O certificado digital é uma ferramenta essencial para garantir a identidade de pessoas físicas e jurídicas no ambiente digital.
Neste artigo, você vai entender em detalhes o que é certificado digital, para que ele serve, quem precisa utilizá-lo, quais os tipos disponíveis e como realizar a emissão e renovação do seu.
Continue a leitura para descobrir como essa tecnologia pode facilitar processos burocráticos, dar validade jurídica a documentos online e proteger informações importantes de forma segura e prática.
O que é certificado digital?
O certificado digital é a versão eletrônica de um documento de identidade.
Ele funciona como uma identidade virtual que permite comprovar, com validade jurídica, quem está assinando um documento, acessando um sistema ou realizando uma transação no meio digital.
Essa tecnologia utiliza chaves criptográficas que garantem a autenticidade das informações, eliminando a necessidade de reconhecimento de firma em cartório e otimizando processos que antes exigiam presença física.
Emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada, o certificado digital é fundamental tanto para empresas quanto para pessoas físicas que desejam obter validade legal de forma rápida e segura.
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Como ele comprova a identidade de alguém?
A comprovação da identidade por meio do certificado digital ocorre por um processo chamado criptografia assimétrica, que utiliza dois componentes principais: a chave privada e a chave pública.
- Chave privada: é exclusiva do titular e usada para assinar digitalmente documentos ou autenticar ações online. Essa chave é sigilosa e não pode ser compartilhada.
- Chave pública: é usada por quem precisa validar a identidade do emissor ou a autenticidade do conteúdo assinado. Ela decodifica as informações criptografadas pela chave privada.
Quando alguém assina um documento digital com seu certificado, esse processo gera um arquivo eletrônico com dados que comprovam a autoria da assinatura.
Esse arquivo é validado por meio da chave pública e reconhecido legalmente, desde que o certificado tenha sido emitido por uma Autoridade Certificadora vinculada à ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), supervisionada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Esse sistema garante que a identidade do signatário é autêntica e que o conteúdo do documento não foi alterado após a assinatura, oferecendo segurança e integridade às operações digitais.
Para que serve o certificado digital?
O certificado digital serve como uma identidade eletrônica que autentica transações, acessos e assinaturas no ambiente virtual com validade jurídica.
Ele é utilizado para garantir a segurança de operações online, substituir processos físicos e dar agilidade a tarefas que envolvem órgãos públicos, instituições financeiras e documentos empresariais.
Veja algumas das principais aplicações:
- Assinatura de documentos digitais: substitui a assinatura manuscrita e elimina a necessidade de reconhecimento de firma em cartório;
- Emissão de notas fiscais eletrônicas: indispensável para empresas que precisam emitir NF-e, NFS-e ou NFC-e;
- Acesso a sistemas públicos e governamentais: como o e-CAC da Receita Federal, eSocial, SPED, INSS e juntas comerciais;
- Realização de transações bancárias com segurança: incluindo movimentações de contas e contratos com instituições financeiras;
- Autenticação em sistemas específicos: utilizados por profissionais como advogados, contadores e médicos para validar documentos, petições e prescrições com validade legal.
Além disso, o certificado digital contribui para a redução de custos operacionais, elimina papelada, melhora a segurança contra fraudes e aumenta a praticidade no dia a dia de pessoas e empresas.
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Quem precisa ter certificado digital?
A obrigatoriedade do certificado digital engloba:
- Empresas que emitem nota fiscal eletrônica;
- Negócios enquadrados nos regimes de Lucro Real e Lucro Presumido;
- Empresas do Simples Nacional com mais de um funcionário;
- Profissionais que utilizam o sistema eSocial para envio de obrigações trabalhistas.
Embora o certificado digital seja obrigatório somente para estes citados acima, recomenda-se também o uso para:
- Microempreendedores Individuais (MEIs) que desejam facilitar processos mesmo não sendo obrigados;
- Pessoas físicas, por meio do e-CPF, que desejam acessar serviços da Receita Federal ou assinar documentos com validade jurídica;
- Profissionais liberais, como advogados, contadores e médicos, que atuam com documentos oficiais, processos digitais e plataformas governamentais.
Tipos de certificado digital
Existem diferentes tipos de certificados digitais, cada um com características específicas de validade, armazenamento e finalidade de uso.
Eles são divididos principalmente entre os modelos A1 e A3, além de variações específicas para diferentes perfis de usuários.
Veja em detalhes:
Certificado A1
- Armazenado diretamente no computador ou dispositivo móvel;
- Válido por 1 ano;
- Permite instalação em múltiplos dispositivos;
- Ideal para quem busca praticidade e agilidade na emissão de notas e assinaturas digitais;
- Não requer dispositivos físicos adicionais (como tokens).
Certificado A3
- Armazenado em um token USB ou cartão inteligente com leitora;
- Validade de 1 a 3 anos;
- Maior nível de segurança, pois não pode ser copiado;
- Portabilidade: pode ser usado em diferentes equipamentos, desde que o dispositivo esteja conectado.
Certificados por perfil de uso
- e-CPF: para pessoas físicas assinarem documentos, acessar sistemas públicos e enviar declarações com validade jurídica;
- e-CNPJ: voltado para empresas realizarem obrigações fiscais e legais;
- NF-e: exclusivo para emissão de notas fiscais eletrônicas;
- e-Saúde: para profissionais da saúde assinarem prontuários e prescrições digitais;
- e-Jurídico: para advogados atuarem em processos e assinaturas legais;
- e-Contador: utilizado por contadores para enviar declarações e autenticar documentos junto aos órgãos públicos.
Cada modelo atende a uma necessidade específica e deve ser escolhido com base na função que o certificado irá desempenhar.
Como emitir um certificado digital?
Emitir um certificado digital é um processo simples, mas que exige atenção aos detalhes. A emissão deve ser feita por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), que garante a autenticidade do documento. Veja o passo a passo:
1. Escolha a Autoridade Certificadora
Pesquise instituições autorizadas a emitir certificados, como a Loja Serpro. O ideal é escolher uma empresa confiável e que ofereça o tipo de certificado adequado às suas necessidades.
2. Selecione o tipo de certificado
Analise qual certificado atende melhor ao seu perfil: A1 ou A3, e-CPF, e-CNPJ, NF-e, entre outros.
Leve em conta o formato (arquivo, token ou nuvem), a validade e as funções que você precisa executar.
3. Reúna os documentos necessários
Para pessoas físicas, são geralmente exigidos CPF, RG e comprovante de residência.
Já para empresas, é necessário apresentar o contrato social, CNPJ, documentos do(s) representante(s) legal(is) e demais registros atualizados conforme o tipo de empresa.
4. Realize a validação presencial ou por videoconferência
Após o pagamento e envio da documentação, é preciso validar a identidade.
Esse processo pode ser feito presencialmente em um posto de atendimento da certificadora ou, em alguns casos, via videoconferência.
5. Aguarde a emissão
Depois da validação, o certificado é emitido e disponibilizado conforme o formato escolhido.
Certificados A1 costumam ser enviados por e-mail com link para download. Os A3, em formato físico, são retirados no local de atendimento ou enviados pelo correio.
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Como renovar o certificado digital?
A renovação do certificado digital é fundamental para evitar a interrupção de serviços e o vencimento do documento.
O processo pode ser feito online ou presencialmente, dependendo do tipo de certificado e da política da Autoridade Certificadora escolhida.
Veja o passo a passo:
- Entre em contato com a mesma certificadora ou escolha uma nova;
- Escolha o mesmo tipo de certificado ou altere conforme sua nova necessidade;
- Realize o pagamento e envie a documentação novamente, se solicitado;
- Agende uma nova validação presencial ou realize-a por videoconferência, caso seja necessário;
- Receba o novo certificado e instale-o em seu dispositivo ou utilize o novo token/cartão, no caso do modelo A3.
Quando renovar?
A recomendação é iniciar a renovação com pelo menos 30 dias de antecedência da data de vencimento, especialmente para aqueles utilizados em obrigações fiscais e emissão de notas.
Certificados vencidos não podem ser reativados. Se o prazo for perdido, será necessário realizar uma nova emissão desde o início.
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