Calculadora de Custo de Funcionário

Como utilizar a calculadora de custo de funcionário?

A calculadora é simples de usar: basta preencher os campos com as informações do seu funcionário e clicar em Calcular Custo Total. 

Em poucos segundos, você terá uma estimativa clara do valor mensal que ele representa para sua empresa.

Veja como preencher cada campo:

• Salário Base: informe o salário bruto mensal do funcionário.
• Vale Refeição: coloque o valor do benefício pago em tickets ou cartões de alimentação/refeição.
• Vale Transporte: insira o valor estimado de transporte que a empresa cobre por mês.
• Plano de Saúde: adicione o custo que sua empresa arca com a assistência médica.
• Outros Benefícios: inclua aqui qualquer valor adicional, como seguro de vida, bônus fixos ou auxílio-creche.

Após preencher, clique no botão Calcular Custo Total. 

O sistema automaticamente soma todos os valores e mostra o custo mensal real daquele funcionário, permitindo que você compare cenários, planeje contratações e tenha maior controle sobre sua folha de pagamento.

Como calcular o custo de um funcionário?

O custo de um funcionário vai muito além do salário. 

No caso de funcionários CLT, a empresa precisa arcar também com encargos como INSS, FGTS, férias, 13º e benefícios. 

Já quando se contrata um profissional PJ, os custos são diferentes: o empregador paga apenas o valor acordado no contrato, sem encargos trabalhistas obrigatórios, mas ainda pode assumir custos indiretos como benefícios, equipamentos e treinamentos.

Por isso, ao calcular o custo real de um funcionário, é importante considerar o regime de contratação (CLT ou PJ) e somar todas as parcelas envolvidas.

Qual o custo total de um funcionário CLT?

O custo total de um funcionário CLT geralmente varia entre 70% e 100% acima do salário bruto. Isso acontece porque, além do salário, a empresa deve pagar:

• INSS patronal (20% sobre o salário);
• FGTS (8%);
• Férias + 1/3 constitucional (equivalente a 1/12 do salário + 1/3 por mês trabalhado);
• 13º salário (1/12 do salário por mês);
• Eventuais benefícios (vale transporte, refeição, plano de saúde, etc.).

Exemplo prático: funcionário com salário de R$ 3.000.

• Salário: R$ 3.000
• Encargos (INSS + FGTS): aproximadamente R$ 840
• Provisão de férias + 1/3: R$ 333
• Provisão de 13º: R$ 250
• Custo total mensal aproximado: R$ 4.423

Ou seja, um funcionário com salário de R$ 3.000 pode custar cerca de R$ 4.400 por mês para a empresa.

Qual o custo de um funcionário que ganha salário mínimo?

Em 2025, o salário mínimo nacional é de R$ 1.518. Mas esse não é o valor final para a empresa, já que incidem encargos e benefícios.

Exemplo prático: funcionário com salário mínimo (R$ 1.518):

• Salário: R$ 1.518
• Encargos (INSS + FGTS ≈ 28%): aproximadamente R$ 425,04
• Provisão de férias + 1/3: R$ 168,67
• Provisão de 13º: R$ 126,50
• Custo total mensal aproximado: R$ 2.238,21

Ou seja, mesmo pagando o salário mínimo, a empresa desembolsa em média R$ 2.000 por mês para manter esse funcionário registrado.

Qual o custo de um funcionário PJ?

O custo de um funcionário PJ (Pessoa Jurídica) é bem diferente do CLT. Nesse caso, a empresa paga apenas o valor acordado em contrato ou na nota fiscal emitida pelo prestador. Não há encargos obrigatórios como INSS patronal, FGTS, férias ou 13º salário — esses tributos ficam sob responsabilidade do próprio profissional.

Exemplo prático: contrato mensal de R$ 3.000 com um prestador PJ.

• Valor da nota fiscal: R$ 3.000
• Custo total para a empresa: R$ 3.000

Apesar do custo direto ser menor e previsível, muitas empresas optam por oferecer benefícios adicionais (vale-refeição, plano de saúde, ajuda de custo) para manter a competitividade e reter talentos. 

Além disso, é importante lembrar que a relação deve estar bem documentada para evitar riscos de caracterização de vínculo empregatício.

Quais os principais custos de um funcionário para a empresa?

Ao contratar um funcionário, o empregador precisa entender que o salário é apenas uma parte do custo. 

O custo de um funcionário CLT para a empresa, por exemplo, inclui encargos trabalhistas, benefícios obrigatórios e aqueles oferecidos por política interna. 

Somar todos esses pontos é essencial para saber qual o custo total de um funcionário registrado.

A seguir, os principais custos que impactam diretamente a folha de pagamento:

1. Salário bruto

É a base do contrato e o ponto de partida para calcular os demais encargos. Representa o valor acordado com o funcionário antes de descontos (INSS, IRRF, vale-transporte, etc.).

2. Encargos sociais obrigatórios

Os encargos representam boa parte do custo adicional:

• INSS Patronal: em regra, 20% sobre o salário bruto.
• FGTS: 8% sobre o salário.
• Riscos ambientais (RAT/SAT): alíquota de 1% a 3%, dependendo do grau de risco da atividade.
• Terceiros (Sistema S): contribuições que podem chegar a cerca de 5,8%.

Somando esses encargos, o custo de um funcionário CLT para a empresa pode facilmente aumentar em mais de 30% sobre o salário.

3. Provisão de férias

Todo empregado tem direito a 30 dias de férias após 12 meses de trabalho, acrescidas do 1/3 constitucional. Isso representa aproximadamente 11% do salário por mês. 

Ou seja, mesmo que o pagamento seja feito só no período de férias, a empresa deve provisionar mês a mês esse valor para não comprometer o caixa.

4. Provisão de 13º salário

O 13º salário equivale a um salário extra por ano, pago geralmente em duas parcelas (novembro e dezembro). Na prática, é como se o empregador guardasse 1/12 do salário todos os meses para garantir esse pagamento.

5. Benefícios obrigatórios e opcionais

Além dos encargos, a empresa também arca com benefícios, alguns obrigatórios, outros facultativos:

• Vale-transporte: de caráter obrigatório, mas com possibilidade de desconto de até 6% no salário do trabalhador.
• Vale-refeição/alimentação: não é obrigatório pela CLT, mas muito comum para atrair e reter talentos.
• Plano de saúde e odontológico: opcionais, mas bastante valorizados pelos funcionários.
• Outros benefícios: bônus, auxílio-creche, seguro de vida e ajuda de custo são exemplos que entram no cálculo final.

6. Custos indiretos de um funcionário

Além das obrigações legais, existem os custos indiretos, como treinamentos, equipamentos de trabalho, espaço físico, energia e até impacto na produtividade. 

Embora nem sempre apareçam no contracheque, eles fazem parte do custo completo de um funcionário.

Como gerenciar a relação de custo e resultado de um funcionário?

Saber quanto custa um funcionário para a empresa é só o primeiro passo. 

O ponto-chave é avaliar se esse custo gera retorno em forma de produtividade, crescimento e resultados para o negócio. 

Gerenciar essa relação de custo e benefício ajuda a tomar decisões mais seguras na hora de contratar ou manter funcionários.

1. Compare custo x receita gerada

Se o funcionário atua diretamente com vendas ou atendimento, é possível calcular quanto de receita ele gera em comparação ao seu custo mensal. 

Para funções de apoio, avalie o impacto no funcionamento da empresa, como agilidade em processos e redução de erros.

2. Meça produtividade e desempenho

Use indicadores simples como metas atingidas, entregas concluídas no prazo, qualidade do serviço e satisfação do cliente. Isso mostra se o custo mensal do funcionário está alinhado ao valor que ele entrega para o negócio.

3. Considere o custo indireto

Além do salário e encargos, existem custos indiretos: treinamentos, tempo de supervisão, equipamentos de trabalho, espaço físico. 

Avalie se esses investimentos estão trazendo melhorias na eficiência da empresa.

4. Reavalie benefícios e incentivos

Benefícios como plano de saúde e vale-refeição aumentam o custo de um funcionário, mas também podem reduzir rotatividade e atrair melhores talentos. 

Analise se os benefícios oferecidos estão ajudando a reter bons profissionais ou se precisam ser ajustados.

5. Planeje com visão de longo prazo

Um funcionário pode custar mais no curto prazo (treinamento, integração), mas gerar retorno maior no futuro. Faça uma análise considerando não apenas os números imediatos, mas também o potencial de crescimento que ele traz para a empresa.

Gerenciar a relação entre o custo e o resultado de um funcionário significa olhar além dos números e entender quanto ele agrega ao negócio em forma de receita, eficiência, inovação ou atendimento ao cliente.

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