ser multada por omissões ou inconsistências na DIRF.
Situações que exigem a DIRF:
- Valores pagos a pessoas físicas que residem no país (de acordo com a lei, estes valores incluem os isentos e os não tributáveis);
- Pagamentos, créditos, remessas, entregas e empregos para pessoas que residem no exterior, mesmo quando o imposto não é retido. Os casos de isenção e alíquota zero estão inclusos;
- Pagamentos voltados para planos de assistência à saúde da empresa;
- Quantia do imposto sobre a renda e/ou pagamentos retidos na fonte dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários.
Os contribuintes devem prestar atenção ao cálculo do imposto de renda e à tabela para conciliar seus valores.
Assim, será possível saber se realmente é necessário declarar a DIRF.
Leia mais: 6 impostos e tributos que todo empreendedor precisa conhecer
Como emitir e declarar a DIRF?
Preparar e enviar a DIRF de forma correta é fundamental para evitar problemas com a Receita Federal.
A seguir, um guia prático para fazer a DIRF:
1. Conheça quem deve declarar
Antes de tudo, certifique-se de que você ou sua empresa precisa mesmo enviar a DIRF. Empresas que realizam pagamentos com retenção de Imposto de Renda na fonte são, em sua maioria, obrigadas a declarar, assim como pessoas físicas em determinadas situações.
2. Obtenha o programa gerador
A Receita Federal disponibiliza anualmente um programa específico para a geração da DIRF.
Você deve baixá-lo no site oficial da Receita Federal, na seção de "Download".
3. Reúna as informações necessárias
Para preencher a DIRF, você precisa de uma série de informações, que incluem:
- Dados cadastrais da empresa ou pessoa física declarante;
- Informações sobre todos os beneficiários que tiveram imposto retido na fonte;
- Valores pagos, créditos e retenções para cada beneficiário;
- Dados de plano de saúde coletivo empresarial (se aplicável);
- Informações sobre pagamentos a residentes no exterior (quando houver).
4. Preencha a declaração
Com o programa aberto e as informações em mãos, comece a preencher:
- Inicie com os dados do declarante;
- Em seguida, informe os beneficiários e os rendimentos pagos com retenção;
- Certifique-se de informar todos os campos obrigatórios e de checar cada informação.
5. Valide as informações
O próprio programa da DIRF possui uma funcionalidade de validação.
Utilize-a para certificar-se de que não há inconsistências ou informações faltantes – o sistema irá alertá-lo caso encontre alguma irregularidade.
6. Gere a declaração
Após validar e garantir que está tudo correto, gere o arquivo da declaração.
7. Transmita a declaração
Utilize o programa Receitanet (geralmente já vem com o programa da DIRF) para transmitir a declaração para a Receita Federal.
Você precisará de um certificado digital válido para esta etapa.
8. Guarde o recibo
Após a transmissão ser concluída com sucesso, você receberá um recibo eletrônico.
Guarde-o com cuidado, pois ele é a sua prova de entrega da DIRF.
9. Fique atento ao prazo
A Receita Federal estipula um prazo específico para a entrega da DIRF a cada ano. Certifique-se de cumprir este prazo para evitar multas e complicações.
10. Acompanhe o processamento
No site da Receita Federal, você pode acompanhar o processamento da sua DIRF. Caso haja algum erro ou pendência, o sistema informará para que você tome as providências necessárias.
Nota importante: A Receita Federal estabeleceu que a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) será substituída, a partir do ano-calendário de 2025, pelas escriturações do eSocial e da EFD-Reinf. Portanto, a DIRF 2025, referente ao ano-calendário de 2024, será a última a ser entregue por meio do Programa Gerador da DIRF (PGD DIRF). As informações relativas aos fatos ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2025 deverão ser prestadas exclusivamente por meio das escriturações mencionadas.
Leia mais: Como fazer seu informe de rendimentos de pessoa jurídica
Quem tem que declarar DIRF?
Empresas, pessoas físicas e jurídicas que realizaram pagamentos sujeitos à retenção do Imposto de Renda (IR) ou de contribuições sociais precisam estar atentos às regras para evitar multas e complicações fiscais.
A seguir, detalhamos os cenários para quem é obrigado a entregar a Dirf.
Com retenção de IR
Estão obrigados a entregar a DIRF todos aqueles que, no ano-calendário, efetuaram pagamentos ou créditos com retenção do Imposto de Renda, ainda que apenas em um único mês.
Entre os principais casos, destacam-se:
- Empresas de todos os portes: inclusive microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), se houver ocorrido retenção de IR sobre salários, pró-labores, serviços prestados por terceiros, entre outros pagamentos.
- Órgãos públicos: de qualquer esfera (federal, estadual ou municipal), que realizaram pagamentos a servidores, prestadores de serviço, ou fornecedores com retenção de IR.
- Pessoas físicas: como empregadores domésticos, que tenham retido IR de empregados domésticos com salário elevado ou benefícios tributáveis.
- Entidades sem fins lucrativos: associações, fundações e outras organizações que, mesmo isentas de impostos, fizeram pagamentos sujeitos à retenção do imposto.
- Instituições financeiras e seguradoras: que aplicaram retenção em aplicações financeiras, seguros e operações financeiras diversas.
Além disso, a obrigatoriedade também se estende a casos de retenção de contribuições como PIS, Cofins e CSLL, e pagamentos a residentes ou domiciliados no exterior.
Sem retenção de IR
Mesmo quando não houver retenção de IR durante o ano, algumas entidades ainda podem ser obrigadas a apresentar a DIRF.
Isso ocorre nos seguintes casos:
- Pagamentos a beneficiários residentes ou domiciliados no exterior: sempre que houver remessas de valores para o exterior, independentemente da retenção de imposto, é necessário declarar essas operações na DIRF.
- Distribuição de lucros ou dividendos: algumas distribuições podem exigir informações na Dirf, especialmente se houver incidência de tributação em situações específicas.
- Obrigações acessórias determinadas por legislação específica: certas empresas, como instituições financeiras, mesmo sem retenção, devem informar pagamentos realizados para atender a exigências de transparência fiscal.
- Programas de incentivo: empresas que realizaram pagamentos relacionados a programas de incentivo, prêmios, sorteios ou concursos culturais, mesmo sem retenção, podem ter que informar esses valores.
- Benefícios tributáveis não pagos em dinheiro: como reembolsos ou concessões de vantagens econômicas, que podem gerar a obrigação de declaração.
Em resumo, a obrigatoriedade de entrega da DIRF vai além da retenção efetiva do imposto e abrange diversas situações específicas previstas na legislação – por isso, é fundamental analisar cuidadosamente todas as operações realizadas durante o ano para garantir o cumprimento correto dessa obrigação fiscal.
Como baixar sua DIRF pela InfinitePay
A tecnologia veio para facilitar, e com a DIRF não é diferente.
Se você é cliente InfinitePay, pode obter o extrato DIRF com apenas alguns cliques pelo aplicativo.
Veja:
- Acesse o app da InfinitePay
- Selecione a opção configuração ⚙️ no menu da parte inferior do app
- Selecione a opção “DIRF”
- Baixe sua DIRF
Você também pode compartilhar por e-mail ou WhatsApp.
Como são calculados os valores da DIRF?
Os valores da DIRF são calculados com base nas seguintes informações:
- Base de cálculo: a base de cálculo é o valor sobre o qual a retenção é efetuada.
- Aliquota: a alíquota é a porcentagem retida sobre a base de cálculo.
- Quantidade de retenções efetuadas: o número de retenções efetuadas durante o ano-base.
Por exemplo, se uma pessoa jurídica efetuar uma retenção de IRPF de R$ 100,00 sobre um valor de base de cálculo de R$ 1.000,00, a alíquota utilizada será de 10%.
Portanto, o valor da retenção será de 10/100 x 1.000 = R$ 100,00.
Como fazer download da DIRF?
O processo de download da DIRF é simples, rápido e pode ser feito online, sem a necessidade de deslocamento.
Veja a seguir as principais formas de obter sua DIRF:
- Pelo empregador ou fonte pagadora: a maioria dos trabalhadores e prestadores de serviço recebe a DIRF diretamente da empresa ou instituição para a qual prestaram serviços. As empresas têm a obrigação de disponibilizar o documento aos seus colaboradores e parceiros até a data limite estipulada pela Receita Federal.
- Pelo sistema da Receita Federal: empresas e contadores que precisam enviar ou consultar a DIRF podem acessar o programa específico disponibilizado pela Receita Federal. Basta baixar o Programa Gerador da DIRF (PGD DIRF) no site oficial, preencher ou importar os dados e enviar a declaração.
- Por aplicativos de gestão financeira e fintechs: algumas plataformas, como a InfinitePay, permitem aos seus clientes baixar a DIRF diretamente pelo aplicativo, oferecendo mais praticidade e agilidade no processo (detalharemos isso no próximo tópico).
- Via contabilidade terceirizada: empresas que contam com serviços de contabilidade podem solicitar a DIRF diretamente aos seus contadores, que são responsáveis pela geração e envio da declaração.
Atenção: o prazo de entrega da DIRF geralmente se encerra até o final de fevereiro do ano seguinte ao ano-base da declaração. Portanto, é fundamental não deixar para a última hora para solicitar ou fazer o download da sua DIRF.
Quais são os prazos e multas da DIRF 2025?
Em 2025, a entrega da DIRF deve ser realizada até as 23h59 do dia 30 de maio de 2025, por meio do Programa Gerador da DIRF (PGD DIRF 2025).
É importante ressaltar que o prazo de entrega geralmente está estipulado para os primeiros meses do ano, mas pode variar – portanto, é recomendável monitorar o site oficial da Receita Federal ou manter contato com seu contador para evitar atrasos.
Multas por atraso na entrega da DIRF
Atrasar a entrega da DIRF pode resultar em multas significativas, especialmente para empresas com grande volume de transações.
As penalidades são aplicadas da seguinte forma:
- Multa de 2% ao mês-calendário ou fração sobre o valor total dos tributos e contribuições informados na declaração, limitada a 20% do montante devido.
- Multa mínima: R$ 200,00 para pessoas físicas, empresas inativas ou optantes pelo Simples Nacional; e R$ 500,00 para demais pessoas jurídicas.
Além disso, a DIRF pode sofrer penalidades por erros ou omissões, com a multa sendo equivalente a 3% do valor das transações omitidas ou declaradas incorretamente, sem limite de valor.
Leia mais:
- Calendário fiscal: Evite multas e problemas com datas importantes
- Saiba como otimizar seu negócio e reduzir suas cargas tributárias
A DIRF será excluída em 2025?
Sim, a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) será oficialmente substituída a partir do período de apuração de janeiro de 2025.
Essa mudança foi formalizada pela Instrução Normativa RFB nº 2.181/2024, publicada em 15 de março de 2024, que prorrogou a extinção da DIRF para os fatos ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2025.
A substituição será realizada por meio da integração dos sistemas eSocial e EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais), ambos componentes do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Essas plataformas têm funções complementares:
- eSocial: responsável por coletar informações relacionadas às relações de trabalho, incluindo salários, benefícios e retenções fiscais sobre a folha de pagamento.
- EFD-Reinf: destinada à coleta de dados sobre rendimentos pagos e as respectivas retenções do Imposto de Renda, além de contribuições sociais, exceto aquelas vinculadas a relações de trabalho.
Essa integração visa proporcionar uma abordagem mais eficiente e unificada para a administração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, eliminando a necessidade de um período concentrado de declaração no início de cada ano e distribuindo o trabalho ao longo dos meses.
Substituição da DIRF pelo eSocial
A partir do período de apuração de janeiro de 2025, a obrigatoriedade da DIRF para fatos geradores relacionados a rendimentos do trabalho será substituída pelos eventos periódicos do eSocial, especialmente pelo evento S-1210 (Pagamento de Rendimentos do Trabalho).
Isso significa que:
- Os rendimentos pagos a partir de 1º de janeiro de 2025 devem ser informados exclusivamente por meio do eSocial (para rendimentos do trabalho) e da EFD-Reinf (para rendimentos diversos, como serviços prestados por pessoas jurídicas e aluguéis).
- Não haverá mais a entrega da DIRF 2026 para fatos geradores ocorridos em 2025.
- A última DIRF no formato atual, entregue via PGD DIRF, será em 2025, referente aos fatos geradores de 2024.
É importante destacar que a alteração foi formalizada na Instrução Normativa RFB nº 2.181/2024, que adiou a substituição inicialmente prevista para 2024.
Além disso:
- As informações sobre retenções de IRRF incidentes sobre os pagamentos efetuados também deverão ser registradas nos eventos específicos do eSocial.
- Para contribuições sociais (PIS, Cofins e CSLL) e rendimentos não relacionados ao trabalho, a informação será realizada pela EFD-Reinf.
Avanços tecnológicos e normativos
A mudança foi estruturada com base na atualização da NDE nº 01/2023 (rev.) - Versão S-1.2, que detalha as informações necessárias para garantir a substituição da DIRF com segurança e consistência.
Desde maio de 2023, alguns campos e eventos remuneratórios no eSocial foram adaptados para incorporar as informações exigidas anteriormente pela DIRF, como retenções de Imposto de Renda.
O que muda na prática
- Fim do período concentrado de declaração: as informações serão enviadas mensalmente, distribuindo o trabalho de apuração.
- Atualização constante: o contribuinte deve manter o envio de informações sempre atualizado para evitar inconsistências e penalidades.
- Unificação de obrigações: redução de redundâncias no envio de dados para a Receita Federal.
Por isso, é essencial que empresas, escritórios contábeis e responsáveis fiscais estejam atentos ao novo formato e adequem seus processos e sistemas para garantir o correto cumprimento dessa nova obrigação a partir de 2025.
Qual a diferença entre DIRF e EFD-Reinf?
A DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) e a EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) são obrigações acessórias distintas, exigidas pela Receita Federal do Brasil, que possuem objetivos e requisitos específicos para as empresas.
Veja as principais diferenças entre elas:
Acesse a sua DIRF pela InfinitePay
Entender a DIRF e sua relevância é fundamental para manter a regularidade fiscal da sua empresa ou atividade autônoma.
Mesmo parecendo complexa, com as orientações corretas e a ajuda, é possível gerenciar essa obrigação de forma eficiente.
Na InfinitePay você obtém com facilidade o documento de seus rendimentos para ajudar na hora de preencher a declaração.
Confira o passo a passo:
- Acesse o app da InfinitePay
- Selecione ⚙️ no menu da parte inferior do app
- Toque na opção “DIRF”
- Baixe sua DIRF ou envie por e-mail e WhatsApp
Além de facilitar o acesso à sua DIRF, a InfinitePay oferece uma conta digital completa e gratuita para empreendedores, com gestão prática de recebíveis, pagamentos e tributos – tudo para que você tenha mais praticidade e segurança na organização financeira do seu negócio.
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